高校图书馆馆情填报工作研究

（云南民族大学图书馆 云南昆明 650031）

根据高校整体工作安排与行业协会的工作要求，高校图书馆每年依惯例大致需要填报3次图书馆馆情信息：一是向学校有关部门提供“高等教育质量监测国家数据平台”图书馆部分的相关数据；二是配合学校提交“高等教育学校统计报表”涉及图书馆填报的相关信息；三是向教育部高等学校图书情报工作指导委员会提交“高校图书馆事实数据库”的相关内容。三者之间既有联系，又有区别。对高校图书馆馆情数据填报的工作进行认真梳理与研究，可以确保数据填报的真实、有效。

1 填报馆情平台概述

1.1 高等教育质量监测国家数据平台

高等教育质量监测国家数据平台（以下简称“高校状态数据库”）由教育部高等教育教学评估中心主管，2016年以前曾称之为“高校教学基本状态数据

库”，系统版本自2.0升级为3.0之后，改为现有名称。数据平台所采集数据是国家开展专业评估乃至“双一流”建设的重要依据。图书馆涉及填报数据是其“学校基本条件”大类申报项目中的一项，由两部分组成，即图书馆当年现状与图书文献资源当年的新增数量。包括：馆舍数量、图书馆座位数、纸质与电子图书总量与当年增量、图书流通量、电子资源访问量等13项填报内容。虽然填报内容不多，但因“高校状态数据库”所需填报数据事关“普通高等学校本科教学工作审核评估”，学校高度重视，一些学校由分管“迎评”工作的校领导开会并布置落实数据的采集。图书馆上报的原始数据如年度购买图书册数、图书馆文献总量等信息，会影响评估大局，一般会经过学校相关部门的层层审核，而最终数据填报由学校安排专人负责，图书馆只起到辅助作用。

1.2 高等教育学校统计报表

高等教育学校统计报表（以下简称“高基报表”）由教育部发展规划司编制。每年由省教育厅部署所属高校统一填写上报。它是教育部核定高校基本办学条件的主要依据，直接关系到学校的财政经费拨付和项目申报。图书馆主要涉及内容有两类5个子项目：一类是学校资产大类中图书总量与当年新增图书的统计；另一类是在信息化建设大类中有关数据库数量、电子图书册数与音视频资料的填报。学校对“高基报表”的填报一贯重视，一般安排发展规划处、“评建办”、教务处等作为归口单位专门负责数据的核实与上报，图书馆只负责原始数据的填报。图书馆在“高基报表”填报中的项目虽不多，但报表明确要求“需提供入库单、采购单、订货单等能证明图书数量增加的材料”，故图书馆负责填报工作的重点是收集证明每年新增文献资源的相关佐证材料。

1.3 高校图书馆事实数据库

高校图书馆事实数据库（以下简称“图书馆事实数据库”）是由教育部高等学校图书情报工作指导委员会主管，负责收集全国高校图书馆的馆情状态。它试图通过对全国高校图书馆每年运行情况的实时掌握，达到从顶层推动高校图书馆事业发展的目的。该数据库每年由各省级高校图工委以发文形式安排具体填报事宜，数据库填报事项详实并会根据有关意见建议适时调整填报项目。目前需填报的门类由图书馆基本情况、年度经费情况、当年新增文献量、文献资源累积量、阅览室情况、开放时间、资源利用情况、信息素养课开设情况、自建数据库、设备、院系资料室情况等11个大类组成，每类又有若干子项目，采集信息几乎涵盖高校图书馆年度工作的全部内容。该项工作由高校图书馆直接填写上报，不需经过学校其它部门审核。

2 数据填报的注意事项与应对策略

2.1 填报数据需关注统计周期的差异

这3种填报平台所关注的具体事项不同，导致所填报信息的时间统计范围有较大出入。其中“高基报表”侧重于掌握高校以学年为时间节点的各项教育事业的发展状况，故统计时点与统计时期强调以学年为主，如统计数据的截止时间以每年9月1日为限，统计数据的区间时间从上学年度的学年初9月1日至学年末8月31日为一个时间区间；“高校状态数据库”关注每年评估观测点的动态变化，既有按时点填报的内容，也有按自然年填报的信息，如图书馆整体情况的统计强调时点，即以每年9月30日为限，而文献增量与利用情况则以自然年为统计单位；“图书馆事实数据库”则关注高校图书馆一年的发展运营情况，统计时间一般以自然年为单位。

