电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展

庞伟

摘 要：伴随着我国的经济发展，科技的不断进步，各行各业发展过程中都开始逐渐涉及档案管理。因此，档案管理事业也跟着时代的发展，在不断的进步。我们要想提高档案管理制度的发展，提高其档案管理的优越性，必须将所记录的纸质档案和电子档案的方法相互结合，达到整合性，只有在这样的基础上，我们才能够推动档案管理事业的发展。如今我国信息科技事業已经迈入到新时代的进程中，可以说档案管理事业也融入了新鲜的血液，新鲜的技术，最终形成了我们所说的电子档案。可以说如今电子档案几乎代替了原始的纸质档案。但是仍然存在一部分漏洞，这些漏洞足以表示电子档案应与纸质档案相互整合才能够达到一定的作用。本文我们对电子档案与纸质档案相互整合利用与共存发展做出相应的探讨，并给予针对性建议。

关键词：电子档案；纸质档案；整合管理

伴随着我国科技的发展，时代的不断进步，无论是什么行业，都已经步入到科技化，信息化的时代，几乎是所有的行业都已经实现了数字化管理模式。电子档案衍生之后，我们发现纸质档案也是不可以抛弃的，只有将纸质档案与电子档案相互结合在一起，才能够达到档案管理的统一性，促进档案管理往更好的方向发展。

1 电子档案的概念分析

所谓的电子档案是指利用计算机磁盘空间进行存储，这种利用计算机网络进行数据存储的功能可以说和纸质档案几乎差不多，只是将纸质档案不能实现的功能，在计算机中更好的完成与实现，实现云存储的功能，相互关联的通用电子图像文件集合，电子档案管理一般以案卷为主要单位。目前，在我国的档案管理工作中，档案管理从业人员普遍档案管理意识较差，年龄偏高，对电子科技技术了解的并不是特别的完整，所以，会导致在档案管理的过程中形形色色的问题出现。例如一些纸质档案由于保存的时间较为长久，容易发生破损，缺失，遗漏的情况发生。面对这些问题的出现，工作人员在进行档案管理时便能够通过电子档案的形式将这些问题逐一避免，提高档案管理工作的工作效率，保证一定的工作质量，促进我国档案管理事业的

发展。

2 传统纸质档案管理中存在的问题分析

2.1 档案管理人员技术水平低

档案管理的工作性质和我们所想象的并不一样，可以说档案管理工作具有较高的复杂性，尤其在电子档案兴起以后，该行业对档案管理工作人员的职业素质有了更高的要求。而现阶段，我国档案管理人员的专业素质并不是特别高，很多档案管理人员能力是有限度的，以至于对工作会造成很多影响，比如说由于档案管理人员不细心导致录入档案的过程中有遗漏的点，还有一部分档案管理人员心态不正，最终会影响档案管理工作完成的效率，此外，档案管理工作的负责人若是比较忙碌，就没有空余时间参加档案管理人员专业的培训，最终导致档案管理人员的业务能力下降，专业水平达不到日常工作的需求，档案管理工作人员要想跟上时代的发展，走向科技化的时代，就必须将电子档案与传统档案相互结合，不断的参加业务培训，提高自己的专业技能，以此，推动档案管理工作的发展。

2.2 档案管理方式落后

其实当前档案管理的方案有很多，但是一些档案管理的方法特别落后，由于没能将这些落后的档案管理制度比价，无法达到有效合理的档案管理，造成档案资源利用率偏低，档案工作完成的效率下降，查询业务较为困难，从而阻碍了我国档案管理工作的发展。此外，在档案归档工作这一块并没有严格落实，归档不及时，给档案管理工作以及调档工作带来了一定的麻烦，在进行档案归档工作时分不清档案管理与资料的界限，给档案管理工作带来了一定的影响，业绩下滑严重。

3 电子档案和纸质档案的整合利用的对策分析

3.1 加强档案管理的人才培养

随着经济的发展科技的不断进步，要想做好档案管理工作，实现电子档案与纸质档案的完美整合，就必须加强档案管理人员的培养工作，只有完成好对档案管理人员的培养，才能提高档案管理行业的工作效率，提高其工作质量，并且推动档案管理事业的发展。一般情况下，培养档案管理人才的工作任务一般从以下几个方面进行，第一点打造一支综合能力强的档案管理团队，重视对不同人才的培训，尽可能让工作人员快去了解到档案管理的技巧，保证档案工作顺利开展。第二点也是要做好对档案管理人员的考核制度，定期考核观察管理人员对电子档案录入的完成情况，出现问题的时候及时进行完善，减少因工作人员的误差，导致录入档案发生错误性，提高档案管理的安

全性。

3.2 对档案管理理论进行适当更新

随着我国经济的发展，时代的不断进步，计算机多媒体的应用已经普遍化，新时代的背景下，电子档案便衍生出来，在该背景的推动下，档案管理人员若是打算保证档案管理不存在漏洞，保证一定的质量，就必须对档案管理理论进行适当的更新，及时更新电子档案数据库，使档案信息与实际要求相一致，及时更新档案变更信息，更加方便人们对档案进行查询。一定要以实现电子档案与纸质档案相互结合为目标，只有在这样的基础上才能够实现档案管理的最大化，提高档案管理的工作质量。提高电子档案录入的可靠性，推动档案管理事业的高速发展。

3.3 对档案的保管设施进行适当调整

随着我国社会经济的不断提高，科技的不断发展，在档案管理工作中不断出现新的要求，导致档案管理工作中出现各种各样的问题。电子档案的出现，与纸质档案相比具有较大的差异性， 在此情况下，想提高档案管理工作的有效性，提高档案工作的完成率，必须增进对档案管理过程中档案保管设施的调整。档案在存放的过程中所需要的空间场地特别大，对工作中产生的影响也比较多，会造成档案管理工作效率直线下滑。在这种情况下档案管理工作保管人员必须做到适当调整。电子档案管理模式是通过磁盘，硬盘等对媒介，档案进行存储，从而避免因场地需求，因档案杂乱而影响工作的效率。建立电子档案管理，使档案管理工作更加的便捷，同时也提高了档案管理工作质量。另外，档案管理人员需要对计算机进行优化，从而让现代科技可以在档案管理中发挥出应有的作用，对相关人员进行计算机技巧培训，提高电子信息档案工作的管理效率，促进档案管理工作的快速发展。

3.4 建立完善的档案管理体系

可以说电子档案和纸质的档案拥有较强的差异性，在此情况下，档案管理人员必须想尽办法提高档案管理工作的质量，并且对档案管理体系进行不断的完善，而在电子档案管理工作中必须明确档案管理的各种环节，明确保管、借阅、备份的重要性，只有这样才能够保证电子档案工作的如期完成，提高档案管理的质量，根据电子档案管理的有关情况制定出电子档案管理工作的相关内容，从而使得电子档案的档案管理体系得到完善，提升电子档案管理效率。

4 总结语

综上所述，随着我国科技时代的来临，科技的不断进步，我国已逐渐走向电子信息化时代，各行各业之间已经开始使用电子档案了，电子档案的发展也是越来越快，电子档案的使用可以说无形中提高了档案管理工作的工作效率与工作质量，还为推动了档案管理事业的发展。但通过本次研究我们不难发现电子档案管理也存在着一些问题，只有相关工作人员将电子档案和纸质档案相互结合起来，才可以提高档案管理工作的效率与质量。

参考文献

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[2]赵波.电子档案和纸质档案的集成化管理措施分析[J].黑龙江科技信息，2015.

[3]纪晓群.电子档案与纸质档案的和谐共存于集成管理[J].兰台世界，2013.