大数据视野下档案管理思维方式的转变

文·陆丽华

在信息化时代，每天都会涌现出来自各行各业的大量数据信息，这使得档案管理工作的难度不断增加，管理范围也在不断拓展。大数据视野下，积极引入数据分析，实现档案管理方法创新，提高档案管理效率和质量，就成为当代档案管理人员的重要研究内容。

一、大数据时代档案管理方式的变革

在大数据思维的支持下，档案管理工作变得更加轻松﹑更加高效，利用数据分析能够解决很多传统档案管理中的难题，帮助档案管理者更快﹑更好地掌握工作方向，提高档案工作时效。

（一）档案信息收集方式的改变

档案管理工作的基础就是收集好档案信息资源。大数据时代的发展为档案信息资源收集工作提供了便利，结构化或非结构化的电子档案收集方式已经成为最主要的方式。目前，档案信息对电子设备的依赖性变得越来越大，这主要还是因为大数据时代和数字化的发展已经改变了信息资源原有的存储载体，档案管理工作也变得更加全面和更加具有综合性，对于一些零散的档案信息，尽管是一些简单的数字或者是符号，也会对其进行相应的收集，并且最终会形成一个具有结构性的档案，一些非结构性档案，比如多媒体图片﹑文本等也都是大数据时代档案信息的来源。

目前，档案管理部门的主要任务和职责就是对所有个人和组织的档案资源进行收集和整理，进而实现资源的互通，建立起一个综合性较强的档案资源管理部门。相关人员要学会利用大数据时代的新型网络技术和计算机技术对用户的档案信息进行准确抓取，并且要逐步实现档案信息收集的实时化，进而实现工作效率的提升。只有全面整合档案信息资源收集工作，才能够实现档案信息收集方式的转变。当各部门的不同档案被大数据处理后，就会形成一个鲜明的结构性转变，同时，工作人员还会根据不同的数据类型对其进行分类处理，建立起不同的数据档案库，完全实现档案信息的数字化和结构化。大数据技术能够从根本上将一些零散孤立的碎片信息进行结构化处理，也会进行一些系统化的处理，同时，还会借助目前我国最先进的云计算技术建立起一个“档案云”，再对这些“档案云”进行整个处理，最终形成一个有序的档案数据库。

（二）改变档案服务模式，深度挖掘用户信息

档案服务要立足于一个大服务观，改变传统的档案服务模式，将被动档案服务模式变为主动，也就是利用各种先进的大数据技术和智能技术来对档案信息进行集中整合和处理，以此来发挥出档案的最大价值。用户数据往往有很大的信息量，以用户的日常行为为探究的出发点，通过对其进行具体分析，确定出用户所需的服务，以此来适应社会对智慧型服务的需求。想要深度挖掘用户信息，就必须学会利用各种数据分析技术和一些计算机技术将一些分散的档案整合到一起，在这个过程中，要以相互联系的理念为指导思想，学会在众多复杂的网络中分析出每一个独立用户的发展趋势，实现档案与档案之间的完美对接以及用户与档案之间的关联服务与精准服务，逐步实现档案服务的社会化﹑智能化。

二、大数据视野下强化档案管理工作的策略

（一）制定数字化档案管理规章

目前，纸质档案管理工作正朝着数字化方向发展，所以档案管理者必须利用一些先进的数字技术手段来实现档案资源管理的全面整合，其首要工作就是要制定出一个严谨的数字化档案管理规章。在制定数字化档案管理规章的过程中，工作人员一定要十分细心，不能够忽略掉档案存储过程中的每一个细节，无论是在存储路径上，还是在档案信息的录入上和一些机密有效文件的加密服务上，都要有十足的耐心和细心。为了促进档案工作者能够相互学习相互监督，还可以制定相应的绩效考核办法，并且以公示板的形式张贴出来，进而保证整个档案管理服务的效率。

（二）提升档案管理人员业务水平

随着大数据时代的到来，许多岗位上的工作都变得比以往轻松了许多。但也正是由于大数据时代，许多先进的计算机技术应用到档案管理工作中，这就要求档案管理人员要不断的提升自身工作素养。同时，档案管理部门在人员的配置上也应该学会优化人员结构，积极聘用一些年轻有活力﹑有思想﹑有创新意识的档案管理人员。对于档案管理工作经验丰富的工作人员，要鼓励其继续提高专业素养，并且对年轻工作人员进行“传帮带”，以此实现相互促进。同时，相关单位可以适当组织一些培训活动或参观活动，通过培训学习﹑业务交流和参观考察来提升档案管理人员业务水平。

（三）做好档案信息管理的安全保障工作

档案信息资源十分重要且保密性强，所以，一定要加强档案信息安全。在建设数字化档案管理时，一定要加强媒体环境的建设。档案管理者要积极主动向一些计算机机构进行技术上的学习，采用先进技术手段减少档案信息数据被泄露的风险。在大数据背景下，网络信息技术被不断地应用到档案管理工作中，这就要求管理人员一定要对网络环境进行人为的监督和一些相应的技术防御，建立起严密的档案信息防护系统。在提升数据库存储能力的同时，也要保证其备份能力。

总之，数据分析符合时代发展潮流，也是未来档案管理工作的主要方向。我们要通过大数据思维转变传统档案管理方式，明确未来档案管理工作方向，以确保档案管理能够向着科学﹑正确的方向发展。

●参考文献●

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