如何做好企业会计档案管理工作

林燕

摘 要：对于一个企业来说，会计档案管理工作是非常重要的，可以真实的反应企业现阶段的财政收入以及支出的具体情况，企业应该给予充分的重视，保证会计工作展开的合理性以及有效性。随着时代的发展，企业内部运行模式也应该积极的做出改变，从而使企业达到长远稳定发展的目的，会计档案管理工作已经成为了现阶段企业运行的重点工作之一。就现阶段企业的会计档案管理工作的展开情况来看，还有很多的不足之处，需要企业对其进行不断的完善。基于此，本文对如何做好企业会计档案管理工作进行了较为详细的分析，并且给出了笔者自己的看法[1]。

关键词：企业；会计；档案管理；加强措施

现阶段，我国很大一部分企业的会计管理工作在实际展开的时候，往往会出现一定的问题，企业的相关管理人员要对会计档案的管理工作重视起来。

1 企业会计档案的新特点

对于传统的会计档案来说，对档案进行管理主要是对会计凭证、会计账簿以及财务报告会上的相关资料进行整合以及管理，所涉及到的内容较为庞杂，并不容易对其质量进行精准控制。对于会计工作来说，记录反映经济业务的数据成为了其工作的主要内容[2]。目前，会计的工作模式有了很大的转变，电算化的覆盖程度变得越来越高，会计档案的管理形式也已经发生了一定程度的变化，这是可以预料的。会计人员的日常核算工作主要体现在会计档案的调度以及查询上，现在，这些工作都可以在计算机上来完成，给会计工作的展开带来了很大的方便。

1.1 会计档案存在形态的多样化

对于财务会计档案的管理工作来说，在实际工作展开的时候，不仅会涉及到电算化的办公形式，在一部分企业当中仍然会涉及到纸质计算或者人工计算。不同形式的计算方法所体现出的效果也有很大的差别，并且不同的会计档案要对其进行备份处理，保证会计档案信息的安全性以及完整性[3]。

1.2 会计档案的使用变得更加快捷

传统的纸质会计档案所涉及到的数量相对较多，并且对其进行处理的时候会涉及到许多繁杂的步骤，很难在短时间内将其完成，再加上纸质的会计档案所占用的空间相对较大，并不容易对其精准性进行控制，这也是纸质档案整理时所遇到的最大障碍。现阶段，计算机技术的覆盖范围已经非常广泛，在实际应用的过程中取得了较为理想的效果，这是传统的会计档案管理形式所达不到的，网络时代信息实现了实时的共享，在很大程度上方便了日常会计档案信息的查询。

1.3 电子会计档案的保管方式简单

对于电子会计档案来说，不仅具有实时共享信息以及高效利用信息的特点，同时，电子会计档案的方法较为简单，电子会计档案系统主要是利用计算机设备来进行档案的修改以及存放，并不需要消耗大量的人力以及物力就可以实现，电子档案不会根据时间的改变以及空间的限制而受到影响，可以将其永久保存，在很大程度上解决了占用空间以及文件丢失的问题[4]。

2 企业会计档案管理工作的流程

对于一个运行过程中企业来说，会计档案管理工作主要包括档案接收、立卷以及管理等等几个方面，通常情况下，档案管理工作主要是在每年的第一季度展开，所接收的档案材料必须交由交接的双方进行分别清点，只有保证档案内容的准确性以及完整性之后，才能够进行档案清单的转移，这样更加方便了档案的信息管理以及查询。在档案管理工作展开以后，要注意保证档案信息工作的完整性以及精准性，这是非常重要的一点，对于纸质档案来说，在对其进行保存的时候，要注意对保存的环境进行把握，避免将纸质档案置放方在潮湿的环境当中，同时还要对档案的安全性进行精准的把握，做好相应的防火防盗工作。在进行档案检查的时候，要注意对细节进行精准的检查，如果发现纸质档案有损坏或者残缺，要在第一时间对其进行修补，以免影响后续档案的使用[5]。除此之外，相关人员在进行档案查阅的时候，必须要进行登记，保证档案的的借阅去向，一旦发生档案缺失可以对其进行精准的查找，并且在对档案进行借阅的时候，一定要出示有效的证件，无法出示相关证件的人员，会计档案一律不能外借。对于大多数的会计档案来说，都是有一定期限限制的，通常的保存期会在30年左右，一旦过了档案的保存期，会计档案就失去了自身的价值。并且根据我国相关法律规定，财会档案在保存期满的时候应该对其进行销毁，以免与其它的档案进行混淆。对于这一类档案来说，相关单位应该对档案中所涉及到的相关衔接进行精准的调查以及处理，直到确定所有环节事件都已经处理妥当之后，再将档案销毁。

