收集教职工家庭档案 丰富高校档案资源

文/王 芳

近年来，人们很关注家教、家风研究。“注重家庭、注重家教、注重家风”，是时代的需求。“家教”“家风”是袓辈留下的优良传统文化，承载这些优良传统文化的载体就是宝贵的“家庭档案”。在高校，许多教职工具有良好的“家教”“家风”，承载他们良好“家教”“家风”的，就是他们独特的“家庭档案”。高校档案工作者适当地收集整理教职工的“家庭档案”，有助于丰富完善高校档案资源。

一、教职工家庭档案对高校档案资源建设具有重要意义

1.教职工家庭档案是高校档案的重要资源

家庭档案包罗万象，内容丰富。一张张老照片是家庭档案，一封封旧家书是家庭档案，一张张老票据也是家庭档案。这些家庭档案不仅反映了不同时期社会各个层面的家庭生活状况、经济状况，也是社会变迁的有力见证和真实缩影。一些知名家族的家庭档案甚至是一个地区、一个城市、一个国家的历史缩影。著名的孔府档案就是一部完整的家庭档案，家谱、族谱及其有关历史档案，就是山东曲阜这座城市发展的历史缩影，甚至也可堪称中国儒学发展史的缩影。

高校许多教职工保存着家庭档案，这些家庭档案内容丰富，数量大，价值高，实用性强，真实反映着一个家庭、一个高校、一个地区的历史变迁和政治、经济、文化等发展状况。这些教职工的家庭档案与教职工所属的高校发展有千丝万缕的联系，因此这些家庭档案是充实高校档案资源的重要组成部分，有些甚至可以弥补高校档案馆馆藏所需重要档案的空白。

2.教职工家庭档案是相互印证个人记忆与学校记忆的重要载体

档案的一个重要功能就是印证历史。近几年，国家档案局为吸引更多普通人关注档案、走近档案、帮助社会公众认识档案价值、增强档案意识，要求各级档案部门要集中组织开展系列宣传活动，并将每年6月9日“国际档案日”的主题分别定为“档案在你身边”“档案与民生”“档案——我们共同记忆”，通过社会、家庭、个人的共同记忆，唤起情感共鸣，凝聚社会力量，更好地促进国家发展、社会进步、人民幸福。因此在高校宣传家庭档案的重要性，提倡家庭档案建设，总结家庭档案的归档整理办法是非常必要的。家庭档案有利于从微观层面丰富高校档案资源。当前，许多高校档案馆的馆藏主要以文书档案为主，这些档案多为反映学校管理、教学工作方面的内容，缺少记录广大师生真实生活、学习的原始材料。一位法国档案学家指出：“历史是不能只根据官方文件来写的，因为这些文件常常是语言枯燥，甚至有可能失去客观真实性，因此，必须用个人收藏的档案或私人档案来补充。”家庭档案可以生动地反映学校发展的历史变迁，达到个人记忆与学校记忆的相互印证，是学校制订发展规划和编写校史时难得的生动素材。家庭档案能够发挥学校文书档案无法涵盖领域的作用，填补高校档案在某些领域的空白，有利于高校档案资源多元化建设。

3.收集教职工家庭档案有利于提高广大师生及校友的档案意识

家庭档案就是收集不同家庭和个人的相关资料，按档案建制建立起来的档案。对一个家庭、一个人而言，一桢桢老照片、一封封旧家书、一张张老票据，只是能沟起旧时记忆的零散实物。但是通过有组织、系统化地收集、整理这些老照片、旧家书、老票据，就能建起家庭档案。家庭档案有助于教职工提高对档案的认识，增强收集整理档案的意识，当然也为学校档案工作的发展奠定了群众基础。

4.收集教职工家庭档案有利于促进校园精神文明建设

在收集教职工家庭档案的过程中，会使教职工有参与学校建设的荣誉感。收集教职工家庭档案的过程，一方面是丰富教职工家庭的精神生活的过程，另一方面也是提升教职工家庭的文化品位的过程，同时也是传承高校校园文化精神的过程。在收集、建设家庭档案过程中，教职工和档案工作人员在潜移默化中提升自身素质。这些家庭档案也会成为广大师生及校友开展爱党、爱国、爱校等教育的丰富生动的素材。

5.教职工家庭档案有利于推动高校档案事业的发展

收集、整理教职工家庭档案，能够使很多珍贵的历史档案妥善地进入学校档案馆，这是推动高校档案事业的发展的重要方法。这有利于高校档案工作者树立“大资源观”，建立科学合理的馆藏资源体系，促进高校档案资源建设体系各个层面的协调发展，也丰富了馆藏档案的门类，使馆藏档案的结构比例合理化，与馆藏档案互补互生，具有较强的趣味性和可读性，为提高和改善档案利用服务奠定了基础。教职工的家庭档案是宝贵的原始材料，这些原始材料是学校编写史志的难得素材，还可充实校史馆的展出内容，这也是档案工作向不同层面纵深发展的重要途径。

