浅谈学校档案工作的规范化、标准化管理

摘要：档案工作是学校各项管理工作中的一项重要内容，对于学校的整理发展来说，有着不可替代的作用。本文详细的分析了当前在学校档案的工作现状，以及所出现的问题，以期提出有效的对策与建议，进而提升学校档案工作的质量，最终实现规范化与标准化的管理。

关键词：学校；档案；规范化；标准化；现状；对策

众所周知，在学校各项管理工作中，档案工作是其中一项基本的内容。这是因为，相关资料是否规范完备与详尽，直接影响学校未来的发展与建设。规范化、标准化的管理档案，能够为其他各项工作的开展提供重要的参考意见。可见，做好学校的档案工作有着重要的意义。

一、当前学校档案工作的现状及所出现存在的问题

当前，从各个学校的普遍情况来看，都很重视在档案方面的相关工作，并给予了在人力上与经费上的支持，也取得了一定的成绩。但是，在实际操作过程中，仍然存在如下问题，影响了整体学校的档案工作的质量。

（一）档案工作的管理制度尚不健全。

据调查显示，学校档案工作的管理制度不健全，成为了影响整体档案工作质量的主要原因。具体体现在两个方面：其一，在档案管理责任制度上，没有进行明确的规定。由于责任制度不够健全，导致在实际的工作中，如若发生问题，出现责任遗漏的情况。其二，在归档过程中，档案的级别划分较为模糊，存在着一定的问题。一般来说，档案的归档，会根据其价值的不同划分为不同的等级，其等级不同，所采用的管理方式与手段也相应的有所不同。在实际的工作中，由于档案划分等级不够明确，具体工作人员在判断档案价值方面也相应的有所失误。

（二）档案管理工作的标准不统一。

当前，学校档案管理标准不够统一，在很大程度上限制了整体档案工作的质量。究其原因，这是与学校档案管理工作缺乏执行统一标准的环境密不可分。具体来看，一些学校在档案管理工作方面的管理流程和具体步骤不够明确，没有一个统一的标准来指导具体的档案管理工作。另外，在档案管理工作的目标设定上，缺乏结合实际情况的有效目标，存在一定的滞后性。由于档案建设目标不够明确，相应的就使得整个的档案管理工作缺乏一个统一的标准，进而造成整个管理过程较为混乱，进而影响了学校档案工作质量的提高。

（三）相关档案工作人员专业性不强。

从总体上来看，从事学校档案工作的相关人员，其专业化水平不高，大多是非档案专业毕业的，或是之前没有从事过相关的档案工作。这样来看，档案管理人员整体专业化水平较差，严重的影响了学校档案管理工作的规范化与标准化水平。具体来说，从事相关档案工作的人员，对于具体的档案管理工作不够重视，相应的也不能最大限度的发挥出具体档案的真实价值。与此同时，这些档案工作人员，没有科学化的管理理念与先进的管理办法，在档案归档的过程中，极易出现档案划分等级错误的情况出现，或是有造成相关档案损坏的问题发生。

二、实现学校档案工作标准化、规范化管理的具体做法

针对当前在学校档案工作中出现的问题，应当采取切实有效的对策与建议，不断的提升学校档案工作的质量与效率，最终实现规范化、标准化的管理，具体办法如下：

（一）建立健全相关档案管理制度，实现规范化管理。

学校的相关部门和从事具体档案管理工作人员，要想使得学校的档案工作更加规范化与标准化，首先应当健全相关的档案管理制度。一方面，健全管理责任制。在管理中，要将工作进行分类，然后根据工作现状进行部门的划分，使得工作人员有明确的管理范围，从而实现责任的全面落实。另一方面，规范档案划分制度。众所周知，每一份档案的重要性存在着差别，所以在实际工作中要对档案进行分级处理，通过级别的统一，然后采取统一的管理方式，进而实现管理的标准化和规范化。

（二）统一各项档案管理工作的标准，实现标准化管理。

在档案管理工作的标准统一方面，需要做到以下两点。一是对档案管理的流程和步骤进行明确划分，根据档案价值的不同，做好差异性的管理，对档案管理的过程进行步骤划分，实现标准化和规范化的管理。二是在档案管理过程中，确定统一的管理目标。只有在管理目标确定的情况下，管理的具体标准才更容易明确。

（三）加强对于相关工作人员的培训，打造专业化队伍。

专业化的人才是提高学校档案管理工作的重要基础，对于提高档案管理质量与效率发挥着不可替代的作用。这样来看，从学校角度来说，应当加强对于相关工作人员的培训，打造专业化的档案管理队伍。首先，应当加强他们对于档案理论知识的学习，使得相关工作人员明确档案管理的意义，进而在实际的工作中重视档案管理工作。其次，加强对管理人员进行实际管理的培训，包括对档案资料的分级、分类、存储等。通过专业化的操作，尽可能地避免操作失误带来的错误或是档案资料损毁等问题。

三、结语

综上所述，学校的档案工作在整个学校的运行与发展中发挥着不可替代的作用。一方面，规范化、标准化的管理档案，使得档案资料更为详尽，为今后学校的发展提供有力的借鉴与参考。另一方面，完备的档案资料对于学校各个方面的建设进行科学合理的评估，提供了宝贵的建议。鉴于此，作为相关的管理工作者来说，应当重视学校的档案工作，深入分析在当前学校档案工作的现状以及所出现的问题，并提出具有针对性、实效性的对策与建议，不断的提升档案工作的质量与效率，最终实现学校档案工作规范化、标准化的管理。

参考文献：

[1]郭佳琪.高校档案管理工作中信息化技术的应用[J].中国管理信息化，2017（19）.

[2]劉康.提升学校档案管理工作效率的途径探讨[J].办公室业务，2017（19）.

[3]关敏然.中职学校档案管理工作存在的问题及对策[J].办公室业务，2017（19）.

作者简介：肖燕琼（1980.09.25）女，籍贯，云南宣威，汉族，毕业于云南师范大学，本科学历，现任云南省轻工业技工学校老师。endprint