高校档案管理的多元化发展构想

□王 娜,荆 媛

(1.山西广播电视大学运城分校,山西 运城 044000；2.山西广播电视大学,山西 太原 030027)

档案在人类的社会发展史上存在着重要的查考作用，也是科学研究中的重要历史凭证，而在学校教学工作中也是一项必不可少的信息资源工作，随着高等教育体制的改革，档案工作在高校教育中的地位也越来越重要，做好档案管理工作是非常重要的，高校档案管理工作相对比较单一主要表现在:档案载体的形式单一、档案资源体系单一、管理模式单一和利用服务方式单一等方面，而社会经济的快速发展和科技的不断提升，旧的档案管理模式不能适应这种新时代的发展要求了，不能适应社会多元化的发展模式，所以档案管理向多元化模式改进是很有必要的。

一、 档案多元化发展的背景

自动化办公的不断推进和新的科学技术的应用，社会的发展人们生活方式不断地改进，网络的不断普及人们的需求形式多样化，在这样的社会发展背景下，多元化成为高校档案发展的必然趋势。

(一) 高校教育事业单位改革的推进

事业单位的改革在《中共中央国务院关于分类推进事业单位改革的指导意见》发布后拉开了序幕，我国很多高校都开始了不同程度的教育改革，而这次事业改革的核心更加重视绩效在员工工作考核当中的地位和比重。在高校教育事业改革的影响下,高校档案管理也开始渐渐重视自身管理的绩效、效益，这种趋势带动了档案管理的多元化发展，需要档案管理模式进一步满足用户需求实现更好的服务管理模式，才能完成教育改革对管理工作绩效的要求。

(二) 高校档案用户需求多样化

高校档案最初主要服务于高校的学生群体以及高校组织管理用户，不对外开放，但随着档案馆的不断开放，更多类型的群众例如普通公众和研究人员渐渐走进高校档案。高校档案馆面临的用户类型以及档案服务模式更加丰富和复杂。同时，档案用户对于信息获取的形式和内容等方面的要求逐渐严格和挑剔，一些用户要求用更加灵活的方式获得更加系统性的、深入性的档案信息，在当前的信息社会的条件下，用户更希望和更迫切于各种多媒体档案信息资源。因此高校档案用户类型的复杂化和要求获取信息方式的多样化推动高校档案管理向多元化趋势发展。

(三)档案信息化的推进

档案管理正在向信息化方向发展。档案信息化就是指为了可以实现档案信息资源的有效利用和合理配置，将档案信息资源数字化和档案管理过程网络化后进行网络上的传输和系统加工，实现档案信息资源共享。目前我国很多学校的档案管理部门都有良好的硬件基础设备，便于管理人员使用，高校具有信息化档案管理的基础和设备支持，并随着计算机网络的发展还出现了相应的档案管理软件，能更好的协助档案管理工作，一些档案的收集、保管和利用等都可以通过软件完成，这就要求档案管理模式向信息化推进，从而进一步促进了档案管理的多元化发展。

二、 高校档案管理的多元化趋势要求

多元化实际来说和多样性是一致的，都表现为同一个事物对于不同的问题所表现不同的观念和方式同时存在。档案管理本身就存在较多的问题，在对待相似的问题时，由于服务群体的需求不同，要求管理形式也不同，所以就需要多元化的改变。

(一) 档案管理人员结构多元化

一个档案馆的发展与档案工作人员的知识结构、业务素质和思想政治面貌紧密相关。在目前激烈的社会竞争环境中，高校档案随着教育改革开放渐渐由内向型转化为外向型、封闭式转化为开放式、由被动服务模式转化为主动服务模式。这样的巨大变化需要一支多元化的、具备各方面档案专业知识的档案工作人员队伍，使高校档案馆成为多功能、多学科、多元化、服务优化的档案服务机构，促进高校档案工作的发展。

高校对档案工作的日益重视，让更多的专业人才进入档案管理领域，一些非档案专业的毕业生也可以进入档案馆从事工作，比如计算机、信息科学、英语等专业的毕业生人才，给高校档案馆的多元化发展带来了很大的可能性和很多有利的优势条件，有利于档案馆开展更深层次更新颖的档案信息资源服务管理工作。

(二) 档案资源结构多元化

根据中华人民共和国教育部的27号令规定的高校档案资源主要包括11类档案：党群、行政档案、基建档案、教学档案、学生档案、科研档案、产品档案、财会档案、设备档案、出版档案、外事档案。

