人员胜任力视角下的档案安全建设

2016年4月，国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》，明确指出：要密切跟踪“互联网+”﹑物联网﹑云计算﹑大数据等新技术﹑新知识﹑新要求，不断提高档案安全技术水平。[1]而档案管理实践中，自然和人为因素所造成的档案安全事故的不断发生，也凸显出档案安全工作中来自认识水平﹑工作理念﹑管理模式﹑防护技术﹑组织状态﹑基础业务﹑制度建设﹑从业人员的执业素质乃至档案部门对突发事件的反应能力等方面存在的种种问题。档案安全关系着档案的存亡，而档案齐全程度又关系着社会记忆留存与传承的完整程度。因此，认真探寻当前形势下影响档案工作者胜任力的基本要素，尽快采取科学﹑可行的措施，全面提高档案安全的保障能力，是各级档案部门不能回避的迫切任务。

一、档案工作者胜任力与影响要素

胜任力概念最早由戴维麦克利兰(David C.McClelland)于 1973年提出：“胜任力是形成个人绩效的深层原因，并且不排斥个人的潜在特性或行为。”[2]档案工作者胜任力是在档案管理实际工作中可以预测并能成功解决问题的要素和特质，即每个档案工作者自身所具备的能够在某个或某些具体工作岗位中获得最优绩效的内在的相对稳定的特征或特质。

（一）基础胜任要素：知识﹑技能和技术

1.档案工作者的相关业务知识。业务知识是个人在某一特定领域拥有的事实型与经验型信息。档案馆库安全保卫人员﹑库房管理人员﹑查档接待人员是从事档案安全工作的主要执业人员。他们的从业理念﹑知识﹑政策水平﹑工作方法等必然对他们的工作产生影响。在档案文献的利用形式上，在哪些档案文献利用存在安全隐患而需要控制使用﹑哪些特定的利用者可以通过适当的程序来接触被控制利用的档案文献等问题上，库房管理人员与查档接待人员各持己见﹑各行其是，库房管理人员一般顾及档案的安全而行为保守，而查档接待人员大多更注重档案的利用效果忽视档案的安全。

2.档案工作者的政策法规水平。档案工作者的政策法规水平对档案安全工作的影响具有导向性。1980年代以来，有关保证档案安全的档案馆库建筑设计﹑防护标准﹑技术管理﹑基础设施﹑档案管理与利用﹑档案馆收集范围以及人员职责和相关单位义务等的文件﹑法令﹑法规相继出台。档案安全工作方面政策法规的严重缺位和滞后，在一定程度上影响了档案工作者政策法规水平的提高。

3.档案工作者的基础业务技能。基础业务技能是考量档案工作者胜任力的重要层面，档案工作者必须能够应对形势﹑政策﹑时间等因素导致的基础业务的变化，必须能够适时处理新变化带来的新问题。建国初期至二十世纪八十年代末，受前苏联影响，各级综合国家档案馆工作者接收档案的范围基本上是党政机关形成的红头文件，反映最广大人民群众生动的生活﹑工作﹑学习情况的文件材料流落馆外，其安全管理情况大多没有保障；关于档案的接收对象，1992年开始采用的“全国档案馆网设置”中对企事业单位档案的流向未作明确的规定， 2004年国家档案局与最高人民检察院就档案的移交问题达成暂缓移交进馆的协议，使各级国家综合档案馆馆藏的“综合性﹑地方性”迄今仍无法实现，致使各地“社会记忆”支离破碎，档案的安全遭遇严重的挑战。很多档案馆工作人员，即便是提供珍贵档案文献给利用者，也数十年如一日地直接提供原件“裸用”，那些超负荷服役的档案原件早已伤痕累累。同时，档案工作人员将所有的检索工具(包括控制档案)向利用者开放，必然危及档案的安全。

