智慧社会背景下档案管理的实践与创新——第五届全国高校青年档案学者学术论坛部分参会青年学者访谈录

本刊记者/周 全

编者按：2018年7月7日至8日，第五届全国高校青年档案学者学术论坛在山东省青岛市举行，本次论坛的主题为“档案与智慧社会”。与会青年档案学者围绕议题介绍了研究成果、探讨了前沿理论、交流了所思所想。今年，浙江省档案局深入推进智慧档案建设，聚焦全面深化改革、全力服务以“最多跑一次”为重点的各项改革，并且着力提升档案信息化建设水平。本次论坛上青年档案学者的智慧结晶，能为各地智慧档案建设提供智力支持。围绕论坛本身情况、“档案与智慧社会”及浙江智慧档案建设等议题，本刊记者采访了部分参会青年学者。

记者：作为全国高校青年档案学者学术论坛的主要发起人之一，您发起论坛的初衷是什么？历届论坛的主题是什么？

赵彦昌（辽宁大学历史学院教授）：我国自上世纪30年代创建档案学以来，档案学术研究、档案学教育、档案事业蓬勃发展，各种档案学术交流亦层出不穷，如每年一届的教育部高等学校档案学学科教学指导委员会年会暨全国档案专业系主任联席会议、每两年一届的全国档案工作者年会和全国青年档案工作者年会。但是面向高校青年档案学者的专门学术研讨会却从没有举办过，上述会议也很少见到高校青年档案学者的身影，高校青年档案学者亟需一个学术交流平台。举办全国高校青年档案学者学术论坛的初衷，就是为了增进青年档案学者之间相互交流、活跃学术氛围，展现青年档案学者极具责任担当、极具创新品质、极具研究激情的精神风貌。2014年8月，辽宁大学中国档案文化研究中心举办了首届全国高校青年档案学者学术论坛。此后论坛每年举办一届，到今年已经举办了五届；并且从第四届开始，论坛改由中国档案学会档案学基础理论学术委员会主办、每年由一所大学承办。论坛得到了全国档案学术界的广泛认可和大力支持。

首届全国高校青年档案学者学术论坛的主题为“中国档案文化建设：理论与实践”；第二届全国高校青年档案学者学术论坛由上海师范大学人文与传播学院档案学专业主办，主题为“数字时代档案学领域前沿问题探索”；第三届全国高校青年档案学者学术论坛由郑州航空工业管理学院信息科学学院主办，河南省信息智能处理工程技术研究中心协办，主题为“新媒体时代档案学研究”；第四届全国高校青年档案学者学术论坛由中国档案学会档案学基础理论学术委员会主办，湘潭大学、湖南省档案局（馆）联合承办，主题为“‘互联网＋’时代的档案理论与实践”；今年，第五届全国高校青年档案学者学术论坛由中国档案学会档案学基础理论学术委员会主办、山东大学承办，主题为“档案与智慧社会”。2019年，第六届全国高校青年档案学者学术论坛将在云南大学举办。

记者：浙江省档案部门率先将档案工作较为妥善地融入了政府大数据发展战略，是地方档案部门积极参与推动政府大数据改革的代表性案例。档案部门参与大数据战略的必备条件和必须解决的关键问题是什么？您能否结合浙江省的实践，谈一谈这个问题？

徐拥军（中国档案学会档案学基础理论学术委员会副主任、全国档案专家、中国人民大学信息资源管理学院教授）：2016年2月，浙江省人民政府正式发布了《浙江省促进大数据发展实施计划》，明确提出本省大数据计划的发展目标是：到2020年底，各级政府数据实现集中管理，政府数据依法依规全面共享和开放，基于数据共享和部门协同的政府治理和公共服务能力全面提升，运用大数据推动经济转型升级、完善社会治理、改进政府服务与管理的成效全国领先。2016年底，浙江省首次提出“最多跑一次”改革，旨在通过业务流程优化、信息共享和力量整合等措施，倒逼政府改革以更好地服务于人民。其中在政府审批效率方面，重点依托大数据战略打破“信息孤岛”，提高各部门之间的数据共享率，以重构审批流程。可见，一方面，以“最多跑一次”为代表的政府治理和公共服务改革是大数据计划应用的重点；另一方面，鉴于政务信息资源是大数据中偏向结构化和社会化的核心部分，结构化使之较为易于进行数据整合和共享利用，社会化使之具有较高的分析价值和利用价值，因而“最多跑一次”改革也是大数据价值最具显示度的一环。2015年11月，为加快推进浙江省信息资源的整合开放和大数据产业发展、强化大数据建设发展顶层设计，浙江省政府成立了浙江省数据管理中心。2017年10月30日，杭州市人民政府办公厅发布了《关于印发杭州市数据资源管理局主要职责内设机构和人员编制规定的通知》，成立杭州市数据资源管理局，明确了其主要职责、任务和内设机构等。在此背景下，以杭州市档案局（馆）为代表的档案部门率先与数管局展开了密切的合作，具体表现在跨部门的信息共享、政务信息资源的归档移交和长期保存。

