做好数字档案公共服务工作的若干思考

章 萍/浙江金融职业学院

档案公共服务是指政府部门运用公共权力或资源，向全体社会公众或特殊群体提供其所需的政府政务信息、现行政策法规、各类凭证材料等综合信息服务，以满足社会公众对档案信息的需求。随着信息技术的快速发展，档案数字化建设快速推进，数字档案公共服务也得到了越来越多的关注。数字档案公共服务有两方面的内容。第一，数字档案公共服务是一种档案管理类的公共服务，从服务的主体看，数字档案公共服务的主体包括档案行政部门、相关单位档案馆（室）以及档案中介机构等，本文讨论的数字档案服务专指档案部门提供的数字档案服务；从职能上看，上述主体向社会提供数字档案的收集、整理、保管、提供利用等服务。第二，数字档案公共服务是一种数字化的档案公共服务，从技术管理上看，数字档案公共服务充分运用数字化技术为档案管理工作服务，使用计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术等辅助档案管理工作；从服务方式上看，数字档案公共服务为社会提供数字化的档案服务，即综合运用网络、移动设备或新媒体平台向社会各界提供便捷的档案服务。

做好数字档案公共服务工作是档案部门利用信息技术创新服务方式方法的重要工作内容。2017年全省档案公共服务推进会上，浙江省档案局（馆）长刘芸要求把加强档案信息化建设作为提升点、把坚定不移走向开放作为拓展点，这对做好数字档案公共服务具有较强的指导意义。一般来说，数字档案公共服务具有用户需求多样化、服务方式主动化、对档案信息安全的要求较高等特点，据此要制定有针对性的工作举措，以实现档案信息资源的利用价值。

1 完善档案公共服务内容

当前用户对档案信息的利用需求不断增多，对档案服务质量的要求日益提高。档案部门要依托信息技术，将以纸质存储、被动服务为主的工作方式逐步转变为以数字存储、主动服务为主的工作方式。一方面，通过互联网、大数据等，主动收集分析用户的档案信息需求，并根据用户需求，在整理加工馆藏资源的基础上，利用信息技术为用户主动提供优质便捷的档案服务。另一方面，通过建立完善的档案信息导航系统和优化智能检索，在最大程度地满足用户档案利用需求的同时提升其利用体验。

2 提高档案资源建设水平

刘芸指出，“档案资源是档案公共服务的重要基础。要按照‘增量重民生、存量重开放、收放重时效’的原则，进一步夯实档案公共服务的资源基础”。对此必须要加强档案资源建设，首先要对纸质文件、图片档案、音视频资料等不同存储载体或格式的档案资源进行数字化，并建立数字档案目录。其次要提升档案资源建设的系统性和覆盖面，制定统一的数字档案标准规范并开发组织结构相同或能够实现资源相互兼容的系统，对不同部门的电子文件资源进行整合，实现跨部门、跨地区的数字档案接收、存储与调阅，消除“信息孤岛”现象。目前浙江省在“异地查档、跨馆服务”的基础上，建成并使用浙江档案服务网，实现“一网查档、百馆联动”。再次要根据档案信息的调阅使用频次，对调阅频次高、用户关注度强的档案资源进行归集整合，形成专题档案数据库，更好地满足用户需求。

3 强化档案安全管理

开展数字档案公共服务，档案实体因物理、化学因素而被毁损的概率大大减小，档案安全工作的重点发生了较大变化。其一，档案部门在网络布线、网络联接、局域网和广域网环境考察、网络设备的选型等网络基础建设中必须充分考虑档案安全因素，确保支撑系统运行的物理设备安全运行和网络环境的绝对安全。其二，要保障数字档案在存储、备份、格式转换过程中的安全，通过应用防火墙和防病毒技术，提高数字档案的安全性。其三，要完善应用系统、用户模型和使用规则。通过用户权限分层，防止档案信息被越权窜改、删除或恶意破译；通过加密技术，保障档案信息在传输过程中的绝对安全，防止涉密文件内容被截获破译；通过数字签章、数字签名等数字水印技术，提高信息安全合法传递的效率。