加强高校教学档案管理的策略探析

严继莹/浙江师范大学行知学院

方文彬/浙江师范大学研究生院

高校教学档案是高校在教学活动中形成的具有保存价值的材料，是教学过程的真实记录。高校教学档案作为重要的教学资料，是有效开展教学的基础，也是反映和评估高校教学质量及管理水平的重要依据。大数据时代，高校教学档案管理工作面临新的机遇和挑战。在大数据背景下，如何通过加强高校教学档案管理，切实提高高校教学档案收集、管理和使用的效率，全面分析档案数据，及时反馈教学情况，已成为高校的当务之急。

1 加强高校教学档案管理的重要意义

第一，是提高教学质量的重要前提。大数据背景下，加强高校教学档案管理可以全面优化工作流程、提高工作效率，从而最大限度地发挥档案服务教学的职能，充分满足高校教学改革与发展的需求，提高教育教学质量。当前，要顺应大数据时代的要求，重新梳理部门、院系之间的业务关系，重构教学档案管理工作流程，从而有利于进一步规范教学秩序、优化教学环节和教学过程。此外，随着档案管理数字化工作的快速推进，传统的纸质教学档案管理模式已经不适应发展需要，因此需要在推进高校教学档案数字化工作，进一步提高档案的利用率。第二，是提升教学质量的重要手段。高校教学档案是反映和评估高校教学质量及管理水平的重要依据，因此加强教学档案管理能够及时了解教学情况，进而能把控教学的各环节，提高教学规范管理的程度。第三，是提供个性化服务的必然要求。高校可以通过设计开发教学档案管理软件，全面系统地分析教学运行状态数据，建设数字教学档案信息资源体系，针对不同管理部门或服务对象的需求提供服务。如，收集档案中反映学生成长过程的信息，提供学工部门为其进行大数据分析提供便利。

2 高校教学档案管理存在的主要问题

一是管理制度陈旧。目前高校开展教学档案管理往往沿用国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》等规范，囿于制定发布的年份较为久远，难以满足当前工作需求，其指导价值不断弱化。如，随着我国高等教育的快速发展，教学的内容、要求和形式发生了很大变化，目前高校推行教学网络化管理、不断简化办事流程、越来越多地使用电子文件，由此产生的纸质文档越来越少，但若沿用传统的工作规章，不得不将纸质文档进行归档，所以需要将电子文件打印出来再归档；再如，传统的管理制度不要求收集反映大学生在校期间课业情况的资料，而近年来用人单位为考察大学生的综合素质，经常要求高校提供这部分材料，但这部分材料没有被收集归档，高校往往无法提供。

二是教学档案数字化工作落后。目前高校校园信息化已经普及，很多高校配备的信息化管理软硬件都能够满足高校教学档案信息化管理的基本需要，此外电子载体的大量应用与数字传播方式的兴起也促进传统的纸质档案管理逐步向数字档案管理过渡。遗憾的是，高校教学档案数字化工作仍然相对落后，“大多数高校的教学档案资源库建设还处于初始阶段，还没有建立案卷级目录系统，而建立的文件级目录系统和全文数据系统的高校更是少之又少”[1]。究其原因，在于高校缺少既懂档案数字化管理又熟悉教学业务流程的工作人员。笔者认为，当前加强高校教学档案管理的关键在于建设一支高素质、懂业务的档案管理队伍，全面提升档案数字化管理的质量。

三是高校教学档案开发利用工作亟待提升。长期以来，高校开展纸质教学档案管理工作的手段较为落后，主要通过手工操作来完成，因此档案利用工作只能提供查阅或出具证明，不能利用互联网提供远程开放式服务，无法满足不同服务对象的个性化需求。笔者认为，只有统筹高校教学档案管理系统与教学管理系统，实现两者相互协调、数据完全共享，才能快速利用教学管理系统的数据，为高校进行教学改革提供更多的数据依据，同时及时分析并反馈高校教学成效的动态变化。

