运用微信工具辅助办公的利弊分析及建议——以迪庆中支履职实际为例

中国人民银行迪庆州中心支行课题组

（中国人民银行迪庆州中心支行，云南 迪庆 674400）

近年来，随着互联网和通信技术的飞速发展，微信工具得以广泛应用于智能终端设备，“微信”已经成为中国智能手机用户安装和使用频率最高的应用程序。本文以运用微信工具辅助办公为导向，对其在基层人民银行履职中的应用情况、范围、作用、风险进行了调研，在调研基础上进一步评价分析，结合一些案例和现象就有关问题进行提示，最后提出具体的建议。以下是主要内容供参考。

一、微信工具的基本情况介绍

据百度百科发布，微信（WeChat）是腾讯公司于2011年1月提出的一个为智能终端提供即时通讯服务的免费应用程序。微信支持跨通讯运营商、跨操作系统平台通过网络快速发送免费语音短信、视频、图片和文字，同时，也可以使用通过共享媒体内容的资料和基于位置的社交插件“摇一摇”、“朋友圈”、“公众平台”等服务插件。目前微信已经覆盖中国94%以上的智能手机，月活跃度用户达到8亿以上。用户覆盖200多个国家、超过20种语言。广大微信用户可以通过公众平台、朋友圈、消息推送等功能，将微信内容分享给好友以及将用户看到的精彩内容分享到微信朋友圈。

二、针对微信工具辅助办公调研的基本情况

（一）微信用户情况

经调查，截止2018年6月末，迪庆中支辖区（中支、德钦县支行、微信县支行）共有在职职工129人。用户数量：在职职工中手机安装和应用微信程序的有129人，占比100%。使用年限：75人使用微信年限有3年以上，占比58.14%；54人使用微信年限达到5年以上，占比41.86%。用户活跃度：将使用微信频率和次数划分为20次以下、20次以上进行统计，每天使用20次以上的用户为45人，占比34.88%，每天使用20次以下的用户为84人，占比65.12%；应用时间：分办公时间和非办公时间统计，工作时间8小时以内高度关注微信的用户有25人，占比19.38%；不分工作时间与非工作时间会适当关注微信的用户有104人，占比80.62%。微信用途：分为经常用于办公和非经常用于办公，66人经常用于办公，占比51.16%，63人非经常用于办公，48.84%。非办公主要是用于个人掌握咨询、消磨时间、娱乐及学习各类知识。关注内容：据调查，大多数职工运用微信关注的内容主要顺序是朋友圈动态＞公众号信息＞工作群信息＞微信小程序。

（二）微信群建立和使用情况

1.自主建群情况及主要用途。截止2018年6月末，辖内2个县支行，中支15个科室累计建立各类工作微信群36个（其中：中支各科室33个，县支行3个）。综合类微信群16个。例如，办公室创建了“迪庆中支工作群”。专业类微信群20个。例如，支付结算科创建了“迪庆银行卡业务群”。据统计，至少有1个群的科室有15个，建群最多的科室是人事科建有8个，稍多的是支付结算科建有6个，一般多的是办公室建有3个，其他的多数科室建有1个。纪委监察室、内审科没有建立工作群。迪庆中支辖区各级主体建立的群主要用途：一是用于通知安排布置工作，一般是通知会议、通知临时工作任务。二是便于大家反馈交流工作，分享工作动态信息，掌握工作进度。三是增进统一属性工作人员之间的交流，节假日慰问、送祝福；四是便于督促工作，提醒工作。

2.参与上级行群的情况及主要用途。截止2018年6月末，迪庆中支各科室累计参加上级行对应处室建立的工作群有56个（其中：综合性的群有10个，其他专业性的群有46个）。参与上级行处室建立的群最多的科室是人事科，有10个群。参与上级行处室建立的群最少的科室是货币金银科、保卫科，分别有1个群。各职能参与上级行工作群的主要用途：一是便于第一时间掌握了解上级主管部门通知工作，主要包括会议、文件下发、事项通知、临时工作安排。二是便于在群内充分与与上级主管部门、兄弟单位对应部门交流工作、反馈信息、互通情况。三是时而在群内增加一些工作人员内部的交流、节假日送祝福、遇好工作、好经验、好做法进行学习点赞。

（三）微信公众号使用情况

迪庆辖内各级共建立微信公众号2个。1个是2015年由办公室创建的“迪庆央行”公众号（目前已注销停用）。另外1个是德钦县支行2017年创建“梅里星光”公众号（目前正常使用）。微信公众号主要用于宣传工作动态、工作成效。微信公众号使用范围、频率相对较低，对工作影响一般。

（四）当前运用微信进行办公的主要表现

1.运用微信工作群通知布置工作。自微信工作群建立后，用于通知布置工作便成为常态。I主要是通过语音、编辑文字或文本信息，截图、拍照片等形式向群内特定人员发出通知并要求回复是否收到。例如：据“迪庆中支工作群”群主信息显示，自2018年1月群建立以来，通过该群发布的会议通知有46次。又如：办公室通过“信息工作群”接收到上级行对口处室通知的信息约稿任务8次。