3 做好企业会计档案管理工作的措施

3.1 制定完善的会计档案管理制度

为了保证会计档案管理工作的有序展开，就要制定完善的会计档案管理制度以及安全保密制度，这些都是企业会计档案管理工作展开的根本，同时这也使得相关档案的管理人员在实际工作展开的时候有较为全面的依据，从而更加促进了档案管理工作的展开。

3.2 档案硬件设备齐全

在进行企业档案管理工作的时候，硬件设备的整体质量也是非常重要的，现阶段，企业的会计档案管理工作已经全面进入到了计算机电力管理的时代，硬件设备是非常重要的档案有效管理前提，为了保证企业会计档案的整体安全，应该配备一定的防火以及防盗设施，例如灭火器以及防盗门等等。办公室应该有较为全面的硬件设施作为办公的基础，通常情况下，应该配备计算机，复印机以及扫描仪等等，这些必须要有的硬件设备。除此之外，企业还应该积极的引用先进的管理手段以及管理方式，我国在科学技术方面有竟有了很大的进步，但是在档案的管理方面还有很多需要提高的地方，我国企业可以积极的向西方国家先进的管理模式学习。还应该提升现代化技术应用的程度，使会计数据的处理传输实现自动化以及电子化，从而促进企业会计档案管理的科学化发展。

3.3 建立起健全的会计档案管理机制

为了有效的保证企业会计档案的完整性以及真实性，就必须建立起长效的管理机制，结合企业现阶段发展的实际情況，根据相关会计管理档案的相关法律来进行专业人员的培训，对于一个企业而言，专业技术人员的自身素质是非常重要的，企业的高层管理人员应该充分认识到这一点，企业应该建立起完善的人才招募以及人才培训管理的体制，这样更加有利于企业未来的整体发展。提高企业财务档案管理人员的整体专业水平不可能在短时间完成，企业应该制定出较为完善的长期人才培养计划，使企业的相关人才缺口得到补充，从而更进一步的完善企业会计档案管理的机制。

4 结束语

对于企业来说，会计档案可以清晰的反应企业在一段时间之内的财务支出以及收入情况，这对于企业的运行来说是非常重要的，只有实时了解企业整体的经济实力以及经济发展的走向，才只能使企业做出更加重要的决策，从而实现企业自身的价值。企业的会计档案管理工作在我国已经诞生了很长一段时间，但是在过去的很长一段时间当中，此项工作并没有得到相关领导的重视，其中的原因有很多，但主要是由于很大一部分领导都将企业管理的重点放在了生产一线上，对后勤的保障部门并没有给予充分的重视。本文对如何做好企业会计档案管理工作进行了分析以及探讨，希望对我国档案管理工作的实际展开起到一定的辅助作用。

参考文献

[1]郑莹.如何做好企业会计档案管理工作[J].黑龙江档案，2017，14（4）：100.

[2]吕洋.如何做好企业会计档案的管理工作[J].商品与质量，2016，8（37）：47-48.

[3]罗希.浅析如何做好企业会计档案管理工作[J].机电兵船档案，2013，32（1）：53-55.

[4]蔡海珍.企业会计档案鉴定销毁工作之我见[J].档案管理，2013，26（5）：86.

[5]崔金凤.企业会计档案的利用保密[J].档案管理，2014，17（3）：85-86.