高校档案馆大部分收藏的是各种教学资料和党政部门的一些文书档案等等，档案载体形式比较单一，但又不整齐统一，并且档案馆的大多馆藏档案不具备高校自身特点特色，不能全方面的反映一个学校的整体面貌和历史全貌。在档案收集方面，高校应着重收集不同载体形式的档案资料，例如声像档案、实物档案等比纸质档案更加灵活和直观的载体形式。尤其是在当今信息化时代的发展背景下电子文件等多种形式的档案不断出现，高校档案馆应逐渐将多媒体融入到档案管理中去，努力适应时代的发展要求。此外各高校还可以建立属于自己学校的特色馆藏资源，并为了更好的反映学校的历史面貌在最低限度馆藏的情况下最大限度地保存更多的档案信息，更好地满足用户的需求。

(三) 管理模式多元化

档案收藏进馆需要对其进行系统性的整理，传统的高校档案管理模式就是将档案按照档案类型分类之后进行排序、编目和装订来进行有类别的排放，这种模式比较容易管理，但也存在一定的缺陷。由于传统的知识与现代的知识在某些知识的交叉点的融合性上有很大的不同，传统的档案分类体系不能通过多层次、多角度系统的展现一个具体类型的档案所包含的内容，无法全方面地覆盖某一专题和类型下的档案信息资源，例如有关校史的研究中，需要对学校的基建、科研、教学等多方面进行全面的了解，而就目前的档案信息分散管理状态下，各种档案信息资源被分在不同的类别之中，就需要消耗大量的人力、物力以及时间去进行资料整理才能使用，这需要高校档案对管理模式进行多元化改进。

高校应加强档案意识，为了适应用户更深入更细致的了解档案信息的需求，高校档案馆需要逐渐开展对档案不同专题进行数据库的开发工作。通过对信息数据库建立的方式，对所有的档案信息资源进行有效的组织和整合，将符合专题系列的档案整理到一起，并更高效地反映出档案的主题内容。高校就学生个人信息可以通过建立相应的数据库，将每一个学生的信息包括录取信息、学籍信息等整个在每个学生的名下，做到最大化、集成化、系统化。

(四) 利用方式多元化

无论是档案收集还是档案管理等所有的档案管理工作都是围绕着档案利用所展开的，让用户能够在使用档案信息资源时能更高效有质量地进行。高校传统档案主要利用方式是阅览室，主要提供复制品、副本、缩微品等文件，其次档案利用的方式还有档案文件外借、档案的公布、展览，出版以及档案参考咨询等。归根结底档案的作用就是资政育人，也是档案在高校中的价值根本，档案利用方式只有发挥了其文化教育功能才算实现其真正意义。而传统档案馆大部分是将纸质的档案提供给用户供其阅览、复制等，档案的内容比较分散，而且纸质档案表现力比较差，缺乏连贯性，用户需要消耗大量的时间和精力获取自己想要获得的信息，容易产生不良的情绪，导致档案利用服务工作的低效率进行，因此，档案真正实现文化教育功能就要求档案利用方式的多元化发展。

档案的编研和咨询都是一种比较具有主动性的系统展开的一种档案信息服务方式，档案利用方式的多元化主要要求表现在高校要意识到档案编研和咨询服务的重要性，并重视起来，尽可能地将所包含的档案资源更生动更深层次地展现给用户。逐渐开始尝试借助互联网的形式来开展档案的阅览和查询等服务，使用更多元化的手段将档案信息资源进行展示，如很多高效的档案馆和图书馆都采用了三维动画、语音视频播放等手段全方位的展现。可以通过借助远程档案信息服务系统等，进行电话语音自助查询或者是网站查询等方式被越来越多的使用，这些改变都有助于档案利用的多元化发展，让档案用户更多的掌握主动权，可以主动地准确地获取自己想要获得的信息资源，并且借助网络信息平台进行档案管理服务开始尝试向每个用户开展有针对性的信息推送服务，这不仅方便了用户还减轻了管理工作人员的工作。

三、 高校档案管理顺应多元化发展的具体构想

当代迅速发展的社会需要一个更加多元化更加开放的高校档案馆，高校要重视对档案管理的多元化发展，顺应发展趋势，进一步优化管理人才结构，通过更加科学的和有效的方式将档案信息资源展现出来，与用户积极沟通信息，掌握用户需求，有效进行高校档案管理工作。

