互联网时代下文书与档案管理工作一体化的研究分析

梁幸英

摘 要：互联网时代，各个行业、各个领域都开始普及计算机和网络技术，各行各业的生产生活方式都发生了的很大程度上的变革。具体到档案管理领域，主要表现在文书档案一体化管理这个层面，档案学界关于文档一体化的研究也愈来愈多。无论是文书还是档案，其对于单位领导开展决策工作和拟定工作计划的意义都是非凡的，文书与档案都能够为决策和工作计划提供更多的数据和依据，增强决策和工作计划的科学性和合理性。因此，有必要站在互联网视角，检视文书与档案管理一体化建设，提出意见的同时指导实践工作。

关键词：文书；一体化；科学性；信息技术；档案管理

文档一体化之所以出现，不仅仅是信息技术迅猛发展的结果，也是文书与档案具有共同性——即信息资源性的结果。这种共性决定了文书与档案之间的联系密不可分，文书与档案共同管理和共同开发成为一种业务模式，也是未来档案管理与开发的发展趋势。在这种趋势和背景之下，各个档案管理部门的工作人员必须革新观念，优化档案管理流程，进而使单位能够创造出更多的社会效益和经济效益。笔者站在现代档案管理学的角度，对这一领域进行研究，希望能够丰富这一领域的理论研究，助益于档案管理实践，减轻档案管理人员工作负担，提升档案管理工作效能。

1 文档一体化概述

在研究文档一体化之前，有必要界定文书的概念以及档案的概念，通过概念界定来厘清文书与档案之间的关系[1]。所谓文书就是指单位在履行业务过程中收到或者制作的信息资源的集合体，这种信息资源往往起到一个凭证作用，会被单位有关工作人员加以保存。所谓档案就是指单位在生产生活中产生的信息材料的集合体，这种信息材料即可以是纸质形式，也可以是光盘、数据等电子形式。通过概念界定，可以清楚的了解文书与档案之间的关系，档案的外延范围比文书更宽，文书组合在一起可以形成档案，二者具有一个共同的特性——即信息资源性，归根到底二者都是信息资源的载体。

所谓文书档案一体化工作，就是指在互联网环境中，通过运用信息处理技术，对文书进行归类，将文化在计算机中整理成档案，实现对信息资源的一站式处理和整理。文书档案一体化工作具有很强的现实意义，能够极大增强档案管理人员的档案管理效能。例如，拿醫院这一机构来讲，医院会产生诸如病历、人事文件以及政策文件等文书，如果是传统的手工管理，则需要档案管理人员对文书进行具体分类，将文书进行整理后才能形成档案。而在互联网环境下，则省去了这种筛选步骤，档案管理人员将文书放入档案管理系统制定的分类文件当中，档案管理系统就能自动实现对文书的归类整理。除此之外，现代工作中会产生大量电子文件格式的文书，对这些文书进行整理后也能形成档案。

2 文档一体化工作的必要性

2.1 符合时代发展的需要

信息科技发展至今，出现了大数据技术、人工智能技术以及数据集成化技术等。这些信息技术的产生都提升了某一行业的生产效能，使某一单位能够创造出更多的经济效益和社会效益[2]。档案管理主要是管理信息资源，而信息资源种类繁杂，数量较多，且这种信息资源的数量会随着年限的增长而增长，如果单纯依赖传统手工管理无疑会降低档案管理的效能。文书一体化的管理模式，能够实现文书与档案的一站式管理，形成一种类似于企业生产链条的管理机制，极大地提升了档案管理效能。除此之外，对信息技术运用到文档一体化工作当中，符合信息化时代的发展要求，许多电子文书也能够实现文档一体化管理。