4.档案工作者的技术管理能力。档案库房﹑档案装具﹑调控温湿度以及除尘消毒预警监控等设施设备是保障档案“身体”安全的基本物质条件。由于经费不足﹑人员重视不够，一些地区和单位的基层档案（馆）室，仅配有防虫药品和过期或者从来没有启封过的灭火装置，没有除尘和调控温湿度的设备，甚至没有专门的存放档案的场所，这些档案的“身体状态”令人担忧。它们的“保管条件和环境”所折射出的是档案技术管理含量和系数的贫乏和短缺。这种客观状态，能在一定程度上刺激档案工作者提高技术管理能力的责任心。

（二）核心胜任要素：意识﹑心理特质和从业动机

1.档案工作者的管理意识。许多档案安全事故的发生，源于档案工作者的管理理念不到位﹑安全意识淡薄。在实际工作中，有如下几种情况：敬业意识缺失，认为自己管辖范围内的档案不涉及国家或者一方政府的大政方针而不重要，只重视档案的收集﹑整理﹑保管和开发利用工作，忽视档案的安全工作；从经验主义出发考虑问题，麻痹大意，认为档案安全方面以前没出现过任何事故，以后也不会，不愿意在安全工作方面投入财力﹑精力；奉献意识缺失，认为档案安全工作是库房管理人员的事，与其他岗位的工作人员无关；管理理念偏颇，只重视档案的实体管理，即便是在档案的信息化建设中，也对档案内容的安全管理工作认识不足﹑着力不够；风险意识缺失，认为丢点档案不是大事，无需小题大做，对安全工作不屑一顾，等等。这已经成为影响档案安全工作的严重隐患。

2.档案工作者的心理特质。如何在商品经济大潮的冲击中平衡心态﹑把握自己，是每个档案工作者都会面临的问题。由于档案工作的专业﹑职业特点，其意义和成就很难在短期内体现，也不容易被外界认可和理解，因此许多档案工作者情绪压抑，寂寞难耐，执业态度不端正，责任心不强，影响工作开展。例如，在档案整理方面，由于档案工作人员责任心不强﹑态度不端正等，案卷整理题文不符﹑卷内目录抄写和输入漏件的情况时有出现，客观上造成一些档案文件可能被埋没的后果；在档案业务指导中，运用新标准衡量原来的案卷质量，不顾档案标准本身发展的客观历史性，导致案卷几经折腾，有些已经被“整理”得面目全非；“是否是档案﹑是否是需要永久保管的档案﹑是否是需要控制利用的档案”的鉴定工作，是考量档案工作者业务水平和职业责任心的重要环节。广大的档案工作者如果不将职业道德内化为自己内心的认同感和责任感，在实际工作中势必会判断不准。

3.档案工作者的从业动机。为国守史﹑为党管档﹑为民服务，是当今时代档案人执业的终极目的。但仍有为数不少的档案工作者缺乏或者没有正确﹑远大的从业动机，无视党和国家的需要，不顾人民的需求，当一天和尚撞一天钟者有之，昏昏然无所事事者有之，把档案工作岗位当跳板亟待跳槽者有之。种种现象，导致档案安全没保障﹑档案管理难规范﹑档案工作不发展的恶性循环。

二、新时代提升档案工作者胜任力的策略

档案部门应按照“确保档案安全，加快业务创新，狠抓基础建设，激发队伍活力”的要求，全面提升档案安全工作的保障能力，努力构筑档案工作安全和谐的发展环境，尽快构建能确保档案安全保密的档案安全体系。

（一）核心胜任力要素：强化档案安全防范意识

从各种安全事故中可以看出，档案损失的大小在很大程度上取决于档案工作者能否重视档案安全并采取有效防范与抢救措施。档案安全体系建设的首要任务是提高档案工作者的安全意识，广大档案工作者必须树立档案安全事关党和国家根本利益﹑安全问题无所不在﹑安全问题人人有责的思想，深刻研究档案安全事件爆发的突发性﹑多变性﹑复杂性，不断健全和完善档案安全管理工作的组织领导机制，实行一把手负责﹑分管领导具体抓﹑机关全员参与的档案安全管理格局，形成人人抓安全﹑事事重安全﹑时时保安全的良好局面，有效遏制档案安全事故的发生。

