高校年鉴编纂实践要务

李 娟/杭州电子科技大学档案馆

高校年鉴记录了高校的办学规模、学术水平、教学质量、工作效益等各项指标，反映了高校一年里常规工作情况及重大活动开展情况，具有以下鲜明特点：一是所涉及的部门多，以笔者所在的杭州电子科技大学为例，杭电年鉴编纂涉及党政管理机构与群团组织21个、教辅机构8个、教学科研机构28个、附属企业2个、独立学院1个，因此年鉴编纂既需要一个部门来牵头组织，也需要各部门通力合作；二是要考虑寒暑假因素，因此必须要合理规划年鉴编纂的启动时间和工作进度；三是注重体现学科专业性，也注重体现教育教学、学生工作、人才培养等方面的内容。2017年12月，《杭州电子科技大学年鉴（2016）》正式由西安电子科技大学出版社出版，该年鉴系杭电第一部公开出版的年鉴。下面笔者以《杭州电子科技大学年鉴（2016）》编纂工作为例，简要谈一谈工作中的若干想法。

1 提供有力的组织保障

杭电要求校档案馆作为牵头组织部门，并成立以校领导、重要部门负责人为主体的校史编纂委员会，负责把握年鉴编纂的工作方向，同时要求委员会成员列席年鉴编纂工作系列会议，负责提供政策支持、对编纂内容进行讨论并提出修订建议，还要集体决定年鉴是否可以出版。杭电还要求各学院、部处确定一位年鉴编纂负责人和一位组稿人，最后形成了以年鉴编辑部为编纂主体，各学院、部处编纂负责人和组稿人全力配合的采编体系，确保年鉴中每一个数据都有来源、每一项内容都经过审核。

2 形成严谨的工作作风

一是细化编纂方式。杭电年鉴编辑部在年鉴修改工作中坚持保留修改痕迹，这样能够方便校对工作、及时纠正组稿人的错误。实践证明这样的工作方式是行之有效的，编纂过程中表述不正确或令人产生歧义的文句都被及时发现并得到改正，如发现“印度尼西亚大学”被简写成“印尼大学”并及时改正，确保表述严谨无误。

二是提高沟通能力。一般来说，年鉴编辑部成员了解高校整体工作情况，但对各学院、部处的工作了解不多；而组稿人对所在学院、部处的具体工作有深入了解。因此年鉴编辑部成员在年鉴修改和校对过程中必须与组稿人积极沟通，通过沟通能掌握各学院、部处的工作动态，确保年鉴表述的准确性；同时让组稿人掌握高校的中心工作、大局工作，让他们围绕中心大局提供稿件，确保稿件有针对性，降低被退稿的几率。

三是具备抗压能力。编辑部成员在年鉴修改和校对过程中，会对有些学院、部处的稿件提出退稿或修改的要求，有些学院、部处会不配合，因此编辑部成员必须积极沟通协调，还要讲策略、讲方法，使相关学院、部处能够配合编纂工作。还有些学院、部处对编纂工作很重视、能够积极配合编纂工作，但为了尽可能多地体现其工作业绩，会提供给编辑部内容详实的材料，这些材料往往内容过于琐碎。对此既不能打击其积极性，也要严格按照年鉴编纂要求，指导学院、部处对上报材料进行拣择与修改，确保材料符合要求。

四是抓好针对组稿人的培训工作。为提升组稿人的业务能力，编辑部要求新上岗的组稿人接受业务培训，培训时下发编纂工作规章制度、组稿问题总结及修正方法等材料，组织组稿人认真学习；此外在日常工作中，如遇稿件需要返回修改或直接退回的情况，详细为组稿人分析存在的问题。

3 安排合理的工作进度

高校受寒暑假及平时节假日影响，每年实际工作约为200天。考虑到年鉴初稿收集、修改工作需要与各学院、部处进行沟通，因此要合理安排工作进度，并将工作适当提前。杭电于2017年5月初启动年鉴编纂工作，要求各学院、部处在1个月至1个半月内上交基础材料，编辑部用1个月至1个半月的时间进行修改与校对工作，完成终稿并交给出版社出版。为了保证年鉴顺利出版，暑假期间不少年鉴编辑部成员、组稿人加班加点完成工作。今年，杭电将年鉴编纂工作提前到3月开展，对工作进度进行了更合理的安排。

4 引入适当的激励机制

对组稿人来说，高校年鉴编纂是作为硬性任务进行下派的，他们多为行政管理人员，本身工作千头万绪，而组稿时要联系各学科教师、科研秘书、教研主任，还要听取领导意见，工作需要耗费大量的时间精力；对编辑部成员来说，他们的日常工作是与各学院、部处进行对接和文字编校，年复一年的编纂工作会产生职业倦怠。因此，引入适当的激励机制是很有必要的。杭电正在策划组织“年鉴编纂优秀工作者”评选，并计划安排获得荣誉称号者参加国内外年鉴编纂相关会议学习等。