(一) 更新档案管理理念和手段

为了实现档案管理的多元化方向发展，首先要改变传统的档案管理理念，考虑长远可持续发展。确保档案事业与学校其他事业协同发展就要具有“服务教学、面向学校，服务公众、面向社会，服务当前、面向未来”的工作理念，开拓创新将学校档案管理工作向现代化方式转变。其次管理模式也要向现代化模式转变，科技的进步让档案工作的内容不断繁琐，对档案管理工作提出了更高的要求，传统的档案管理手工操作模式也需要转换为自动化、智能化、现代化模式才能适应如今信息化时代的信息储存和数字化收集与传递。

管理人员要向复合型人才模式转变，传统的档案管理工作人员是比较具有专一型的，而多元化的发展需要更具有专业性的人员来进行管理操作,所以就要加强管理人员的能力和素质。首先,要重视对高校档案工作人员的专业化培训，积极开展档案管理知识培训活动。让档案管理人员不仅熟悉的掌握档案管理系统的规范性操作和电子文件的相应特征，还要掌握一些有关计算机的网络信息安全知识，做好档案信息资源的安全防护工作，确保信息资源和管理活动的完整性和安全性。其次,档案管理人员还要进行自我管理加强自身工作素质，努力学习有关高校档案管理的专业知识和其他有关技术知识,熟练掌握档案管理工作操作流程和操作技巧，提高工作效率和工作质量，在日常的工作中要重视整理、收集和保管等分类工作，与其他档案员进行有效的学习交流，取长补短，积极探讨工作经验，有效提高自身工作能力和工作效率。

(二) 建立多元化的馆藏体系

首先要健全档案的门类，拓宽归档渠道，让档案的形成主体渐渐的多元化。归档档案的载体形式可以是纸质、电子照片、录像、录音、三维动画等多种形式。档案馆需要确保档案的完整性、系统性和科学性。学校不仅仅要将各种载体形式各种类别的档案归档，还要面向社会，对一些具有特色的档案和具有价值的档案进行收藏。

其次要学会利用现代化的技术，将档案信息数字化。配备专业化的、统一的档案管理系统和统一的数字化设备，将档案管理过程能够利用这些信息化设备进行字符识别和转化、自动编目和检索、自动储存和标引，计算机辅助立卷以及文档一体化等过程，通过电脑软件将电子文件改为“只读性”文件，这样能够避免文件的更改，保证电子文件的原始结构，为档案管理的信息数字化提供可靠的保障。

再次要解决档案的保存问题。可以使用大容量的档案储存载体，将文件信息利用计算机储存在磁盘等中去，提高档案管理的效率。电子档案的保存环境也比较重要，在电子文件的生产开始阶段要开发稳定的计算机系统环境，对长期保存的电子文件要进行定期的检查和文件复制，严格防控网络病毒的入侵，以防信息的损伤或丢失。

最后还要优化档案结构，一些数据字段存在依存的关系，各种档案信息资源存在着一定的逻辑关系，运行程序之间也存在一定的关系，组成一个网络化的档案管理系统，通过建立数据库的方式，促进数字化档案的多元化发展，将整个数据库都进行安全性和完整性的改进，为档案管理提供更方便的信息和方式，保障信息网络的畅通，实现资源共享。

(三) 建立多元化的服务机制完善管理体系

解放思想，拓宽高校档案工作的服务领域是多元化服务机制的重要内容，高效的档案机构不仅仅是要为了学校师生服务，还应该为社会利用档案创造优势条件，这也是赋予高校的一个新的职能：服务民生，以人为本。

发挥档案的宣传教育功能，挖掘档案资源。高校可以利用馆藏的档案信息资源开展各种形式的档案展览活动，大力进行档案宣传工作，可以加强校园的精神文明建设和丰富校园文化，还可以满足人们的多元化需求。

搭建网络平台。网络和虚拟技术其实也可以被应用于档案的管理工作中，将档案信息服务多层次化和多元化，推进档案馆的社会功能开展和信息管理服务以及服务拓展。最大限度地做到档案面向社会，服务于民，实现资源共享。

完善高校档案信息安全管理体制，档案的数字化处理必须要慎重，加强档案系统的身份认证工作，保证档案的真实性和有效性，确保档案信息网络传输的安全。

四、 结语

高校档案工作在高校教育工作中具有重要的地位和作用，加强高校档案管理工作，进一步推进高校档案管理向多元化趋势发展，提高档案管理工作质量和工作效率，为高校教育和社会提供更好的服务。