因此，图书馆统计人员要熟知统计口径的差异，在数据填报前仔细核查时间节点的问题，杜绝每年只简单统计一次馆情数据、数据混用现象的发生。

2.2 不需图书馆填报的相关数据需仔细核实

每年学校在填报“高校状态数据库”与“高基报表”时，均把任务分解到各个部门，但有时填报部门不了解基层部门真实情况，导致数据误差增大。以图书馆为例，一般“馆舍面积”被列为学校校舍建筑面积指标体系，按任务要求由学校资产处、基建办按档案记载面积组织填写，图书馆不需要申报。但在实际工作中图书馆馆舍存在被其他部门征用的情况，例如两地办馆的高校图书馆，因老校区图书馆利用率问题，被学校职能部门借用馆舍楼层的情况相当普遍，而基建办等相关部门并不掌握实际利用情况，依然按原始数据填报，导致数据失真，也影响诸如“生均阅览面积”等由填报系统根据学生人数自动统计生成数据的准确性。

故图书馆填报人员要主动了解学校填报中与图书馆相关的各项数据，与负责填报部门及时沟通，使其掌握图书馆的现状，确保所填数据符合实际。

2.3 注意关联数据之间的逻辑关系

目前，图书馆填报的数据平台均已有一定的逻辑校验功能，一项内容填报不准确，会直接影响数据库关联信息的整体录入。如“年度文献购置经费”与“图书馆年度利用经费”之间存在包含关系，文献购置费用填报时数额如大于图书馆年度总额，系统会报错。这避免了原则性错误的发生，填报时可主动利用系统的这一特性纠正数据中的讹误，提高工作效率。

2.4 关注上位数据与下位数据的填报

以“图书馆事实数据库”为例，很多项目的上位数据都由系统根据填报的下位数据信息自动计算得出。如“工作人员总数”一项，只需填报“在编职工”“合同制职工”“临聘职工”等子项目，系统会自行生成总数。在填写“年度经费使用状况”时由此带来的问题也尤为突出，一是图书馆经费项目庞杂，仅用“文献购置费”“文献加工费”“设备资源购置”“办公费”“设备维护费”5项无法涵盖图书馆所有经费使用状况；二是花费经费部门之间缺乏沟通联系，数据重复上报现象时有发生，比如图书馆接收赠书产生的物流费用，在图书馆内部统计时采编部门上报为文献购置费，办公室上报为业务费，双重申报，使统计出的年度经费总额大于图书馆实际利用经费数额。

图书馆填报时一方面要将系统中上位数据与下位数据的设置缺陷及时汇总并反馈，以便来年主管部门进行项目设置的微调；另一方面要统筹图书馆的馆情填报工作，要由专人负责馆内各部门提交的原始数据的任务划分与审核工作，避免重复上报现象的发生。

2.5 重点关注每年增改项目的填写

每年各填报平台均会有一定程度的调整，值得研究关注。例如对电子图书的统计，各填报数据库均由原来侧重册数、种数的填报改为关注图书馆电子文献整体质量的考察，统计口径以购买数据库数量、所占存储空间大小即“GB”为衡量标准。又如，对于学校资料室文献资料利用的统计，在以前的馆情上报中均不作明确填报要求。但在2015年以后的“高校状态数据库”填报中已纳入统计范围，“图书馆事实数据库”修订时更是将院系资料室文献情况列为单独观测点，有“资料室数量”“资料室资源总量”“资料室资源购置费用”等一级填报门类，下设若干子项目。

这就要求图书馆统计人员摒弃惯性思维，利用新手段、新方法做好修订项目的数据采集工作。特别是资料室相关信息的收集，高校普遍交由图书馆统筹，但图书馆与院系之间互不隶属，信息不对称，在数据的采集中易出差错，需发挥图书馆在学校文献建设中的引领作用，做好部门之间的协调、衔接工作，确保采集数据的完整、准确。

3 上报馆情数据填报的思考

3.1 整合馆情上报数据平台

以上需填写馆情数据的平台均由教育部所属部门或下设机构设计，所报信息之间又有一定联系，故此应打通部门机构内部的藩篱，做到基础数据的资源共享，为基层填报单位减负。如图书馆馆情信息的采集，可依“图书馆事实数据库”填报内容为蓝本，在设置填报数据时考虑其他平台的具体需求，为其他上报平台抓取相关信息提供必要的接口支持，尝试收集一次数据各平台互相通用的可能。这一方面提高了信息数据采集的效率，另一方面也为信息数据的统一、有效奠定基础。

