浅谈医院人事档案管理存在的问题及优化建议

程新宇

摘 要：医院人事档案主要是记录医院的医护人员在医疗和科研过程中个人成长经历的文字或电子材料，是医护人员专业技术能力、思想道德素质、科研工作成绩的直接反映，对于医院准确把握医护人员成长状态，提高人力资源管理水平，合理配置人才资源方面发挥着重要作用。

关键词：人事；档案；管理

人事档案是合理配置人力资源的重要依据，伴随医院体制改革，提高人事档案的利用效率至关重要。然而，人事档案管理并不能带来直接的经济效益，部分医院对人事档案管理重视程度仍不足，现代化的认识档案管理发展滞后，严重阻碍了人才的开发与利用。

1 医院人事档案管理工作的现实问题

1.1 重视程度不高，基础设施差

一是基于医院的行业特点，其管理的重点体现在如何提高医生的医疗技术水平，改善就医环境，以更好地为病人提供优质服务，其基础设施建设更多的集中在病房环境的改善和医疗器械的购置上，对人事档案管理重视程度不够，人事档案的信息化、现代化建设等相对落后。虽有专门的档案管理室，但办公环境较差，网络设备缺少，难以采用电子档案的形式进行管理。此外，档案储存室的基础设施落后，缺少隔热、防潮等设备系统，内部储存的纸质档案受到环境侵蚀，多出现变黄、霉变、虫蛀等損失，造成档案信息的确实。同时也无相应的专管人员，多数人员为兼职管理，无法保障档案的安全性，影响档案管理效率。二是管理手段落后。许多医院仍然采取人工记录、手工查找人事档案信息，依旧使用古老的铁皮柜和木柜存储档案，不仅影响工作效率，而且相对空间利用率也低，同时还容易引起档案的丢失和损坏情况。在基础设施和条件差的同时，相应的管理手段也落后。

1.2 管理理念缺乏，管理方式落后

一是由于人事档案管理“终身”制已经无法适应人事制度的不断改革发展，人事档案得不到及时补充和修正，阻碍了人才的流动；同时还有些原因造成了人事档案材料错漏、遗失，如人们对档案观念不强、尚不健全的档案的管理和转递等制度以及伪造等混乱现象。这导致了人才得不到合理的流动和有效配置，进而引起人力资源的极大浪费，制约了许多医院的人才引进工作，从而阻碍医院的发展。二是档案材料的管理现代化水平不高，管理机制不统一，缺乏专门的管理软件。随着人事制度的不断发展和改革，人员流动频繁，医院选拔和录用人才的手续不断简化，对人事档案的要求降低，可以不需要人事档案签订聘用合同，进而确立劳动关系。因此，很多人在流动过程中放弃档案，人档分离的现象普遍发生且日益严重，档案资料不能及时补充和修改，使档案资料失去原有的作用。

1.3 队伍建设落后，思想觉悟不高

一是医院人事档案管理人员较少且没有经过专业的档案管理培训，不熟悉档案管理业务，对大量的档案资料常常无从下手，巨大的工作量与有限的工作人员形成反差。管理人员采取传统的手工方法进行编辑和检索，不能将人事档案材料及时整理和归档，导致档案资料收集不完整，涂改、抽取档案材料的现象时有发生。同时，兼职从事档案管理工作的现象也较多，直接导致管理人员的流性大，调换岗位的情况时有发生，工作移交时易引起许多问题，如档案数量丢失、材料不明确等问题，久而久之形成恶性循环，使档案管理问题越来越严重。二是管理人员专业素质不过硬，思想觉悟不高。由于多数档案管理人员没有经过专业的培训，缺乏相应的工作经验，且对档案管理工作认识不够，无相应的责任感，认为档案管理无足轻重，对职工档案的完整性和安全性造成了不良影响。

1.4 应用价值不高，利用效率低

保存人事档案，仅仅是人事档案管理的手段，而不是目的，编撰档案宣传资料，提供给社会阅览，使宝贵的档案资料受益于社会，才是档案管理的目的。医院的人事档案资料是医院广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结晶，但目前对档案资料的应用价值重视不够，对档案如何为医院的医疗、科研、管理服务的目的不明确，人事档案资料利用领域比较狭小，多数档案仅具保存价值，不能很好地为医院的医、教、研、管服务，不能很好地发挥档案信息资源服务于社会。

