基于大数据时代下的电子档案管理探析

摘 要：在现如今这个我国信息技术等方面高速发展的背景下，社会大数据时代已经到来，各类数据的增长达到了井喷的程度，同时各类数据的复杂程度也同样令人震惊。人、物、网络三者之间已经高度融合。在互联网中不同节点的人们在使用过程中对数据的共享处理等，享用着极大的便利。本文将以大数据时代作为环境背景，针对电子档案的管理进行论述，以档案管理风险问题、电子档案建立流程、管理部门协作三个方面作为切入点，对大数据时代背景下的电子档案管理进行具体分析。

关键词：大数据；电子档案管理；具体措施

大数据，顾名思义，就是大量的资料汇集，是一笔不可忽视的信息财富。对大数据进行整理分析，能夠为某些决策计划起到可靠的借鉴作用。其主要特点为多样、高效和海量。在对大数据进行分析的过程中，首先要根据所需的信息找到切入点，从而进行定向的深入挖掘。对挖掘结果进行整理，以得到具有借鉴作用的结论。由此得来的分析结果能够帮助人们分析相似事件的未来走势，进行有预见性的决策。这样做不仅能够节省成本，同时减少了事件出现事故的几率。而电子档案，则是通过现代化的信息手段将某些信息转化为电子数字信息并进行存储，其信息载体可以是磁带、磁盘和光盘等。通过借助计算机等数字化设备对此类信息进行整理、分析和处理。经过处理后的数字化信息可以通过互联网进行复制传播，为人们的日常生活提供了极大的便利。

1 大数据概述

所谓大数据，就是指通过多元化形式从各类来源搜集来的庞大数据组，此类数据往往具有极高的实时性。举一个很简单的例子，在企业内部的大数据库中，这些数据可能来自于社交网络、电子商务网站、顾客来访纪录，还有许多其他来源。大数据的特色在于对海量数据的整理分析，但这种运算形式必须依托于庞大计算力的云计算处理、分布式数据库、云存储和虚拟化技术。这种数据模式将会在未来有着极大的发展前景。根据美国互联网数据中心提供的数据，未来在互联网上的流通数据每年将增长近50%左右，同时，现如今互联网上90%以上的数据是近几年互联网发展阶段才产生的。同时，大数据中所存在的数据又并非仅指人们在互联网上流通的信息，在一些广泛使用的工业设备上同样有很多的数据传感设备，即时度量和记录设备所对应测量的一些数据，在此过程中同样产生了海量的信息。大数据的生成是在人类日益普及使用的网络行为所产生的，其中包含着数据生产者在日常生活中的一些行为，而并非人们口中传统意义上的数据，通过数据产生者在日常活动中产生的数据，以推论出其喜好，活动规律等信息，对一些企业对消费者做出有针对性的决策具有很大的帮助。随着网络技术的发展，信息大数据的时代已经到来，这种改变将会在众多领域引起巨大的改革。但在这过程中同样要冷静地认识到，大数据技术的核心在于发掘庞大数据中的隐藏价值，而不是单纯数据的堆积。因此，针对不同领域的大数据，要能够有针对性的对其进行深入发掘，以得到有价值的信息。笔者相信，在现如今网络技术的不断发展下，根据不同行业的不同需求，对大数据进行定向深入发掘，以得到更多有价值的信息，促进我国大数据行业的高速发展。

2 大数据时代下电子档案管理措施

2.1 做好电子档案风险管理

在电子档案信息处理过程中最为重要的一项内容就是对电子档案信息安全性的保障。在电子档案的储存过程中对数字设备的依赖性极大，而在眼下受技术发展水平的限制，任何一台计算机能够储存的信息量都是有上限的，一旦储存设备出现问题，很多时候对档案信息的破坏是不可逆转的。所以电子档案的存储环境实际上存在一定的不稳定性，这就导致有时候电子档案数据的真实性、完整性等方面都可能受到一定的影响。在此前提下，对电子档案风险管理是十分重要的。而要做好档案风险管理，建立有效的风险预防体系是很有帮助的。该体系主要由两个部分组成，第一个部分即为风险前体系。该体系的主要作用是在电子档案保存前期，降低或者扼杀某些风险问题出现的可能。该体系主要由三个部分构成，分别是风险识别、风险评估和风险预防。这三个部分中，风险识别的作用是在电子档案整合的过程中对各个环节中存在的一些风险进行分析。同时，根据电子档案的自身特点分析出潜在的风险问题，并对其进行评估和归类。风险评估是在对风险数据进行分析整理后，预测风险问题的发生几率。而风险防范则是在风险分析的基础上制定相应的对策，做出应急预案。其目的就是在电子档案保存过程中出现风险问题时，做出及时且有效的应对，使电子档案的真实性得到保障。第二个部分就是风险后体系。这种体系的作用在于风险发生后对其及时进行补救修复，使损失降到最低。此体系的作用基础就在于在风险前体系的风险预防阶段做出一些应急预案。在风险应对体系中，这两个部分都是必不可少的。