2.运用微信工作群交流反馈工作。在中支已建立或参与的92个工作群内。利用这些群交流反馈工作已经成为常态。主要是向发出通知或工作指令的人员反馈情况，可以通过语音、文字、表情、截图等方式予以反馈和交流。例如：上级行某业务处室通过工作群下发了“请于X日前上报XX情况的通知”后，省内15个地（市）中支的相应人员都在群内进行了及时回复，有的通过“收到”，有的通过“好的”，有的用微信表情手势进行回复。

3.运用微信工作群转发重要信息。微信作为最迅速最便捷的通信平台，对个体获得和掌握第一时间的资讯特别重要。据口头调查交流，迪庆中支多数科室人员在其所加入的工作群内，人人几乎都可以获得最新的资讯。例如：中美贸易摩擦相关信息、人民银行货币政策问题、人民银行要下调准备金率报道，金融市场流动性问题、金融领域反腐败问题、房地产调控问题等等。这些与经济金融密切相关的问题和情况，几乎每天都可以在不同的群内收到或者获得。

4.运用微信工作群互通其他情况。工作群也给群体之间增加了更多的互通工作的机会和平台。从调查情况看，每个州市、每个县相关人员都能够利用群的平台发布工作推进情况、工作完成情况、工作取得的成效等等。例如：据监测某“群团组织工作群”显示，就在“五一五四”期间，累计有36个单位发布了有关工作信息、工作图片、工作内容84件。非常充分地宣传交流了工作动态。

5.运用微信朋友圈分享工作。微信还有一个朋友圈分享功能。据调查，微信用户除了使用微信群进行办公以外，有时还利用微信朋友圈晒工作情况。例如：通过晒图片分享工作，迪庆中支微信用户12人晒出了庆祝七一建党节活动的图片。通过编辑美篇、易启秀、初页等图文信息晒工作。迪庆中支每个业务科室在完成工作后，都愿意编辑制作成图文音乐俱全的信息进行转发交流分享。

三、微信办公的利与弊分析

（一）微信工具辅助办公的利

微信工具因其强大的功能得到了中国近9亿用户的认可。微信群得以广大建立和使用，结合办公这个属性进行分析，其具有不可替代的优势和利处。一是迅速快捷。凡是通过移动设备信号或者无线连接信号都可以获得信息。应该说，只要是智能手机，只要是有通讯信号和网络的地方，都可以第一时间获得信息。二是便于交流。微信办公等同于掌上办公，手机因携带方便，不受时间空间限制较小，非常有利于沟通交流。利用微信能够很快实现“点对点”“点对多”的互动交流。三是效率极高。过去办公从发布文件或邮件再到大家回复，基本上需要半个工作日或者1个工作日，而现在利用微信不到半个小时，基本上就可以把需要安排布置传达的事项全部通知到位。四是取长补短。从微信相互交流工作、分享工作经验、讨论工作问题的角度看，非常有利于大家相互学习借鉴、有利于相互取长补短。五是督促监督。微信群还可以发挥监督的作用。能够监督工作缓慢、完成不理想、出问题的环节。督促工作主体重视，好好表现。结合本次调研情况看：多数用户认为微信工具很方便，能够节约时间，提升工作效率。特别是会议通知、活动通知等工作，减去了发邮件打电话等方面的更多环节。能够更多的掌握和了解彼此工作情况和动态，从各地相互反馈工作、交流工作情况看，非常有利于大家相互学习借鉴。提高工作效率、加强工作交流学习是微信办公取得的两个最大的好处。

（二）微信工具辅助办公的弊

一是扰乱正常工作时间和节奏。据某微信用户反映，其手机上共有各类工作群18个，自从微信群广发应用于工作以来，几乎不分8小时以内还是8小时以外，都能够收到各类工作信息、工作通知、工作事项、活动通知等相关的内容。一般群主要活跃时间范围为上午7点至晚上10点。在此期间，任何时间段内，基本都可以收到相关的信息和内容。多数职工普遍反映，微信事项发布的随意性造成了工作时间上没有上班、下班的严格区分。这也给用户带来了一定的压力和负担，过去能够在8小时以内解决的问题，现在已经延伸到8小时以外了。微信零碎的点对点沟通，让时间被极大的碎片化，当把工作也放在微信上的时候，对90%的职场人来说对人们处理零碎信息和优先级的能力要求极高，大部分人的“时间管理矩阵”被打乱，进入无序状态，每一天都会陷入“瞎忙”的怪圈。

