论事业单位档案管理中的电子档案管理

李绥绥

摘 要：随着我国社会的发展，各类档案越来越多。由于档案记录了个人的发展、单位的历史变迁，乃至不同地域、整个社会的变化，不管对个人，对单位还是对整个社会而言，都是很重要的历史见证。因此，档案管理在各类单位中占有越来越重要的地位。近年来，多数单位的档案管理中都引入了电子信息系统，在提高档案管理工作的效率、方便档案储存等方面起到了重要作用。但不可否认的，在实际管理工作中，仍存在不少问题。本文即从电子档案管理的优势出发，分析其中可能存在的问题，并试图探讨其有效对策。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案管理

近年来，随着电子信息技术的发展，信息网络技术在悄悄改变我们的生活和工作，许多行业的手工工作部分都逐渐被计算机信息技术所替代，无纸化办公逐渐普及。同样的变化也发生在档案管理工作中，由于电子档案的出现，档案管理的工作方式发生了巨大变化。相对于传统的管理模式，电子档案拥有不少优势，但也出现了一些新的问题。

1 事业单位电子档案优势

1.1 提高档案管理工作效率

电子档案不同于传统的档案管理，不需要大量的人力参与档案的整理、归档，也不需要专门腾出库房在合适的温度、湿度下储存档案。在档案录入时，由于需要仔细核对档案信息，将信息认真录入系统，确保信息的完整性等，工作相对繁复。但在之后的储存、信息查询、传输等方面，相较于传统档案管理则会明显节省人力，经过精密的电子信息技术，能获得较高的查询、传输等速度，也避免了在使用、传递档案资料等可能出现的信息丢失、遗漏现象。在档案储存时，大量的数据均以电子文档的形式储存，所占空间较小，在做好系统防护、设置数据保密、防修改的情况下，档案资料的真实、安全性也能得到保证。

1.2 提高档案利用率

电子档案系统在录入档案时就有一定的格式规定，避免了传统纸质档案格式不统一、信息质量参差不齐的情况。而且，传统档案管理时，由于需要立卷，不同立卷人对立卷方式的理解不同，也难以形成统一的标准，从而可能会影响到档案的质量，也增加了使用的难度。电子档案能避免立卷过程的繁琐，减少立卷工作量，并且能让档案的提取和之后的归档更为便捷，提高了档案的利用率。

2 事业单位电子档案管理的问题

2.1 电子档案管理欠规范

在传统的纸质档案管理期间，由于对纸质档案重要性的强调，以及纸质档案本身大小、标题内容较为醒目，管理人员很容易辨认，若有发现散在的档案或未被收拢的档案，能及时将其整理入库。在传统管理模式上，一般对纸质档案的管理和保存均有明文规定，也均为管理人员所熟知并在工作中自觉遵循。电子档案出现时间较短，尚未形成规范化的管理制度，存储档案资料的载体一般较为小巧，如果没有特定的放置位置或者使用后未及时放回原位，可能造成数据的丢失或泄露。在电子档案备份中，也未对不同档案哪些内容需要备份、如何备份或使用什么载体备份等提出明确要求，导致实际管理操作中随意性较大，均会影响到电子档案的保密及完整性。

2.2 电子档案安全性欠佳

电子档案中，除了可以直接扫描的内容，有不少内容都需要管理人员手动录入，在录入过程中，可能会由于人为疏忽而出现录入内容出错，影响到档案信息的真实、准确性。一些单位由于没有对电子档案修改设置相应权限，使得电子档案在被查阅或被传递时，任何经手人员都可能会篡改文档，破坏了文档的真实性。并且，若电子档案系统没有定期维护或没有安装较严密的安全系统，均可能会影响文档的真实性和使用价值。

2.3 管理人员专业水平欠佳

电子档案对管理人员要求较高，不仅需要有专业的档案管理基础，还需要有丰富的计算机使用经验和技术，以保证万一在使用中出现问题可以得到及时、妥善的处理。但许多单位本身对档案管理工作缺乏足够重视，对工作内容及其重要性认识不足，安排到档案室的管理人员大多专业水平不佳，甚至有学历较低的非专业人员，在计算机运用上就更为生疏，均可能导致管理工作出错、影响工作效率等

情况。

3 事业单位电子档案管理对策

3.1 规范电子档案管理机制

任何管理工作的顺利实施，首先都需要有合理、规范的管理机制，电子档案管理也一样。事业单位需按照本单位工作性质、工作内容以及管理工作中的具体需求，可借鉴传统档案管理及各类信息化系统管理的相关规定，制定相应的管理机制。在管理机制中，需对电子档案录入格式、保存方式、档案内容审核、借阅使用后归档、后期管理等方面均有详细说明，制定统一标准，对于信息备份及备份载体放置位置等均应形成明确规定。同时，需要对上述规定设置相对应的监督机制，奖惩并施，让管理人员在日常工作中能自觉形成对自我行为的约束。各项工作需责任到人，避免万一出现问题的“踢皮球”现象，提高处理实际工作中产生的各类问题的效率。

3.2 提高电子档案系统安全

加强电子档案系统安全，即需提高本单位网络安全、硬件设施及系统安全。需加强对服务器运行状态的监控，做到定期维护，定期更新档案日志，注意机房环境保养，加强对机房安全的监控，并要经常性检查设备和线路，对其中老化的部分需及时更换。定期对服务器及终端储存的档案资料进行病毒扫描，加强防火墙的安全保障，设置浏览器权限，严格控制内、外网之间的连接，以尽可能避免感染外界病毒。提高管理人员的网络安全意识，定期检查系统更新，检查安全措施的有效性。

3.3 提高管理人员专业素质

加强电子档案建设，最重要的是人的因素，即事业单位内的档案部门员工的专业素养。一方面，单位应注重人才选拔，在招聘管理人员时就应综合考量人员素质，择优录用；另一方面，对于单位内部现有人员，单位管理层需注重定期组织人员培训，加强人员对一些较先进的管理技術、方法的了解，并设立相应激励机制，促进人员主动提高自身专业技能知识，并在自身岗位上不断创新，带动整个档案部门的工作发展。同时，单位也需对档案建设加大资金投入，购入先进设备和系统，定期更换电子档案系统相关的硬件、软件，为电子档案系统的顺利、安全运行提供更多便利条件。

4 小结

总之，档案管理对于每一个单位及个人来说，都是至关重要的，而电子档案是档案管理工作的发展方向，将逐渐取代传统的纸质档案。事业单位需重视电子档案管理工作，认真分析本单位在电子档案管理中存在问题，不断规范电子档案管理机制，加强管理系统安全，加大投入，提高本单位档案管理人员专业素质，不断提高电子档案管理效率，提升工作质量，并不断强化工作安全。

参考文献

[1]贺兰瑛.探讨事业单位档案管理中的电子档案管理[J].决策与信息（中旬刊），2016（10）：212-213.

[2]王丽梅.谈电子档案在事业单位档案中的重要作用[J].黑龙江史志，2014（03）.

[3]薛英.论网络环境下的高校档案信息安全保障[J].广东技术师范学院学报，2014，（35）.

[4]张敏.电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨[J].城建档案，2016，（04）：68-69.

[5]杨卉，刘敏.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务，2015，（01）：75-76.