档案整理的规范性探索

文 / 张爱曾

档案整理有多种方式，广义上指的是考证、鉴定、编撰档案，狭义上指的是档案分类、编制目录、排列案卷等[1]。档案整理是为了更方便利用和保管档案信息。从实践角度看，档案整理包括文本整理和数据整理两大类。随着现代信息技术的发展，各级档案馆数字化建设进程加快，档案整理已不再局限于文本，基于互联网的数据整理变得越来越重要。

一、传统模式下的档案整理：文本整理

（一）档案文本整理的构成

档案文本不但包含了传统类型的纸质文件，同时也包含了一些简单的电子文件。文本整理是将文件转化成档案的必备条件之一，无论哪一种类型的文件，都需要通过详细的整理才能更好地反映出历史信息[2]。没有经过整理的只能叫做“原始档案”，经过整理的才是“系统档案”。“原始档案”和“系统档案”的区别在于：“原始档案”仅要求有一定量的档案信息，“系统档案”则除了信息之外，还要求各类信息之间根据预定的顺序进行排列，以发挥出档案的整体功能。“原始档案”仅强调信息元素的集合，“系统档案”则进一步强调信息之间的关系结构。通常来说，只有经过整理的具备内部关系结构的档案，才能更好地反映出各文本信息的历史关联，具备历史记录功能及历史再现功能。

（二）档案文本整理的发展历程

档案文本整理的发展源远流长，至今已经形成比较成熟的原则和方法。早在十六世纪，欧洲档案界就将“事由原则”作为档案文本整理的基本原则，用于登记整理各皇室档案。十八世纪初，“尊重全宗原则”在法国诞生，被档案界广泛采用。二十世纪中叶，荷兰人论证了档案文本整理的“来源原则”，由此确定了该原则在档案文本整理中的地位。1908年，德国著名档案学家布伦内克构建了“自由来源原则”，进一步修正了原来的档案文本整理基本原则，按照一定比例分配档案信息来源和事由[3]。我国近现代以来比较流行的是“尊重全宗原则”。何嘉荪教授提出了“客观全宗”概念，对我国档案文本整理的影响较大。从档案文本整理的历史渊源看，保持文本历史关联是档案界永恒的追求。

（三）档案文本的历史关联作用

档案文本的历史关联也叫做档案内在关联，主要是指文本产生以及处理中构建起的内部联系，一般体现在档案文本的来源、保存的时间、信息内容及表现形式等方面，其中档案文本来源的关联最为重要[4]。但是档案文本来源关联与历史关联并非是等同的，而只是历史关联的展现形式之一。当前的档案文本整理有不少只是强调文本来源关联，用这种来源方式掩饰更本质与宏观的历史关联，存在一定的偏颇。所以档案文本整理要有较高的历史性原则，而不是只坚持本文来源原则。文本历史关联可以在档案整理的多个层次得到应用，如全宗划分层次、档案分类层次、立卷层次等。此外，保存时间的关联、信息内容的关联、表现形式的关联等，也可以作为档案历史划分的依据，使档案文本的历史关联更加丰富。

二、互联网时代的档案整理：数据整理

（一）档案数据整理的基本方式

档案数据是一种数字化的信息形式，可以在数据库中得到永久保存。相对于档案文本来说，数据形式有了计算机和互联网的支持，赋予了档案整理新的功能及意义。档案数据主要反映出以下三种信息。首先是档案内容，这是档案的本质所在，同时也是档案信息最大的主体，可以充分体现出历史原貌。其次是档案形式，即档案信息格式、代码标准、排列规则等。再次是数据载体，即数据通过怎样的平台进行整理和传输。由此可见，档案数据的整理方式，主要围绕内容、形式、载体进行，将内容进行数字化处理，形成适合网络储存和传播的格式，而载体也多种多样，包括数据库、网络平台、各种新媒体等。档案数据整理在文本整理的基础上有了大幅飞跃，在理论意义上可以达到永久保存，储存空间也更大，在信息分析、传输、修正等方面具备更多优势。

（二）档案数据整理的结果

通过档案数据整理，形成了丰富的数据检索目录，如全文索引、题目索引、案卷索引等，或者根据文号、类型、地名、人名等进行检索，构建一个全面性的搜索网络，使档案数据在整理之后能够提供强大的服务功能。而随着互联网及信息技术的发展，档案数据整理更方便地对每一份档案所包含的信息进行详细描述，有效录入单份档案的全部特征，并通过网络平台任意组合这些特征，在多途径的条件下实现全方位检索。档案数据整理既反映了各档案信息的历史关联，又反映了信息之间的逻辑联系。从这方面看，档案数据整理在很大程度上超越了文本整理，但又离不开文本整理的特质。首先，文本整理作为原始档案最初的整理形式，在档案管理过程中不可或缺，数据整理需要文本整理的支撑，才能发挥出更大的作用。其次，数据整理是文本整理的“加强版”，甚至在某些情况下可以脱离文本整理，在互联网上采集更多的信息，但许多珍贵的权威的档案，还是需要文本进行提供。

（三）档案数据整理的载体形式

档案数据整理需要一定的载体才能顺利实现。从当前的情况看，档案数据整理的载体形式主要有数据库、信息采集软件、文本扫描系统、智能检索系统及各类新媒体等[5]。其中数据库建设是档案数据整理的核心环节，只有具备合适的数据库，才能使档案数据整理有实践意义。目前比较流行的数据库有SQL server、Oracle、Aceess、MySQL等，具体采用哪种数据库要视数据系统的实际情况而定。信息采集软件则是用于捕捉网络相关信息，不断丰富档案资源库内容。文本扫描系统用于档案文本的扫描著录，对原始文本进行数字化处理。智能检索系统是提供档案服务的重要方式，用户可以通过各类型的检索享受到档案数据整理所带来的便利性。此外，随着网络新媒体的快速普及，越来越多的档案馆开始通过新媒体平台传播信息，如通过官方微博、微信公共号等，为广大用户提供档案服务入口，增进档案馆与用户之间的联系，使数据系统有更多的平台对公众开放服务。