二是泄露个人隐私及信息。通过微信群发图片或照片分享工作动态、晒工作场景的情况屡见不鲜。一般发布工作图片都会涉及到一些人，有时发布图片的同时也就在群内、朋友圈内公布或暴露了其他人员的一些信息。在未征得人员同意或允许的前提下，公布其他人员的工作场景、甚至身份相貌体征等等都有可能，这些图片照片甚至会引发不必要的纠纷和矛盾。也容易让一些别有用心、心存不鬼的人利用甚至传播歪曲一些事实。

三是工作主体感、仪式感逐步下降。从发布微信内容主体到接受信息主体之间越来越缺乏主体感、仪式感。多数用户看到微信安排布置的工作以后，对是哪个人安排的，具体怎么安排，哪个人要去完成这些用原来的方式能够明确的主体感基本在丧失。例如“群内某科长与某职工通过微信安排工作，聊天记录可以达30多条。这种方式较原来的面对面、打电话安排比较，显得有些苍白。”又如：“某领导要了解某部门工作完成情况听取汇报，某部门直接把一份工作完成情况点对点报送给领导的微信上，省去了过去当面给领导汇报的一些环节和过程”，这种情况不同程度的存在。很多职工认为，工作的主体感、仪式感正在下降。

四是过度依赖微信容易滋生错误。微信工作群多，事情多，需要办理和回复的内容多。这样势必就造成了出错的概率上升。例如，某工作人员要在群内发布一组金融知识宣传的照片至群内供上级行挑选应用，结果不小心顺带把在家与爹妈吃饭的照片也发出去了，等反应过来已经无法撤回，引起了一些尴尬，还不得不发一大段文字进行解释。又如，某工作人员把需要回复给A群的内容，发送至B群内，自己还认为已经完成了报送反馈任务就没有在意，直到第二天上级反馈发送内容错误后才反应过来，随后又去弥补一些工作失误，造成了不良的影响。再如，由于群内用户多、信息量大且信息具有被其他信息上顶和替代的情况。有时对于接受信息用户而言，经常遇到没有及时收看信息、没有及时回复信息的情况，到反应过来才反馈和回复，内心总是惶恐忐忑。

五是潜藏失泄密的风险。利用微信办公，确实可以提高工作效率。但一些涉密信息，利用微信传播的风险是极大的，也是不符合保密规定的。例如，紧急传达导致泄密，某市市委某部门为部署相关敏感工作，印发了涉密文件，并通知该市29个乡镇派人签字领取文件。某乡政府干部洪某到市委领取文件后，认为事件紧急，又正值深夜，便将文件拍照发送到乡政府微信群。群成员杨某看到后，立即转发到其他微信群。又如，某局领取4份涉密电报后，交给跟班学习的刘某。因当时为“十一”长假期间，刘某便将4份文件报头拍照后发至局工作微信群，并请示局长何某如何处理，何某在群里说电报内容不是很清楚，让刘某把文件内容发到群里告知大家。随后刘某将文件内容全文拍照后上传至群中。

六是用户强迫症、抑郁症概率上升。随着微信使用范围越来越广，使用频率越来越高。给大家工作生活带来方便快乐的同时，也带来了新的问题。据大家交流反馈，目前已经出现了手机离身烦躁症、手机掉电恐慌症、手机遗失慌乱症。一天不看手机、不看微信、不刷朋友圈就不知道要干什么，有时在车上、路上、家里、户外都要看手机玩微信。甚至很多人都认为已经有强迫症、抑郁症。

四、有关建议

结合微信办公利弊分析，我们认为，微信办公是一把双刃剑，好处益处值得推广和肯定，但其弊端仍然不容忽视。如何把握好微信辅助办公的尺度，如何进一步规范微信办公，如何加强管理和约束显得非常重要。也呼吁有权部门尽快制定有关制度办法，帮助合理运用微信办公。

一是制定出台符合人民银行履职实际的微信工作群使用管理规范。建议精简微信工作群，按照工作效率最大化原则建群，而不是一块工作就建一个群。建议规范微信群主管理，明确发送工作信息时间段，明确发送信息方式，明确信息范围。探索建立一套高效便捷的微信工作群使用规范。

二是规范微信工作群和朋友圈的信息类型。虽然微信用户具有发布信息的选择权和决定权，但在微信群和朋友圈发布涉及工作事项和工作内容的信息时，却有必要进行甑别和规范。尽量杜绝随意发布、未审核批准就发布、不受约束和限制就发布的情况。特别有必要规范微信工作群的性质，否则就变成工作与生活不区分，一会儿讲天气，一会儿讲工作。

三是杜绝微信办公失泄密事件发生。各单位有必要开展专项保密教育，让干部职工普遍认识到微信办公的开放性质，普及信息与网络管理保密知识技能，并采取一些有针对性的措施防控微信泄密。微信工作群内禁止传播一切国家秘密、工作秘密、商业秘密以及个人信息。

四是加强个人信息及隐私保护。微信群固然方便，但涉及到一些个人隐私、个人信息的事项一定要慎重甚至要禁止发布，否则可能引起道德风险和冲突。