（二）核心胜任力要素：培养从业人员的专业素质

在影响档案安全的各种因素中，人尤其是档案人是决定性的因素。档案部门要加强对档案工作者档案安全管理的宣传教育工作，采取课堂讲授﹑考察走访﹑案例分析等形式多样的培训活动，普及档案安全管理知识；组织学习《档案法》《保密法》《社会综合治理条例》《突发事件应急预案》等有关档案安全管理的法规章程，通过学习培训，增强人员的责任感﹑使命感﹑危机感，提高人员的专业技能。同时，档案工作者要定期签订档案安全保密承诺书，确保各个工作环节中档案的安全保密。

（三）基础胜任力要素：加强档案管理者依法治档能力

上级立法部门或者档案行政管理部门，在修改和制定有关档案工作的法律法规时，要增加档案安全保密方面的内容，要制定有关档案安全的专门规章和具体制度。法规条文中要明确处罚规定，使法规制度具有威慑力﹑约束力，真正发挥实效。对一些业务性较强的法规或者技术标准，要组织专家﹑广泛调研征求意见，举全国档案界之力，集中制定，一经颁发，令行禁止。有些暂时还不能上升为法规或技术标准的档案安全措施，可先制定成档案工作者业务指南供他们参考或者借鉴，提升档案工作者胜任力。

（四）基础胜任力要素：提高档案工作者基础业务水平

首先，从归档内容和范围上控制档案文献的流失。这要求扩大收集范围，将二级单位﹑三级单位甚至四级单位纳入各级国家档案馆的收集范围，让与普通老百姓生活密切相关的在医院﹑学校等处形成的档案文献统统流向档案馆，方便老百姓的利用；加大征集工作的力度，尽量﹑尽快使散落在民间或者其他部门的属本馆管辖范围的档案文献“叶落归根”。同时，增加寄存业务，把银行﹑保险公司﹑移动﹑电信﹑国企﹑中外合资企业﹑私企﹑工厂等企事业单位档案收纳进来，弥补各级国家档案馆馆藏“经济建设﹑生产建设类”档案文献严重不足的现状。

其次，对基层档案人员进行经常性业务培训，使他们熟练掌握整理档案的基本技能。

再次，档案鉴定工作基础薄弱的单位，应当从本单位的实际情况出发，明确目的任务﹑广泛调研﹑聘请业务专家﹑制作切实可行的方案﹑组织力量及早行动，否则，每天都在增加的文件，就像雪球一样越滚越大，档案的信息化﹑数字化﹑现代化进程会因此受制，甚至遥遥无期。

最后，复制品代替原件提供利用，是历史发展和现实需求的必然选择。我们有责任站在未来的角度考虑和解决这个问题。经济困难的档案馆可以向政府申请专项经费，尽快实施，从重点档案入手分期分批进行复制；还要将本馆馆藏的重要珍贵档案制作电子备份，300公里外异地保存，以防不测。

最后，努力改善保管档案的物质条件和外部环境。为了最大限度地保护档案安全，档案馆库建设要充分考虑防震﹑防火﹑防水﹑防尘﹑防污染等环境因素，远离地震带﹑工业区﹑污染源，不可建在低洼处﹑山脚下﹑火源多的地方，库内要安装监控﹑自动报警﹑自动灭火﹑除尘及温湿度调控设施。存放磁性载体档案的库房要配置防磁设施。应用电子档案文件的档案馆室，要安装专门系统，以确保档案文件信息在传输﹑存储中的安全。涉密档案的复制﹑存储处理，必须经过安全检测，以防泄密。