3 加强高校教学档案管理的策略探析

“高校需要在全面了解和认识大数据技术和时代背景的基础上，制定出切实可行的校园档案管理的工作准则，并加强与档案信息化管理相关设备的引进力度，为提高教学档案的效率奠定良好的基础”[2]。要及时工作理念，对高校教学档案管理进行流程再造，并创新管理机制、路径和服务方式，提升工作效益。

3.1 实现工作队伍专业化

可以说，高校教学档案管理工作能否顺利开展，在很大程度上取决于管理人员的专业素质。当前高校教学档案管理迫切需要一大批既懂档案业务、又熟悉教学管理、又熟练掌握信息技术的专业人才，必须要“加强对教学档案人才的专业知识的培养，包括网络信息管理技术和数据挖掘技术，并辅之以先进的服务理论和实践，全面推进数字档案的网络化管理与服务，从整体上提高教学档案的管理效率”[3]。

3.2 实现工作流程程序化

工作流程程序化是推进教学档案工作系统化建设的前提。根据大数据的相关要求，应将高校教学档案管理的复杂过程、数据资源进行有效整合和流程再造，实现工作流程程序化、管理平台系统化。高校教学档案管理只有建立大数据管理系统，实现不同部门之间教学信息的统一化收集、整理、分析、共享、开发与应用，才能提高信息化管理效率与服务功能。同时，在程序化建设过程中还要注意数据信息的标准化建设，只有建立教学档案管理系列标准和规范，才能保证信息资源的统一管理和有效整合，为实现网络化管理提供便利。

3.3 实现部门间的协同化

实现部门间的协同化是推进高校教学档案管理的主要路径。高校教学档案管理是一个系统的、复杂的工作，不仅涉及校内不同院系、不同职能部门，还涉及校外企事业单位、社会团体等，只有实现部门间的统一组织与协作，将与整个教学档案管理相关的信息技术、功能与应用等进行整合与共享，尽量降低综合应用成本，实现和满足校内、校外不同群体的需求，才能实现教学档案的最大价值。在大数据时代，对高校内部而言，要更加关注各档案数据归档部门之间的关系，特别要与教学管理部门、各院系之间经常沟通、交流和协作，及时关注教学改革进程，确保教学档案资料的及时性、一致性和完整性。对高校外部而言，在充分关注和利用社会的先进技术、其他高校先进管理理念和网络管理系统的基础上，经常保持互动与交流，主动分析企事业单位、社会团体的需求，提供高效、便捷、安全的档案信息服务，搭建合作交流平台。

3.4 实现管理与服务工作的个性化

教学档案信息管理不受期限时间和存放空间限制，大数据的开发与利用为实现教学档案个性化管理与服务提供了无限可能。首先，教学档案的个性化管理。教学档案不再是统一的固定格式的纸质资料，可以是视频、数字照片、电子文档等多种形式，院系、专业可以根据自身实际情况，将有价值的、能反映教学特色的信息资料归档，这些特色档案经过若干年积累，完全可以如实反映教学改革过程和所取得的成效。其次，教学档案的个性化应用。高校可以利用互联网提供远程开放式服务，根据教学环节、类型、方式、时间、成果等等进行整体查询、统计，或分院系、专业等进行查询、统计，也可以根据大学生个体的教育教学情况，全面展示大学生个人能力的成长变化过程、校内外指导教师评价和在校期间所取得的各种奖励等，不仅满足大学生、高校和社会不同群体对档案的多样化需求，还能根据教学评估需要提供高效、快速、全面的数据信息分析，形成各种各类档案编研材料并及时反馈教学管理部门，增强教学档案的针对性、实用性，不断提高高校教学管理水平和教学质量。

注释与参考文献：

[1]尹黎莉.大数据背景下高校教学档案信息化管理[J].兰台内外,2016(5):28.

[2]孟霞光.浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策[J].天津市教科院学报,2013(21):51.

[3]张叔琴.高校教学档案系统化管理探析[J].山西档案,2013 (8):66.