2 做好医院人事档案管理工作的优化建议

2.1 健全档案管理制度

一是健全医院人事档案管理制度，规范管理流程，明确管理责任。要对医院的人事档案进行定期的更新管理，确保人事档案各项资料完整详实，对于部分人事档案不完整的情况及时跟踪关注和管理归档。规范档案管理工作流程，明确管理责任，实行“责任到个人”制度，同时对于人事档案的借阅和查阅要严格按照相关管理程序，避免档案泄漏、遗失等现象的发生。二是强化“三个意识”。提高档案管理人员的服务能力积极主动地为医院现代化建设主战场服务，是新时期人事档案管理工作发展的方向。要注重强化档案利用意识，应对现有档案进行归档整理，编写出一些适合利用者查阅的编研材料；强化开放意识，将编研材料整理成册编写出目录，并将一些文件通过计算机整理出专题目录，提高查阅速度，方便阅档；强化服务意识，将被动服务改为主动服务，随时了解工作动向，及时掌握有关需求的信息，使档案工作由被动存放、保管变为主动提供利用，不断提高服务质量，提高工作效率，使档案的利用率得到提高。

2.2 创新提升管理手段

一是创新医院人事档案管理手段，提高人事档案使用效率。医院人事档案管理手段的创新使用，需要围绕软硬件两个方面展开。在硬件方面加强监控设备购入和更新管理，通过配备足够专业的人事档案管理人员，加强对人事档案管理库房和电子机房的维护和保管。在软件建设方面要强化对新型信息技术手段的引入和使用，有序地将医护人员相关人事档案信息归入到信息管理系统之中。二是加强医院的人事档案管理。首先必须明确档案室的管理职责，医院要对人事档案管理中存在的问题，要及时研究、及时解决，要明确档案管理人员的工作职责，加强指导和管理，制定一套完整的管理考核制度，并确保各项制度得到落实。加强对档案管理人员的培养，造就一支具有现代化管理水平的专业队伍。加大对档案人员教育培训的力度，鼓励支持档案管理人员参加业务培训、继续教育等，通过在职学习、短期培训等方式，有计划、有针对性地对档案管理人员进行全面系统的业务培训，不断提高档案人员的业务素质。

2.3 加强人才队伍建设，完善基础设施建设

一是提高档案管理人员素质水平，加强业务技术培训和交流。醫院人事档案管理人员是人事档案信息化建设的直接参与者，其专业素养的高低直接影响着人事档案电子化信息系统建设进程。为此，在人事档案管理中要重视管理人员的技术培训，为其创造条件外出参加档案管理方面的学术交流会议，确保其专业素养的不断提升。二是强化人事档案管理意识，提高管理层对人事档案的重视力度。医院应通过资金投入、设备更新等多方举措齐头并进，确保人事档案管理体系的革新和完善，强化人事档案管理意识，积极推动人事档案管理工作的开展。三是重视档案的基础设施建设不断改善档案保管条件，建设满足档案室的办公用房，实现医院档案管理的现代化。人事档案室配备扫描仪、数码相机、刻录机、数码录像机等，提高档案信息的基础质量。扩充档案的种类，使医院发生的重大事件，都有文字、照片、录像、多媒体等形式的记录。

2.4 积极引进先进技术

通过对现代人事档案管理新技术和新理论的不断学习和引进，努力开拓创新，加大在档案管理方面的投入支持力度，借助互联网多媒体等先进手段和方法，实现对人事档案信息资料的动态维护和管理，积极开发和所在医院实际需求想贴近的认识档案动态管理软件系统，构建人事电子档案和数字档案，采用现代化的档案管理模式和方法，构建人事信息资料的动态收集、整理、反馈、跟踪系统，以促进人事档案管理工作的高质量、高效率、高水平。同时，适应新形势的发展，提高档案的管理水平，首先要解放思想，更新观念，掌握现代化的专业技术。其次，开的档案软件，要与现有的办公、网络相连，实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享，便于提供优质服务。同时，也使档案管理的各项工作进一步规范化。

3 结论

人事档案是反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录，人事档案因其真实性、原始性和较强的机密性以及无可置疑的证据作用备受重视和信赖，是考察、了解人才的重要手段，是科学使用人才的重要参考依据。就医院人事档案而言，医院人事档案管理是为医院人力资源管理和利用创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在医院人才开发中起到了人才“信息库”的重要作用。在医院人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，加快人事档案管理工作信息化建设，提高人事档案管理人员素质，对医院合理配置人员、开发人才资源，促进医院快速发展起着重要作用。我们知道，医院人事档案管理的现代化发展，不仅需要人事档案工作者严谨的、科学的工作精神，也需要医院领导、职能部门和广大干部职工的大力支持，只有这样，才能不断开创医院人事档案工作的新局面。总之，提倡人事档案的个性化特征，打破“千人一面”的固定收集模式，尽可能地将个人人事信息客观、真实、系统、全面地提供给组织人事管理部门，积极对人事档案进行开发、挖掘和利用，使其发挥最大化地利用效力，将是人事档案工作者努力的方向，也是今后医院人事档案改革的主导方向。