浅析档案管理工作效率提升途径

马胜红

摘要：档案管理工作的效率对于单位管理起到了重要作用。尤其是在信息社会中，必须充分利用现代信息科技，进一步提高档案管理工作的效率。因此，在总结目前档案管理工作效率问题的基础上，分析了这些问题产生的原因，进而提出了相关的改进策略，以更好地促进档案管理工作效率的提升。

关键词：档案管理；工作效率；提升途经

0.引言

21世纪是科技快速发展的信息时代，面对新的社会发展环境，企事业单位办公环境也发生了很大变化，尤其是单位的各项管理活动，各个部门、科室之间的职责越来越细化。作为企事业单位管理活动中的一项重要工作，档案管理工作在新时代背景下逐渐由手工管理状态进入到自动化管理状态。当前，在办公室档案管理工作中仍然存在一系列问题，严重阻碍了该项工作的顺利开展。

1、档案管理工作的重要性

1.1要适应时代发展对办公室工作的要求，就要提高档案管理的工作效率。

档案是单位的一种重要的信息。实施办公室档案管理工作，主要目的是为了方便工作人员查询信息，进而提高办公室工作的效率。随着信息时代的不断发展，档案管理也逐渐发挥出了更重要的作用。不断完善档案管理工作，提高办公室工作的效率，以适应时代发展对办公室工作的要求进而更好地为单位服务。

1.2完善档案管理工作可以促进档案事业的可持续发展。

档案管理工作本身具有连续性、连贯性的特点，鉴于档案管理工作的几个特点，我们有必要重视档案管理工作。此外，我们还要充分结合档案管理工作的实际情况，然后采取针对性的应对措施，通过完善档案管理工作来促进档案管理的可持续发展。档案的形成是一个长期的过程，具有历史性和时间性的特点，全面系统地管理纸质档案，有助于促进档案管理工作的可持续发展。

2 档案管理中存在的问题

2.1档案管理工作缺乏信息风险意识

新时代，档案管理工作的环境在信息化社会呈现出更加开放的特性，而且在管理理念上也实现了一定性的突破。但是，随着网络技术的不断发展，黑客攻击等恶意行为给档案管理工作带来信息风险。由于档案管理涉及到单位各个部门的重要文件，一旦受到网络或者黑客恶意攻击，会直接导致档案文件信息出现安全隐患，尤其是对于涉及到一些机密性文件的单位来说，这种文件一旦泄密将会给企事业单位带来巨大的不可挽回的损失。但是，当前很多档案管理工作人员并没有强烈的信息安全意识，再加上档案管理工作内容较为繁杂，因此导致档案管理信息泄露的事件时有发生。

2.2 管理人员的管理方式与单位的发展进程不相符

社会的创新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐，档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某些部门中，档案管理方法无法真正贴合部门的实际发展需要。在具体管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升，一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会出现人工操作失误、管理难度增大现象。

2.3 档案管理工作的基础设施不到位

档案管理工作是一种系统性的、规模较大且耗时较长的工作，需要一定时间进行系统整理和长期摸索式的开展，同时需要一定的基础设施辅助。但是，当前很多档案管理工作条件十分有限，部分办公室由于没有一定的投入，而缺乏设施，最终使得档案管理工作严重不到位，经常出现档案文件缺损或者丢失等情况，而这就严重影响了档案管理工作的有效开展。

3提升档案管理工作的效率方法

3.1改进档案管理的思想观念。

第一，单位的领导人员要将档案管理置于工作的重要位置，加强单位的档案综合管理，在谋划阶段和实施阶段都要做好档案管理工作。第二，完善档案管理工作人员的业务考核制度、奖惩制度，增强对档案管理工作的重视，提高工作人员的工作效率，同时还要加强对档案管理工作的监督，激发管理工作人员的工作积极性，开展档案管理教育和培训。

3.2培养档案管理专业人才。

当前，企、事业单位；部门中的档案管理工作人员能力和素质不统一，互相之间缺乏良好的配合，团队缺乏协作力，严重影响了工作效率。因此，第一要加强对高素质人才的引进和对专业人员的训练，完善各单位档案管理工作的人力资源力量。第二，定期开展档案管理工作人员的教育培训，通过参加国家档案管理综合管理部门的调训，获取档案管理资格，提升自身的管理能力。

3.3无纸化办公技术。

随着信息化建设步伐的加快，为进一步提高文件转办效率，降低办公成本，发挥OA自动化办公的最大功能，向着现代化办公又迈出重要一步。无纸化办公的推行和使用，极大地提高了办公效率，节省了因传递过程中重復复印所花费的大量时间和纸张，使转办工作效率、特别是急件的处置工作及时率得到很大提高。

4 结束语

随着社会科学技术的飞速发展，档案管理工作的水平必然会得到更高程度的提升，在现代社会不断进步的大背景下，档案管理工作也面临着更高的工作要求，承担着更加繁重的工作压力，我们必须要紧紧追随时代前进的脚步，紧跟社会发展的形势，在档案管理中不断进行深化与调整，进一步提高档案管理科学化水平。

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