市级城建档案馆建设工程文件管理实践探析

郑志斌/衢州市城市建设档案馆

2017年，浙江省全面推进建筑工程“竣工测验合一”改革，将衢州市作为试点城市。当年，衢州市在全国率先实施“施工图数字化联审”，即通过政府购买服务，将技术审查工作集中到一个综合性图审机构完成，实现技术审查与行政管理相分离，并且通过图纸数字化实现全过程网上交互办理。这一举措已被国家住房和城乡建设部作为落实党的十九大报告提出的质量强国战略的“浙江样本”向全国推广。在这样的背景下，全市城建档案工作必须适应新时代和新要求，进行转型升级。

市级城建档案馆接收的建设工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括A类（工程准备阶段文件）、B类（监理文件）、C类（施工文件）、D类（竣工图）、E类（工程竣工验收文件），能为工程质量控制、安全检查、质量安全事故处理、工程造价管理、工程竣工验收等工作提供原始资料。长期以来，衢州市城建档案馆或者接收纸质文件，或者纸质和电子文件同时接收。近期，市城建档案馆创新工作举措，实现A类、E类“单套制”管理，即只接收电子文件并进行归档。

1 工作实践分析

1.1 目前，市城建档案馆正在构建“工程建设项目全流程审批” 管理系统，利用该系统可以实现A类和E类文件的电子化归档。首先看A类，它们是工程项目的前期报建审批阶段形成的文件，包括工程规划许可证及附件、施工许可证及附件、消防设计审核意见书、商品房预售证等，这些文件都是由各行政职能部门出具的审批文件。建设工程竣工后，建设单位要到市城建档案馆办理建设工程竣工档案预验收业务。今后市城建档案馆能通过“工程建设项目全流程审批”管理系统提取电子文件，那么对应的纸质文件就不需要移交进城市建设档案馆归档，这样就实现了A类电子化管理。其次看E类，它们形成于竣工验收阶段。目前建设单位在浙江政务网上可通过“竣工测验合一”项目操作系统。在线上对建设工程项目进行竣工验收报验申请，再由各行政职能部门在线进行专项验收工作，审核通过后直接线上出具各相关专业验收意见如消防验收意见书、竣工验收监督意见书、规划确认书等，市城建档案馆再进行建设工程竣工档案的预验收工作。预验收时，市城建档案馆工作人员通过“竣工测验合一”系统后方平台，将E类文件（工程竣工验收文件）数据直接打包下载并归档，建设单位无需再移交该部分资料的纸质版。目前市城建档案馆提供技术手段将“竣工测验合一”系统并入“工程建设项目全流程审批”管理系统，实现登录一个账号、进入一个系统就可以同时实现A类和E类数据打包下载和归档。

1.2 D类形成于竣工验收阶段。衢州市已经实现了“施工图数字化联审”，多部门（住建、消防、人防、防雷等部门）能够线上对施工图进行联合审查，可以通过“施工图数字化联审”系统调看盖过图审章的图纸。笔者建议：在建设工程项目竣工后，施工单位可以通过“施工图数字化联审”系统调取盖过图审章的图纸，再加盖电子“竣工图”图章，成为电子竣工图，这样建设单位在办理建设工程项目竣工档案预验收时，可以直接将电子竣工图移交归档。

1.3 根据工作需要，B类、C类仍然实行的是纸质版和电子版“双轨制”归档。B类和C类均形成于施工过程中，建设工程项目竣工验收后，勘察、设计、监理、施工等单位应将本单位形成的文件立卷后向建设单位移交，由建设单位汇总后向市城建档案管理机构移交一套符合规定的纸质版和电子版档案。

2 需要注意的工作事项

一要确保纸质文件与电子文件的一致性。一般是通过建设单位出具承诺书的形式来确保的。当前可利用在线接收系统软件保证二者的一致性，即通过检索“关键字”，由软件自动识别电子文件中的关键字与卷内目录中文件题名中的关键字是否一致，如不一致则进行提示。这样工作人员在校验纸质档案与电子档案是否一致时，无需核对每卷甚至每页，仅需校验卷内目录。

二要注意在线接收数据的存储和导入。建设单位完成建设工程项目竣工档案的录入、市城建档案馆审核人员审核通过后，就可以把该数据导入进城市建设档案保管利用系统。在实际操作过程中，容易出现著录数据缺失、数据组卷顺序前后混乱、数据导入时数据包丢失、数据无法实时导入等问题。所以在数据挂接时，一定要处理好软件与软件、系统与系统之间兼容性与匹配性的问题；同时市城建档案工作人员要每天定时上传数据，并做好数据的备份。