信息环境下的高校档案服务策略

杨文靖

(汉江师范学院，湖北　十堰　442000)

高校档案管理是一项复杂性、持久性的工作，不仅记载着学校的办学历史，还记录着每一位师生的德能勤绩，是我国档案事业中不可匮缺的组成部分。高校档案信息服务希望以最便捷的方法来提升档案管理工作水平，更好地维护学校真实面貌，这就向高校档案管理人员提出了较高要求，要努力提升服务水平，适应信息化发展的要求。

一、高校档案服务工作中存在的主要问题

(一)档案服务数字化程度有待增强

现阶段情况来看，高校档案管理已经逐渐步入现代化、规范化管理模式，信息技术也得到了广泛应用，但只是停留在统计与记录的层面上，计算机的许多优秀功能并没有得到有效利用。究其原因，在于高校在进行档案管理过程中，并没有意识到开发与运用计算机软件的重要性，数字化程度不高，严重影响到服务速度与质量。

(二)档案服务人员专业素养有待提升

近年来，信息技术在档案管理工作中的应用越来越广泛，管理人员也面临着前所未有的挑战，对他们的综合素质提出了较高的要求。高校档案管理活动中，都享受到信息技术的便利，但也只是局限于复印和查找资料，更多的优势并没有发挥出来。同时，更要认识到自已从事工作的重要性，在提高专业素养的同时，增强责任心与使命感，但我国高校档案管理工作几乎都遭遇了人才瓶颈，成为信息化档案管理过程中最薄弱的环节。

(三)档案信息服务评价体系有效性不足

伴随着高校规模的不断扩张，档案管理发挥出越来越重要的作用，服务质量也倍受关注。在实际操作过程中，信息服务评价体系明显不够完善，问题主要集中在两方面：一方面，部分学校没有充分利用好档案，档案保存失去了应有的意义，无法帮师生解决实际问题，有些学校建立了档案信息服务评价体系，但由于指标的不健全，没有发挥出应有的作用。另一方面，信息服务评价体系没有得到有效落实，形同虚设。

二、信息环境下的高校档案服务策略

(一)创新高校档案服务方式

从档案服务角度来看，以档案查询与借阅为主，在信息时代，智能手机成为人们生活的必需品，人们获取信息不再受到时间与空间的限制，档案管理也要与时俱进，在传统服务项目的基础上，增加电话查询、实时咨询、网络查询、远程检索等服务。在网络信息技术的辅助下，既要帮广大师生解决与他们利益密切相关的问题，也要准确把握用户检索习惯，定期将档案信息、档案编研、新闻事件等信息推送给师生。

(二)建立高校档案服务平台

要想使高校档案信息服务质量提升到新的层次，就要适时构建起科学合理的信息服务评价机制，为信息服务工作提供有力保障。高校要意识到问题的严峻性，在最短时间内理顺档案服务工作，建立全面而高效的服务平台，将信息化管理优势发挥到极致，具体包括如下内容：一是完善的服务指标，明确规定各项服务内容；二是完备的服务制度，增强档案服务的可操作性；三是规范的服务流程，确保服务的高效便捷；四是到位的服务方式，使档案信息趋于完善。

(三)完善高校档案信息服务评价体系

档案管理工作应构建起全面、系统的服务评价体系，使档案管理逐渐步入规范化、科学化发展轨道。档案服务体系应该包括如下内容：一是明确服务指标，对服务项目的种类、服务标准进行规定；二是合理的服务制度，依靠制度的约束与激励，确保服务指标得到有效落实；三是科学的服务流程，严格遵守相关法律法规，提高服务效率；四是先进的服务方式，合理控制服务成本，节约服务时间；五是及时到位的服务手段，满足用户个性化档案需求；六是完善服务评价信息采集，及时建立信息采集点，努力扩大信息采集覆盖面，使信息采集机构趋于合理。除此以外，还要通过各种渠道了解客户对档案服务工作的满意程度，如调查问卷、电话回访等，为下一步调整服务项目、完善与落实服务评价指标等提供有力依据。

(四)加强档案信息服务队伍建设

档案管理工作极其复杂，档案管理人员不仅要有责任心与使命感，还要有甘于奉献、严谨认真的工作态度，深刻认识到自己肩上的任务有多重，以全面、系统的理论知识充盈自己，不断完善自己的知识框架，以崭新的姿态投入到信息化档案管理工作当中。更关键的是，档案管理人员以国家相关法律法规为行为准绳，深刻认识到信息化管理的优势，踊跃参加各级各类业务培训，自觉收集并保存好档案信息资料，为我国高等教育事业的发展贡献智慧与力量。

三、结语

在国家建设道路上，高等院校一直肩负着向各行各业输送优秀人才的重任，是新思想、新技术的发源地，对整个社会的思维状态产生了积极影响。在信息化时代，高校档案管理工作必将向着规范化、信息化的方向发展，这也是提高资源利用率、提升服务质量的重要途径。

参考文献：

[1]倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯，2011(5)：92-94.

[2]马安娜.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].黑龙江史志，2015(13).