三、档案整理的规范性：文本整理与数据整理的共存

（一）文本整理与数据整理都是为了实现档案的社会性

档案是为社会服务的，这是一个不争的事实。社会的发展离不开人类的各种社会活动，这些实践活动涵盖了社会的方方面面，甚至具体到每一个事件，都会生成一定的档案信息。与此相对应的是，所有档案信息都有一个属于自己的具体事件。而当社会实践活动完成之后，事件就会成为一段历史。无论是档案文本整理还是数据整理，都存在着历史关联性，这也说明两种整理都是为了实现档案的社会性。历史和档案也是相对应的，档案有着较强的历史价值，即便时过境迁，原来的社会活动场景已无法再现，但档案记录了当时的痕迹，提供给后人查阅的机会。传统档案整理主要是文本整理模式，相对来说在全面性和保存性方面有所欠缺，但档案文本是最原始、最真实的信息，同时也是档案数据的母体，绝大多数的档案数据都是通过档案文本数字化转变而来的。所以，充分发挥档案数据整理的优势，填补文本整理中的空缺，有利于找到档案和历史的一一对应之处，最终揭开历史真实的“面纱”。

（二）数据整理有助于文本整理的社会活动重构

档案与社会活动关联密切，两者的主客体关系也是动态的。在社会实践活动发展的过程中，逐渐形成有价值的档案。在这种情况下，社会活动是主体，档案是客体。当社会活动结束以后，逐渐成为一段历史，只在档案中留下记录痕迹，这时档案就变为主体了。档案文本整理主要是为了分类原始档案，对已经发生的社会活动进行重构。任何历史片段都是由社会活动碎片组成的。档案工作者在厘清档案与社会活动的关系之后，需要对这些碎片进行必要的整理，确保档案信息的真实性，能够对社会负责、对历史负责[6]。而档案数据整理则是基于文本整理发展起来的，在帮助文本整理重构社会活动方面，数据整理可以起到很好的辅助作用。首先，数据的便捷性扩大了社会活动的重构范围，有助于档案文本满足多样性的社会活动利用需求。其次，在社会活动重构的过程中，档案文本提供了详细的依据，重要文本内容可以进行数字化处理，形成长久的保存方案，将一些社会活动资料纳入到数据整理中，从而形成文本和数据的双重保护。

（三）文本整理和数据整理是一个有机的整体

文本整理是一项传统的档案整理方式，需要大量的人工处理，工作效率较低。而数据处理借助计算机和互联网，形成了自动化的处理模式，极大地解放了人力。在数字化时代，档案信息可以在不同的载体上面自由转换，提升了档案整理效率。但这只是一种整理模式上的进步，文本整理依然不可或缺，两者是一个有机的整体。许多卷宗还是需要经过文本的初步整理，才能提供更多的数据来源。从形式上看，文本整理是一种有形的整理，而数据整理超越了纸质资料，将有形化为无形，可以在网络平台上实现深度检索[7]。对于文本整理来说，文件排列与著录是隔离的，需要单独进行，而数据整理则有效合并了这两个环节，这样可以解决文件不能及时著录的问题，更真实地对历史情况进行反映。无论是档案文本还是档案数据，具备更多联系的“文件集合”远比单一文件的价值高，这就需要两种处理方式相互补充，发掘出一定数量的“文件集合”功能，全面提升文本整理的覆盖范围，并使数据整理具备丰富的资源潜力。

（四）数据整理的信息裂变拓展了文本范围

信息裂变是数据的一大关键功能，在数据整理中，信息裂变可以大大拓展档案文本的范围。例如数据整理捕捉到一条原始的文本信息，就会比对数据库中是否存在关联信息，这样就会发现第二条、第三条甚至更多的相关信息，而且后面的信息也可能存在关联度，这样就产生了信息裂变现象，使得一条档案信息能够带出一系列的关联信息。数据整理根据档案文件之间的逻辑联系，构建起一个庞大的数据检索系统，有利于信息裂变的快速实现。这种现象在生活中有着极大的应用价值，例如历史学家在翻阅历朝历代文本档案的同时，可以通过数据系统的搜索，全面掌握与主题相关的各种信息，便于自身的专题研究；地质学家在分析地震灾害的过程中，除了翻阅气象档案之外，还可以借助信息裂变的方式，深入数据系统查找相关信息，这有利于地震灾害原因的准确发现，根据一定规律现象为地震预防提供决策依据。由此可见，无论是文本整理还是数据整理，都能在信息裂变的基础上扩大检索范围，在提高档案文本利用价值的同时，也使数据系统发挥出更大的效用。

参考文献：

[1]吕永明.档案整理和数字化加工服务外包的实践与思考[J].档案与建设,2016(8):69-71.

[2]刘丽平.归档文件按“件”还是按“卷”整理问题研究[J].北京档案,2017(4):21-24.

[3]郑慧玲.档案的物质结构与档案整理[J].山西档案,2014(2):48-50.

[4]王协舟,尹伟沣.《归档文件整理规则》解读——基于新旧规则两个标准的文本分析[J].档案学通讯,2017(4):75-79.

[5]朱琪.民国档案数字化前原数据整理编目[J].中国档案,2015(2):50-51.

[6]郭鹏.北京大学对清代内阁大库档案的整理及其启示[J].山西档案,2016(6):15-17.

[7]王勤.规范档案整理 促进档案移交——解读《中央档案馆文件级档案接收质量检查办法》[J].中国档案,2016(12):29.