3.2 梳理流程，规范管理

因馆情上报工作要求时间紧，任务重，数据统计又相对繁琐，图书馆对数据的总体把握还有待于加强。许多图书馆仍延续由部门上报、馆办公室汇总的模式。相关人员对图书馆填报项目的内涵认识不到位，数据填报的差错频出，导致数据之间相互矛盾，影响工作进度。此外，由于“图书馆事实数据库”一般由各省高校图书情报工作指导委员会发文组织填写上报，对高校图书馆的约束力不高，一些馆还存在上报滞后等问题。

图书馆建立符合馆情的数据上报规程是当务之急，要通过建章立制厘清馆情上报责任人、时间、方法和效果的关系。在具体实践中还要注意如下问题：首先，馆内要明确馆情数据管理的责任，要有相关问责机制；其次，负责数据汇总人员一般要由经验丰富、岗位相对固定的人员担任，以便数据核实；其三，对采集数据人员进行相关培训，尤其针对项目填报说明要额外重视，避免在时间节点、统计范围中出现问题；其四，加强与省高校图书情报工作指导委员会的联系，支持工作指导委员会开展相关工作，必要时请委员会专家对图书馆馆情上报工作进行业务指导。最后，在上报数据时要有必要的文字性说明材料作为填报附件或支撑材料，为日后的数据核实提供依据。

3.3 完善统计项目

“高基报表”与“高校状态数据库”对图书馆的观测点依然偏少，且对于图书馆整体工作的理解存在误区，有必要正本清源，完善相关填报内容。例如，图书馆在“高基报表”中只是列为学校资产情况的一个子项目，侧重于对图书馆当年资产状况的统计，但由于项目设置的先天不足，“高基报表”尚不能全面反映图书馆当年的资产现状。如“高基报表”中对于电子图书的阐释与统计（指标解释为学校图书馆及资料室拥有的正版电子出版物）同图书馆目前电子资源的利用趋势尚有一定距离。数据库厂商为使自身利益最大化，多数以按年缴纳数据库使用费的方式同图书馆合作，图书馆也囿于硬件设备的不足、管理成本的考量倾向于以购买服务来代替原有的购买数据库模式，使这类电子资源的资产状况在“高基报表”中成为盲区；而对于高校图书馆每年普遍订阅规模在10万元以上的中外文期刊，“高基报表”也未纳入统计，涉嫌漏项。又如“高校状态数据库”中对于图书馆资源利用的观测仅以“图书流通量”“电子资源访问量”两项为统计指标，也无法反映图书馆文献资源利用的全貌。

鉴于此种现状，图书馆在填报过程中要向相关指标设计单位汇报基层的意见建议，促进统计指标的完善修正。此外，图书馆要前瞻馆情上报的发展趋势，对填报项目的调整有一定预期，建立馆内对于填报项目的关联数据档案，为将来个别指标体系的增补提供数据支持。

3.4 解决最终数据上报后的遗留问题

因“高校状态数据库”与“高基报表”中图书馆所填报内容事关高校评估与财政拨款，高校图书馆上报的原始数据有被学校“评建办”等机构人为修改的可能，更有甚者直接要求图书馆对照指标按及格线参照填报，导致图书馆馆情数据的虚报与瞒报问题突出。随之而来的是来年图书馆数据填报基数偏高，每年增量巨大，导致学校经费投入不足等问题。图书馆上报数据时面临填报真实数据与学校职能部门要求图书馆填报合格数据之间的博弈问题。

目前，高校图书馆同仁均能守住底线，实事求是上报真实馆情信息，但对学校职能部门向上级单位申报的最终数据却无能为力。针对这种业界深恶痛绝的乱象如何改善值得深思。可行举措如下：一是教育部应将相关平台采集数据在一定范围披露、公开，接受舆论和公众及时有效的监督，加大对漏报、瞒报的惩处力度；二是高校教育主管部门要做好顶层设计，使主管部门期许通过每年数据统计，监督、掌握高校运行状态的初衷不至于成为高校的负担，要在充分考虑中西部地区差异、省部重点院校与普通院校差异等因素的基础上，重新制订包括图书馆观测点在内的新指标评价体系，避免“一刀切”；三是鼓励高校对照指标揭示自身不足，并给予高校一定的政策缓冲期，加大对高校短板项目的财政投入、政策扶持，消除高校如实申报的顾虑；四是作为填报统计基层单位的图书馆要协调与数据汇总部门的关系，加强抗干扰能力，确保填报数据的独立性与真实性。

4 结语

综上所述，馆情上报工作是高校图书馆的一项常规任务，工作细致而又具有一定挑战性且事关学校的总体建设发展。图书馆要从制度流程、人员培训、数据采集、核实监督等方面着眼，开拓思路，创新方法，提升馆情上报数据的整体质量，推进相关工作再上新台阶。

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