国家综合档案馆公共服务的创新——以宁夏回族自治区国家综合档案馆为例

文 / 倪雪梅 石敏 杨励苑

随着经济社会的快速发展和信息技术的不断革新，我国公民信息权利意识显著上升。这对各类社会机构提出了更高的公共服务需求。国家综合档案馆作为永久保存党和国家档案信息资源的部门和提供档案信息利用服务的公共文化机构，需适应新时代变革，创新服务理念和服务方式，以满足公众日益增长的档案信息资源利用需求。本文拟从国家综合档案馆公共服务创新中存在的问题入手，以宁夏回族自治区综合档案馆为案例，探讨国家综合档案馆公共服务创新的路径，旨在为国家综合档案馆档案信息资源利用服务提供参考与借鉴。

一、创新国家综合档案馆公共服务的必要性

（一）法律政策的调整促推公共服务的创新

档案在历史上作为权力的象征，被统治者严加看管，“以金为匮，以石为室，重缄封之，保慎之义”。封建集权下的档案是“束之高阁”、远离民众。20世纪30年代由南京国民政府发起的“行政效率运动”，力求通过文书档案的改革提升政府的行政效率。这一运动强化了档案为行政机构提供利用服务的功能，推动了中国档案学的产生。中华人民共和国成立后，档案馆一直处于封闭状态，直至1987年《中华人民共和国档案法》颁布，公共档案馆的性质才在法律上得到确定。20世纪90年代末，档案馆开始从封闭走向开放。[1]2002年国务院《政府工作报告》首次以政府文件的形式提出“要加强图书馆、博物馆、文化馆、科技馆、档案馆等公共文化和体育设施建设”[2]。2008年5月实施的《中华人民共和国政府信息公开条例》赋予档案馆提供档案信息资源开发利用的新职责。同年，我国档案工作提出要实现“两个转变”，建立“两个体系”，开始了从“国家模式到社会模式”的转变。[3]2014年5月，在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中，党中央、国务院对档案工作提出了新要求，即完善档案工作体制机制、建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、建立健全方便人民群众的档案利用体系等[4]。这些政策法规的提出，从国家层面上对国家综合档案馆公共服务的创新提出了新要求。

（二）典藏存史、资政惠民呼唤公共服务的创新

国家综合档案馆的公共服务基于馆藏档案资料的安全保管之上。典藏存史的功能定位在很长一段时间主宰着国家综合档案馆工作人员的职业定位。以保管好档案为首要任务的“仓库保管员”身份认知，导致档案工作人员忽略提供档案利用服务等业务能力的拓展，以致于档案信息服务长期处于被动状态，阻碍了利用者查阅档案的积极性。以宁夏回族自治区档案馆为例，2014年馆藏125162卷，利用2768卷，利用率2.2%； 2015年馆藏档案127294卷，利用2874卷，利用率2.3%；2016年馆藏档案136142卷，利用2692卷，利用率2%。

资政惠民表现为档案利用服务中心、政府公开信息查阅中心对外提供利用和参考咨询服务的资政、惠民工作。宁夏回族自治区档案馆提供依申请办理的“利用档案馆未开放档案”行政许可事项，“合理、合法”保障档案最大限度地为广大公民所利用，最大限度地满足党和政府各项工作以及广大人民群众对档案的现实需求。[5]惠民功能的另一体现，即把国家综合档案馆作为爱国主义教育基地开展相应工作。如宁夏回族自治区档案馆是“全国中小学档案教育社会实践基地”“自治区爱国主义教育基地”“区直机关爱国主义教育基地”，银川市档案馆是“银川市直机关党员教育示范基地”“银川市党员教育示范基地”。

二、国家综合档案馆公共服务创新中存在的主要问题

首先，职能定位不清晰，服务理念未普及。究其原因，一是“党政事三合一”（集党的机关、行政主管部门和事业单位于一身）的独特身份造就档案馆“天然”具有相对封闭的特征[6]，使得档案开放力度不高、利用率偏低。二是基础业务工作量大，档案收集保管、整理分类等过程比较耗时，基础工作历史欠账过多，档案数字化工作任务繁重。重藏轻用的现象普遍存在且长期以来的服务对象多为各级政府机关和少数学者。三是政治色彩浓厚、机密程度限制使得国家综合档案馆的公共服务性未得到彰显和认同，进而制约着国家综合档案馆公共服务职能的发挥。

其次，馆藏结构不合理，档案资源不丰富。在国家政策的主导下，档案资源的建设得到重视，各级国家综合档案馆加大了档案接收与征集的力度，但馆藏总量还是较少。宁夏回族自治区档案馆接收的档案多以一二十年前的机关文书档案为主，专业档案缺乏，社会其他组织和个人的档案几乎没有。有些国家综合档案馆近年将婚姻档案接收进馆，且利用率高，但涉及民生的专业档案仅接收了这一类。大量社保档案、健康档案、学历档案、人事档案、房地产档案、优抚档案等民生档案[7]分散保管在不同部门的档案馆中。国家综合档案馆“不综合”、馆藏结构不合理、档案资源不够丰富，是制约国家综合档案馆公共服务创新的重要因素。

再次，档案利用形式单一，服务缺乏吸引力。目前国家综合档案馆公共服务职能的实现方式过于单一，工作内容较为传统，服务项目特色性与创新度不足，千馆一面。提供查询、借阅、复制、展览等日常服务，多是基于馆藏档案的简单利用，侧重于互动性的档案展览开展次数少，与档案可紧密结合的衍生服务活动如体验日、校外课堂、党性教育等屈指可数，对档案信息文化的深层次挖掘和开发更是不足。