档案部门参与大数据战略的必备条件包括意识转变、顶层设计、技术支持和协调机制。浙江省档案部门具备这些必备条件正是依托于浙江省政府推行“最多跑一次”改革这一契机：首先，意识转变是指要摆脱对纸质文件的行为惯性和对电子文件的不信任心理。《浙江政务服务网电子文件管理暂行办法》认定电子文件“与纸质文书具有同等法律效力”，消除了思想认识上的阻碍。其次，顶层设计是档案部门参与大数据战略的基础条件，也是“最多跑一次”改革为档案部门带来的重要助力。《浙江省促进大数据发展实施计划》将以省档案局（馆）为牵头单位的档案管理和开放共享列为大数据应用示范工程之一，使档案工作在整个大数据计划中受到了一定程度的重视与鼓励。再者，技术支持是引入企业力量助力政府改革的表现，阿里巴巴作为互联网企业代表，全方面支持了浙江省各级政府改革的技术需求。最后，协调机制是推动政务信息资源共享必须从体制上打通的一个环节，这也是强有力的浙江省政府改革领导下的产物。浙江省档案部门协调与以数管局代表的其他相关部门的相互关系，多次通过会议讨论共同制定了业务考核细则和行政事项基础信息确认表，以规范进一步的业务合作。

必须解决的关键问题包括政务信息资源的归档共享、大数据与档案工作的职责区分、纸质文件与电子文件的过渡协调和由被动需求引导到主动提出需求。档案部门在参与大数据战略中会遇到这四个问题，这四个问题之间并非串行独立，而是相互关联、并行出现的。如，围绕政务信息资源的归档共享，首先离不开明确档案工作的主要职责，只有立足于自身的核心业务范围，才能更科学地与其他部门开展合作；其次归档共享最终需要利用场景作为目标导向，大数据最终需要作用于现实生活场景；最后政务信息资源的归档共享必须以电子文件的载体形式进行，因而必须首先从法律上认可电子文件的凭证价值和合法性，同时要确保归档电子文件的真实、完整、可用和安全。

记者：智慧社会的演进中，数字档案的存在形态赋予了档案更多能力与更多价值。档案成了一种流动的能量符号以及助推行政效率提升的力量，它呈现出了一种财富化特征，其价值成为负载于档案的一种社会关系体现。智慧社会与档案的关系应当如何认知？数字又是如何给管理赋能以及给业务赋能的？

周林兴（中国档案学会档案学基础理论学术委员会委员、全国档案专家、南昌大学“215人才工程”赣江特聘教授、博士生导师）：先谈第一个问题。第一，档案不是包袱，而是一种财富。因为利用大数据技术可以对过去数据或信息进行分析，预测出未来的发展趋势和走向，引领社会的发展。在当前数字环境下，对档案价值的重新审视与认知，给予了档案人一种全新的档案观，即“档案财富观”。第二，档案不仅是凭证，更是一种关系。在数字社会环境之中，大数据社会治理功能使社会再也不是“层级型”的，而是“扁平型”的。可以说档案价值是负载于档案的一种社会关系，对档案价值的这种认知转型给予档案人一种“另类”的档案价值观，即“档案价值关系观”。第三，档案不是太多，而是太少。在大数据环境下，只要档案足够多、足够全、足够完整，就不会出现查全率达不到100%的现象。档案不仅对档案形成者有价值、对档案所有者有价值、对档案研究者有价值，也对档案涉及者有价值；档案价值因人而异、因时而异、因事而异、因地而异。因此档案价值的大小以及其发挥价值的时空都存在一定的偶然，其价值的指向主体也存在很大的随机。在当前数字环境下，这种对档案“生死”判定观点的转变，使档案界正在形成一种全新的“档案存毁观”。

再谈第二个问题。可以看到数字环境下虽然档案价值内涵没有发生本质意义上的变化，但语义网、云计算、大数据和移动网络技术的广泛运用，为档案数据的智能管理、智能开发以及智能利用提供了契机与可能，使档案的价值更加呈现出多元性、效益性、时代性等特征。应该看到，从大数据的视角审视数字环境下的档案，可以发现档案不仅最大限度地体现了“信息层面的价值”，也最大限度地发挥其“数据层面的价值”，正是因为这种价值的被认知才使其所包涵的知识得以提炼，其浸淫的智慧得以显现与被认知。虽然“数据层面的价值”在传统纸质时代或许存在，但基本没有挖掘的可能性，所以说数字环境下“数字”不仅可以赋予档案新的能力，更可能赋予档案新的价值呈现，使社会主体对档案价值获得了一个重新审视的机会。