二、教职工家庭档案的收集和整理措施

1.完善档案接收制度，扩大档案归档范围

将教职工家庭档案归档正式列入学校归档范围，并将归档要求和整理办法列入学校各类档案归档要求中，确保收集及时、整理规范。

2.进行广泛宣传，增强教职工档案意识

通过学校档案馆网页，利用馆藏资源进行宣传，让教职工的家庭档案成为宣传材料中最生动、珍贵并有吸引力的一部分内容。我校在每年“世界档案日”宣传期间，定期举办全校师生家庭档案评比活动，鼓励广大师生积极参加，学校档案馆在征得作者同意后对获奖作品进行收藏，并颁发收藏证书，给予相应奖励。去年我校在档案日期间制作了题为“档案，我们共同的记忆”的微信，编发了我校从建校起很多重要的历史瞬间、校园变迁以及有历史意义的实物档案，在档案日当天成为学校官微的热点内容，点击率达到1700多人，受到广大师生和校友的好评。

3.普及档案知识，完善家庭档案的管理办法

在征集教职工家庭档案过程中，档案部门可以根据家庭档案的特点，结合高校档案管理办法，制定科学规范的教职工家庭档案收集、分类、整理及保管方法，并总结推广。例如，为了方便查阅利用，可以在教职工家庭档案目录中设置档案形成时间、顺序号、档案名称，存放地点、保管期限等栏目，教职工家庭档案的分类可以根据以下几种方法：按记录的载体分为纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、其他实物档案等；按反映的内容分为家族历史、爱情婚姻、子女养育、工作履历、亲朋聚会、工作成果、荣誉证书、健康保健、理财凭证、家电使用维护、旅游纪念、物品珍藏等；按类别的名称分为文稿类、证书类、书信类、作品类、合同类、账目类、票据类、照片类、病历类等。整理各类家庭档案时，可以根据以上类别分别整理，并给每类档案编号造册登记。教职工家庭档案保管存放视家庭条件而定，可根据家庭档案的内容分为永久和长期两种保管期限。出生证、结婚证、房产证、专业技术证书、协议书等重要材料可定为永久保存，设备维修说明、购物凭证可定为定期保存。

4.创新接收模式，实现档案资源共享

我们采取代为保管、接受捐赠、征收购买、暂借复制、专题展览等多种灵活多样的方式收集有保存价值的教职工家庭档案。对主动捐赠档案的各类组织和个人，由学校档案馆颁发荣誉证书，并给予适当奖励。对于比较珍贵的档案资料，档案馆可以与档案所有者真诚协商，签订合同，由学校档案馆提供寄存或者代管服务，其档案所有权不变。对于确实具有较大社会保存价值但属个人所有的档案资料，所有者愿意出售的，视具体档案资料的价值，经过双方协商定价，进行有偿征购。对于特别珍贵的档案资料孤本，所有者不愿意捐赠、出售、寄存的，可采取对原件仿真复制的方式进行征集。

5.重点走访，收集整理珍贵的档案

我们对学校有重大贡献和突出成绩的人员进行重点访问，收集个人传记、重要信函、照片、证书等有价值的文件史料。同时通过对有收藏爱好、对学校历史材料保存完整、在本校工作时间较长教职工进行走访，收集反映本校发展变迁的实物、声像、文件材料等，通过走访收集建校以来的各种校徽、工作证、学生证、优秀教案、重要照片等各种有价值的档案。

6.开展口述历史工作，采集、开发新型的家庭档案资源

许多高校都已经有数十年的历史了，许多教职工一辈子对学校做贡献，参与了学校的创建、经历了学校各个发展时期。对这些老教师、老职工进行口述历史的采集，文字材料的整理，可以让学校发展史显得更全面、更丰富、更接近具体的历史事件真相。开展口述历史工作，采集、开发新型的家庭档案是高校档案工作的重要补充，是高校档案工作的新途径，对学校凝聚力起到十分积极的作用。

总之，高校档案馆将散存在教职工个人手中有保存价值的家庭档案收集到档案馆，能够让家庭档案发挥更多的作用。教职工家庭档案的收集能够使高校档案馆藏更丰富、更真实，更好地记录学校历史，传承校园文明，更好地为学校发展服务，为广大师生、校友服务。高校档案工作者要不断研究、不断学习，以便更好地收集、整理、开发教职工家庭档案。