2.2 整合档案服务的需要

现阶段，在文书档案管理领域主要存在两种岗位安排。第一种是文书由专门的人员进行管理，档案由另一部分人进行管理；第二种则是文书与档案都有统一的部门进行管理。从人力资源角度出发，无疑第二种方式更具有科学性和合理性，将文书与档案二者整合在一起进行管理，能够将人力资源发挥到极致，减少人力、物力和财力上的开支，实现资源利用效率的最大化。除此之外，整合文书管理与档案管理工作以后，避免了文书管理工作与档案管理工作出现不衔接的现象，实现了1+1>2的效果。

3 文档一体化工作的路径

3.1 建立健全管理体制

文档一体化工作作为一项系统性的工程，其涉及的内容多而广。因此，需要通过建立健全管理体制，为文档一体化工作的开展提供一个宏观的指引，使这项工作能够具体落实到实处。具体而言，管理体制应当包括部门设置、岗位安排、绩效考核、责任落实、工作流程等方面。首先，在部门设置和岗位安排上，笔者认为为了使文档一体化工作推行的更为顺利和顺畅，确保文书工作与档案工作之间具有衔接性，应当设置专门的部门和人员开展文档一体化工作，优化人力资源配置。其次，在绩效考核层面，单位则应当合理设计绩效考核内部的各项指标，将文书整理与档案整理这两个板块的工作分割开来进行考核，细化各项考核指标所占比重，激发档案管理人员的工作动力，挖掘管理人员的潜力。再次，为了提升档案管理人员的规范化管理意识和责任意识，真正将文档一体化工作落实到细节，必须健全责任落实机制。最后，在工作流程方面，则主要是根据单位的工作性质和工作内容来设计相应的工作流程，保障档案管理部门与其他部门之间的协调性。

3.2 加强信息化建设

文档一体化工作需要依赖信息技术这一有力抓手，需要背靠互联网这一环境，必须加强信息化建设[3]。首先，单位在软硬件设施投入领域要投入相应的资金，加快文书的处理效率和档案的整理效率。例如，购置高速电子扫描仪，对纸质文书进行数据化扫描，转化成统一的格式后进入到档案管理系统进行管理。其次，档案管理人员要树立服务意识，在单位打造“一站式”的档案利用与服务平台。例如，将整理后的档案放置到云存储端，设定相应的访问秘钥和访问权限。单位其他部门则可以通过访问秘钥和访问权限直接在云储存当查看和下载档案，提升其他工作部门的工作效率，真正发挥档案的价值。最后，单位与单位之间要加强联动，尤其是职能存在交叉的部门要利用信息技术来极强联动。例如，医院、卫生局、食药监以及疾控防治中心等职能存在交叉的部门，可以共同打造档案共享信息库，将某一涉及对方工作而又不需要保密的档案上传到信息库当中，实现单位与单位之间的互利共赢，进而为社会创造出更多的效益，提升人民群众的满意度和幸福感。总而言之，加强信息化建设可以从多个层面展开，并不一定局限于某一种路径。同时，信息技术的发展以及人工智能技术的出现，使得档案管理模式在不断创新。单位档案管理人员只有做到脚踏实地，与时俱进，才能真正使档案管理工作凸显成效。

4 结语

文档一体化管理是一项复杂性的系统工程，这项工程的建设不是一朝一夕的，其会随着社会信息化建设的深入而推进。随着数据处理技术的发展以及互联网环境的优化，未来文档一体化在各个单位的广泛运用是档案工作的改革方向。笔者相信随着文档一体化理论研究的深入，许多实践中出现的难题都会被一一加以解决，文档一体化工作会呈现出新的面貌。由于笔者分析资料能力有限，加之在现代档案管理学上的研究有待深入，文中难免存在纰漏之处，希望在今后的研究中能够加以改善。

参考文献

[1]毕建伟.浅议文书档案管理工作一体化[J].档案天地，2017（06）：46-48.

[2]杨健萍.对文书和档案工作的几点认识[J].办公室业务，2016（12）：122+161.

[3]罗夏钻.文书档案连锁法与文档一体化之比较[J].大众科技，2016，18（04）：158-159.