浅析基层检察机关档案管理信息化建设

谢海兵

【摘 要】随着网络技术不断发展，电子信息技术逐步渗透到各行各业、各领域之中，开启了数字化工作的新纪元，这也使得信息化技术在检察机关中更加普及。检察机关档案管理信息化建设是提高检察机关管理质量的基本要求，信息化管理运用到档案管理工作中去也是相当必要的。本文将从基层检察机关档案管理信息化的必要性、面临的困境以及如何加强档案管理信息化建设进行简要分析。

【关键词】基层检察机关；检察档案；信息化

随着科学技术的不断发展，档案管理将迈入信息化、科技化、电子化时代。电子档案是必然成为发展趋势，作为一种新型档案管理手段，档案管理的信息化将助推基层检察机关实现档案管理的现代化。基层检察机关业务工作中形成了大量的电子档案，档案的信息化管理的重要性将日益突出。当前，由于思想认识、制度设计以及其他方面的问题，严重制约了基层检察机关档案管理信息化的发展，因此，基层检察机关档案信息化建设迫在眉睫。

一、基层检察机关档案管理信息化建设的必要性

传统的档案管理工作中，由于所投资的人力和物力财力都相对较大，所以不利于档案维护与利用，使得档案管理工作效率降低。随着现代信息技术的发展，档案管理中信息化建设应运而生，通过电子信息技术对各类档案信息进行分门别类整理，然后对所有数据档案信息进行使用與共享。而基层检察机关档案管理的信息化，一方面建立起为检察工作提供全方位服务的信息化档案管理系统，使原本烦琐的档案建立与查询机制变得更为便捷，大大地提升档案管理效能。另一方面大大节约机关各种资源，对于机关单位的信息化、高效化、规范化有着重要的意义。具体来讲：一是借力硬盘存储，节约库房资源。对于基层检察机关来说，办公用房资源一向紧缺，如采用信息化技术进行档案整理，就不需要太多的办公用房资源，并且可以充分利用互联网技术，实现了数据的快速传输以及资源共享。二是利用查询软件，节约查询时间。纸质档案数据量大，分门别类的资料类目繁多，在档案查询过程中如查询不仔细，可能会导致了查询错误或无相关数据。然而，利用信息化查询技术，只需要在查询行键入关键字就可以轻松得所要查询的相关数据。三是采取科学管理，节省人力资源。数据化时代，利用档案不再受时间、空间等条件的限制，档案管理人员只需进行简单操作便可以获取所需信息，整个查询过程短短几秒钟的时间，节省了大量人力。

二、基层检察机关档案管理信息化建设面临的困境

（一）档案信息化建设重视程度不够

在当前信息化时代发展的背景下，基层检察机关档案管理信息化建设不仅是提高管理水平的一种技术手段，更是未来档案管理的发展趋势。然而，在实际工作中，基层检察机关档对于信息化的建设仍缺乏足够的重视。主要体现在，一方面，对于档案管理信息化建设认识不足，仍采取传统只注重保存轻视对其利用的模式。另一方面，对于档案管理意识浅薄，在对档案管理重要性意识的严重缺乏，在平常的档案管理工作中只注重单纯的收集与保存，对于档案资源的作用没有得到充分的发挥。

（二）档案信息系统安全性缺乏明确认知

网络技术的广泛应用，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，在日常的档案管理工作中由于人为因素或者存储介质的影响，而发生一系列影响档案信息系统安全的问题，对于档案信息化建设进程造成一定程度的影响。

（三）档案信息开发利用与共享乏力

长期以来，基层检察院档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，重视档案部门内部组织管理，轻视研究和预测检察机构及社会对馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。这种“重藏轻用”使得基层检察机关档案信息开发利用的乏力，对于档案信息价值的发挥造成了一定的制约，没有将其进行更深层次的开发运用。

三、基层检察机关档案管理信息化建设的路径

（一）加强组织领导，提高思想认识。成立检察档案信息化建设领导小组和相应的办办公室，将档案信息化建设工作作为一项重要的业务工作抓紧抓实。通过设置专门的工作机构，促使基层检察机关档案管理信息化建设协调有序开展。

（二）突出工作重点、稳步有序推进。基层检察院档案管理信息化建设应破除认识误区，坚持以服务检察业务为出发点，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展；坚持以服务社会为着眼点，充分发挥信息化建设的综合效益；坚持以单位实际情况为落脚点，讲求实效，追求投资效益，做到建一个成一个，坚决杜绝搞形式主义。

（三）完善制度规范，细化目标责任。档案管理信息化建设标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。

（四）强化安全保密，增强风险防控。以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合基层检察档案管理工作实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系；档案管理人员必须要有强烈的保密意识，认真对档案信息做出鉴定，明确档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。

随着现代信息技术的纵深发展，基层检察机关检察档案信息的信息化建设已迫在眉睫。因此，基层检察机关必须进一步强化档案信息化、数字化意识，建立健全管理和使用制度，不断提升档案工作者的整体素质，以实现基层检察机关档案信息化管理的高效健康发展。

【参考文献】

[1]张艳红.基层检察机关档案管理信息化建设的思考[J].法制博览，2013（11）.

[2]刘茜.试论加强档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017（3）.