2.2 电子档案管理过程

就以往传统的纸质文件来说，由其生成到保存再到销毁过程中，一般以文件归档作为界点，在文档归档前，其安全问题主要由生成部门负责，而在文件归档后，则由管理部门负责。这种管理模式并不利于文件保存。而在电子信息环境下，这种保存过程得到了极大的缩减，首先是数据化处理，其次易于更改，容易保存和传播。但在当下的网络条件下，在档案管理的过程中仍旧存在着很多问题，主要体现在其管理过程中。在电子文档管理过程中往往还是按照传统的档案管理方法进行文档管理，信息化技术的优越性没能得到更好的利用。同时，某些信息管理人员对电子档案的管理过程不够重视，工作中的随意性强。因为这种情况，电子档案的数据容易损坏，其管理过程也容易出现问题。在当前大数据背景下，在电子文档管理过程中要充分利用信息技术，对其管理流也要不断进行完善。同时，电子文档与纸质文档一样，也有其生命周期，从文档的生成到其销毁同样是一个周期。在该周期当中，其价值形态和应用功能都会有这一定程度上的改变。举一个很简单的例子，如果有一份有关某工程的施工数据的电子档案，在工程施工时期，这份档案可以被当作商业机密作为保护处理，而在工程竣工并且投入使用以后，那么这份档案仅仅只能作为在建筑保养维修过程当中的具有一定参考价值的参考资料罢了。这也正是笔者所说因为时间周期变化导致档案文件出现价值变化的体现。所以在此过程中，一定要应用信息化技术的优越性对文档管理进行优化，针对文件自身的性质、功能及其应用价值进行分类管理。同时要向档案管理人员强调文件管理的重要性，确保在管理过程中不会出现安全风险问题。同时，政府部门还需要加强对档案管理工作的重视程度，使档案管理工作能够安全、有效的展开。

2.3 电子档案管理过程中建立部门合作机制

在文件档案管理过程中，其往往会涉及到很多的数据生产部门，而很多风险问题的出现往往都是出现在不同部门沟通过程中。所以一定要对该过程进行优化，具体体现在加强不同部门之间的沟通和交流。举一个很简单的例子，在档案管理过程当中，所涉及到的往往有四个部门：档案收集部门、档案管理部门、档案流通部门和档案销毁部门，在这四个部门进行工作的过程当中，因为缺乏协调性的问题，可能会导致在其进行协同工作的过程当中出现沟通不畅的问题，导致对档案管理工作带来问题。在我国一些企业因为其自身管理结构的原因，很多时候部门之间协调性较差。在档案流通过程中也会受到一定的影响。在当前大数据时代背景下，电子档案的主要流通工作主要集中在数据收集部门、信息技术部门、档案管理部门等方面。在电子文档管理过程中一定要提高这几个部门之间的沟通合作，以优化其管理措施。至于具体做法，笔者认为可以单独设置一个独立的效绩考核部门进行解决。在档案流通管理的过程当中，每一个档案管理的相关部门都需要定期对效绩考核部门递交一份工作报告，报告的具体内容主要包含有该部门在该时间段内所处理的档案文件数和具体的文件流向去向等内容。在工作报告经效绩考核部门整合审查以后，将该工作报告交由其他几个部门进行传阅，保证其进行工作核对任务。这样做虽然可能会增加在档案管理过程中的一些额外支出或者是增加一些工作量，但这种做法能够有效地降低在档案文件流通管理的过程当中出现问题的可能性，同时将文件交由不同部门审阅的做法不仅有助于其进行档案管理核对工作，同时还能够帮助不同部门更加深入地了解到其他部门的具体工作内容，有助于不同部门加深工作联系。

2.4 建立电子档案管理大数据库

在电子档案的管理过程当中，很多时候安全问题的出现并不是出现在同一体制下的档案流通过程当中，更多的，是出现在不同工作體系之间的档案流通过程当中。在该过程当中，由于是处在不同工作体系下，所以其对待电子档案的处理方案上可能存在一些不同，同时也有可能在文件流通对接工作中出现对接不当的问题，导致文件在该过程当中出现丢失、损坏等等的情况。针对这一情况，笔者认为应该建立起一个电子档案管理的大数据库来解决这一问题。主要做法就是先建立起一个统一化的文件管理数据库，将一些主要工作体系都能够囊括在内，在其进行文件入档管理的同时，都向该数据库上传一份备份数据进行储存。这样的话，即使文件在流通过程当中出现损坏、丢失等情况，在该数据库中也有相应备份。同时这种云数据库也有利于电子档案在不同体系当中的流通，在档案转移的过程当中，并不需要当事人参与到其中，仅仅需要档案接收单位从该数据库中将档案文件进行下载即可，大大降低出现问题的机率。

3 结束语

在当前大数据背景下，将档案管理向电子化方向转化是不可避免的，但网络是一把双刃剑，在不断发展的同时在现阶段依然还存在着一些问题，因此，需要提高档案管理工作人员的综合素质、完善档案管理中的信息安全监管制度，同时还需要不断的引入新技术到档案管理中。只有这样才能够有效的提高档案管理工作，并使其顺应时代的进步。在电子文档管理过程中，一定要协调好相关部门之间的交流信息，确保其管理过程电子化能够切合时代发展，实现电子档案优秀管理。

参考文献

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[4]钟静.探析大数据时代背景下的档案管理[J].兰台世界，2014（s3）：23-24.

作者简介

刘丽艳（1989-），女，汉族，河北，本科，档案馆员，中山市兰台档案事务咨询服务有限公司，研究方向：档案管理。