提高档案管理工作效率的对策分析

张鹏飞

摘要：社会经济的迅猛发展，推动了档案管理工作的进一步发展，随着档案管理在各个企事业单位中的地位越来越高，人们不断对其有了更新、更深入的了解。而文章主要是对案管理工作效率进行分析，并结合已有经验阐述一些有效的对策。

关键词：事业单位；档案管理；工作效率

一、前言

事业单位中人员众多，传统的档案管理程序复杂，人力资源部门进行人事调动带来不利影响。新时期，科技信息技术发展，促进了事业单位人事档案管理创新。档案管理创新模式对于事业单位人员进行科学的管理，一方面有助于人才应用，发挥员工个人优势；另一方面有效地促进了事业单位的改革。

二、关于办公室档案管理的概述

在市场经济的不断发展和科技的不断进步，办公室档案管理工作在企事业单位中的重要性也日益突出。办公室档案管理工作是企事业单位日常管理工作的重要组成部分，它在为企事业单位的日常运营提供有效的服务支持的同时，也为企事业日常运营风险的规避起到了不可忽视的作用。因此，办公室档案管理工作的重要性越来越受到重视。

三、办公室档案管理工作的原则

（一）准确性原则

档案管理工作是办公室管理工作中的一项重要内容，对办公室相关内容的客观记录，是办公室档案管理工作的准确性原则的主要表现，在档案管理工作的开展过程中，如果相关工作人员未能让办公室所涉及到的关键信息进行反映，这就无法让这一工作发挥出自身的特性。因此，在办公室档案管理工作中，责任心和全局观念是档案管理人员在日常工作中需要注意的问题。

（二）严谨性原则

就效率问题已经成为了社会较为关注的一个问题。从办公室档案管理工作的自身特点来看，严谨性原则可以被看作是办公室档案管理效率的主要表现。为了对一些与办公室正常工作有关的信息进行记录，在档案管理工作的开展过程中，办公室档案中的一些细节要素就需要得到相关工作人员的充分关注。

（三）高效化原则

档案管理工作中的高效化原则是信息时代发展的产物，在信息技术不断发展的背景下，档案管理效率的提升，对与档案材料有关的业务的开展会起到积极的促进作用。

四、办公室档案管理工作中存在的主要问题

（一）档案管理人员管理素质相对较低

对办公室档案的整体性的保证，是办公室档案管理工作人员日常工作中的一项重要职责。但是在档案管理人员自身管理意识相对薄弱，或管理人员缺乏管理水平的情况下，办公室档案管理工作缺乏有序性的问题，会给档案材料的查询工作带来较为不利的影响。

（二）办公室档案管理制度相对落后

在一些企事业单位的领导人员看来，档案管理工作是一项可有可无的工作。在这一思想的影响下，办公室档案管理制度在很大程度上陷入了形同虚设的境地之中。办公室档案管理制度的落后表现在管理手段和档案存储方式这两大问题之中，在一些企事业单位之中，办公室管理人员在日常工作中需要兼任档案资料管理员一职，在自身工作精力相对有限的情况下，办公室管理人员只能对自己的本职工作进行重点关注。

（三）办公室档案的利用率相对较低

办公室档案利用率低的问题可以被看作是落后的档案管理方式的产物。在落后的管理制度的影响下，管理效率的低下，会给档案文件的应用工作带来不利的影响。

五、办公室档案管理工作效率的提升措施

（一）對办公室档案管理人员的专业素质和管理意识进行强化

档案的自身价值问题是档案管理人员在日常工作中所要关注的一个重要问题。对档案管理人员的自身专业水平的提升，需要在各个单位之中引起重视。针对办公室档案在各个机关团体、企事业单位中所表现出来的重要性，一些职业培训课程的设置，也是对档案管理人员的自身素质进行提升的一种有效方式。

（二）对办公室档案信息管理系统进行完善

无纸化档案体系的构建，是对档案管理工作中的信息化系统进行完善的重要措施。在社会的发展过程中，纸质档案材料所暴露出来的弊端已经在档案管理工作的开展过程中得到了关注。对档案材料的存档工作和整理工作的工作效率的影响，是这一传统档案材料存储方式所表现出来的主要弊端。

（三）对办公室档案管理制度进行完善

针对政府机关、企事业单位及科研院校在社会发展中所表现出来的差异性，从办公室档案管理工作的实际情况入手，办公室档案管理制度中的细节因素进行完善，是对这一制度的实效性和时效性进行提升的一种有效方式。在办公室档案管理工作的开展过程中，除了管理系统的信息化发展问题以外，办公室档案的管理制度还涉及到了档案管理组织问题等多个问题。为了对档案管理工作效率进行提升，管理组织机构的优化，需要成为各个单位所需关注的重要问题。对此单位可以通过设置专业管理部门的方式对这一管理机制进行优化。为了让办公室档案管理效率得到有效提升，对档案资料收集工作体系的优化，也是各个企事业部门单位所要关注的问题。在构建档案管理体系的过程中，单位需要对主观领导和相关档案人员的职责范围进行完善，进而让这一工作处于完善的管理体系之下，对此，企事业单位也可以将办公室档案的收集工作与办公室责任人之间的岗位职责相融合，进而通过对档案管理工作的各个环节进行完善的方式，对档案管理工作的工作效率进行提升。为了对档案管理工作的完整性进行充分保证，在构建这一体系的过程中，企事业单位也需要遵循集思广益的原则，也就是说，在对档案管理体系进行优化的过程中，企事业单位的领导人员需要充分听取办公室档案管理工作人员的自身意见，进而通过对各位档案管理人员的意见进行统筹分析的方式，对檔案管理工作所涉及到的规章制度进行完善，在对办公室档案管理机制进行应用的过程中，

（四）对办公室档案管理工作的反馈机制进行完善

在单位管理工作中，汇报机制的应用，是让单位决策层对基层结构的工作状况进行了解的有效方式。由于基层基层员工和基层管理人员的汇报内容对单位高层的战略决策有着一定的参考作用，将这一反馈机制应用在办公室档案管理工作领域以后，单位也可以让档案管理工作得到一定程度的优化，对此，在构建反馈机制的过程中，有关单位及部门可以通过鼓励员工对工作中的问题进行反馈的基础上，让管理人员对来自基层的意见进行了解。

六、办公室档案管理工作的优化，对单位整体工作的开展有着积极的促进作用。它对办公室管理工作的工作效率的提升也有着积极的促进作用。在对自身的责任意识进行提升的基础上，对信息化手段和完善的管理机制的应用，是办公室档案管理工作效率提升策略的主要内容。

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