首先档案数据成了一种流动的能量符号。档案存在形态再也不是传统的纸质形态、处于一种被动的静态，而是以数字化的符号形态存在，成为主动的驱动力量，通过数据驱动业务充分发挥“数字引擎”作用，打破了社会主体之间“信息孤岛”的窘境。如浙江省成立了浙江省数据管理中心，省级部门间的数据共享率达到了83%，通过档案数据的驱动实现了以自然人全生命周期为主线的“一证通办一生事”智能化办事模式，即市民无须提供其他证明材料，仅凭身份证就能办理从出生到死亡的绝大部分涉民事项。“最多跑一次”改革通过大数据共享，政务服务走向精细化、人性化、个性化，实现群众办事从找“部门”变为找“政府”、部门从“各自为战”变为“协同作战”、政府从“权力政府”变为“责任政府”的全新政务服务模式。档案再也不是孤立的音符，而是流动的能量符号，并且在这种流动中实现符号—数据—信息—知识—智慧的转变。其次档案数据成为了助推行政效率的力量。档案数据的流动存在状态使其再也不是孤立的存在，“信息孤岛”现象得以被打破。如在便民服务方面，杭州市已经实现平均60分钟完成不动产登记，这是全国最快速度；在商事证照登记方面，“多证合一”证照办理的时间压缩到了1-2个工作日等。而且这种行政效率提升的意义还反映在对权力的规范与约束上，当前依托互联网建立新的政务系统标准化程度更高，最大限度地提升了权力行使的规范化程度，并赋予了其可能的约束性，减少了办事人员的随意性，降低了个人将公共的行政权力服务于私人利益的可能性。

总之，在当前大数据环境之下、在智慧社会演进过程中，数字赋予了档案更多的能力与更多的内涵空间。智慧不存在高低贵贱之分，档案作为智慧的结晶与物化表征，不存在谁珍贵与谁不珍贵的问题，都可以为当前智慧社会的构建贡献力量。时间不可穿越，我们不可能回到过去保存现在需要的东西；销毁亦不可逆转，我们永远也找不回那些曾经的拥有。我们没有进化到拥有洞悉纷繁复杂宇宙万象的认知能力与智慧，在相信我们能的同时更要相信我们不能。

记者：智慧社会对档案领域的重要影响将从档案、档案管理、档案学这档案领域三大元问题上体现，将持续推进档案领域的数字转型。为什么社交媒体平台不仅是信息形成与传播的重要平台，也能作为更加规范的“档案库”对信息予以可信保存？

周文泓（四川大学公共管理学院讲师）：社交媒体拥有海量用户，在网络空间中即时开展着各类社会活动，活动过程中的信息既是载体又是产物，从而累积出信息资源库，这是社交媒体平台成为档案库的基础。这个信息资源库的档案特性日益凸显：第一，这个信息资源库中包含大量具有档案价值的记录，从证据维度来看，社交媒体信息有凭证价值；此外《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》规定“电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息”。电子证据类型大幅增加，互联网电子数据证据类型逐步成为主要电子证据类型。第二，社交媒体信息中含有大量档案特质的原始性记录，社交媒体平台凭借移动互联网的普及得到广泛应用，成为各类主体记录、传播、讨论社会活动的首发平台，记录了政府机构开展各类业务以及与公众互动的过程、企业开展营销与运营产品的活动、传统媒体上线新媒体的各类报道、个人的工作与生活等方面的信息。第三，档案部门在社交媒体中积极发声，使信息资源库中的信息得到有效规范的全程管理，从而促进信息资源库的档案化，并形成了直接对应于社交媒体平台的档案库。

同时，社交媒体提供的是一个具有多元特征的数字环境，这将使社交媒体档案库呈现新的特点：第一，总体上看，社交媒体档案库是新式的“非纯粹”档案库，体现在档案库与信息库在空间中的交融、档案库在时间维度上即时和历史的交叉、档案库存在不稳定性三个方面；第二，档案库从整体到微观上都是以叠加和关联的形态呈现；第三，庞大多元的主体促进去中心化分布式的档案库构建；第四，从空间来看，档案库直接构建于主要形成于“第三方”的社交媒体平台；第五，社交媒体档案库的证据性弱化、情感性上升，这是由于社交媒体平台上的行为主体以个人为主，信息的价值与人的情感息息相关；第六，记忆与遗忘需要平衡，开放与隐私有待协调。