最后，档案网站流于形式，信息化程度不高。在政务公开的时代要求下，各级国家综合档案馆大都建立了门户网站，但信息的更新和可利用性并不高。宁夏回族自治区档案馆门户网站“宁夏档案信息网”的板块设计中规中矩，局馆概况、馆藏指南、政策法规、政务公开、档案业务等模块与其他国家综合档案馆的门户网站大同小异。其提供的开放档案信息量少、内容单一且年代久远、更新缓慢，馆藏档案的数字化率较低，网络查档尚未实现，不能满足用户网上查阅档案的现实需求。

三、国家综合档案馆公共服务创新的对策与建议

（一）树立公共服务理念，转变重心

首先，树立公共服务理念，增强社会服务主体的意识。这要求以馆藏档案信息资源为依托，提供面向公众需求的档案信息服务。其次，转变工作重心，从为党政机关服务转变到为社会公众服务，实现单一、被动的服务向多样、主动的服务转变。近年来，宁夏回族自治区档案馆不断细化服务流程，从礼貌用语、接待用词等细节方面着手，完善各项规章制度，做好服务工作；改进查阅技术手段，查阅电脑一机双屏，查阅人员可以实时查看工作人员的检索过程，使其对查阅过程了然于心。根据馆藏特色，宁夏回族自治区档案馆选取了具有地方代表性的档案开展“宁夏档案记忆展”，常年接受预约并面向社会开放。

（二）合理设计，丰富馆藏

这要求合理借鉴“大档案”思想，在国家档案局制定的归档范围基础上，面向社会积极征集不同门类和载体的档案资源，优化馆藏结构，丰富馆藏资源。宁夏回族自治区档案馆将2012年定为“档案资源建设年”，通过多方联系征集了各类革命历史档案、回族档案、名人档案等，征集力度和社会影响程度很大。丰富的馆藏也需要深度挖掘。宁夏回族自治区档案馆先后编纂出版了《城市解放系列丛书——宁夏解放》《中国20世纪图鉴·宁夏卷》《闽宁对口扶贫协作二十年档案资料选编》《红军长征在宁夏——档案史料汇编》等编研成果。为配合宁夏回族自治区成立60周年，正在编纂反映宁夏民族团结的《宁夏民族团结档案资料选编》。

（三）拓展服务方式

这要求通过与图书馆、博物馆等文化机构开展馆际活动以及举办各种形式的主题展览，增加档案信息的社会知名度，构建档案馆的良好业务形象。宁夏回族自治区档案馆举办的“党的群众路线教育展”“红星照耀中国——外国记者眼中的中国共产党人”“毛泽东诗词手迹展”“馆藏电影海报展”等大型展览，充分发挥了档案的系统性、生动性，得到了社会各界的广泛关注，取得了良好的效果。同时，该馆主动宣传和联系各单位、学校、企业和旅游部门组织参观，最大程度地发挥爱国主义教育基地的作用。

（四）完善信息基础建设

这要求加强计算机和网络等信息技术的应用，提高档案馆信息化水平。目前，各级国家综合档案馆电子目录信息已基本完成，正在开展档案全文数据库建设。宁夏回族自治区档案馆自2014年启动馆藏档案数字化工作以来，至2017年11月底，已完成馆藏档案总量的66%。馆藏档案数字化是一项庞大的工程，各级国家综合档案馆要有计划、有步骤地开展。另外，档案门户网站要丰富内容设计，及时更新信息，可考虑将关注度高的可公开的民生档案纳入到信息公开行列，上传网站，以供公众查询利用。宁夏回族自治区数字档案馆正是依托电子政务云平台，与“全区政务协同办公系统”进行数据对接，从而满足立档单位的在线移交，对网络增量电子档案和存量电子档案进行汇集统一。[8]随着移动互联网的广泛应用，国家综合档案馆也要依托媒介、利用移动多媒体(微信、微博、APP客户端等)，通过微信、微博、微视频等把公共服务工作做得有声有色。随着“互联网+”理念的普及，我们应着重分析大数据技术条件下服务资源的职能推送和用户信息与背景资料的深度挖掘，利用云计算进行档案资源云存储和共享。[9]

[1]刘赫男.论公共档案馆职能转变与档案服务的深化[J].中国档案,2013(7).

[2]2002年政府工作报告[EB/OL].http://www.gov.cn/test/2006-02/16/content_201164.htm.

[3]赵屹,汪艳.新媒体环境下的档案信息服务[M].上海:世界图书出版公司,2015:8.

[4]中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[EB/OL].http://www.zgdazxw.com.cn/news/2014-05/05/content_45061.htm.

[5]孙建军.宁夏档案馆利用未开放档案事项办理情况调研[J].中国档案,2013(4).

[6]王巧玲,谢永宪,孙爱萍,李晨.国家综合档案馆公众形象实证研究——基于北京地区的问卷调查[J].档案学通讯,2015(2).

[7]何振,易臣何,杨文.档案公共服务的理念创新与功能拓展[J].档案学研究,2015(3).

[8]李涛.宁夏数字档案馆建设项目列入全区信息化重点工作[J].中国档案,2017(6).

[9]赵彦昌,陈海霞.21世纪以来我国档案公共服务研究述评[J].浙江档案,2017(7).