医院档案管理信息化的SWOT分析

文·曲静 董欣 乔燕

当今社会科学技术高速发展，随着各种制度的完善，信息量也越来越大，传统的纸质存储媒介已不能满足当今的需求。随着“数字化医院”建设的开展，将信息化技术引入医疗机构的档案管理工作，以适应社会信息化的进程，是医疗机构档案部门目前的重要任务。

一、医院档案管理信息化的概念

医院档案管理的信息化，是指应用信息化技术，如网络通信技术、数据管理系统等，对医院的档案信息资源进行规范化的管理和利用，使这些档案信息的获取、传输、处理和利用数字化。医院档案管理的信息化，可以利用现代化的数据技术优势，充分实现医院档案信息的资源共享，提高医院档案的管理水平和利用效率，有利于各医院之间的交流合作，形成更具有实际意义的网络档案馆。

二、SWOT分析法的基本理论

SWOT分析法是由美国旧金山大学的管理学教授韦里克（H·Weihrich）于20世纪80年代初提出来的，是一种能够较客观而准确地分析和研究一个单位现实情况的方法。SWOT是英文Strength（优势）、Weakness（劣势）、Opportunity（机会）、Threat（威胁）的缩写。所谓SWOT分析，就是通过对组织的优势、劣势、机会、威胁的分析，运用系统学原理，把优势、劣势、机会、威胁相互匹配起来再加以分析，由此制定或修改组织的经营战略，使组织目标、管理意识、经营方法等方面适应组织及其变化。从整体来看，SWOT可以分为SW和OT两个部分，前者主要用来分析内部条件，后者主要用来分析外部条件。

三、SWOT分析在医院档案管理信息化建设过程中的应用

（一）优势分析

所谓优势（Strength）是一个组织机构内部的自身因素，是在某些方面超越同类的条件或形势。医院档案管理信息化建设是通过医院档案部门将现代信息技术与档案工作结合起来，利用信息技术代替原来的纸质介质对档案进行管理和提供相应的服务。其优势，一是在当今世界各种资源紧张的环境下，医院档案的信息化可以节省大量的人力、物力和存储空间，为医院节省了资源；二是在医院多方面工作事务反复利用档案的情况下，可以很好地保护档案原件，降低档案的损坏几率；三是信息化建设，除基础的文字记录外，还提供了视频、录音等多媒体数据信息，丰富了档案内容；四是医院档案信息化既方便了对档案文件和内容的查找、归档、整理，又避免了因修改需要而造成的重复劳动，可以大大提高档案工作的工作效率，易于为档案管理者和使用者接受；五是以互联网作为平台，消除了时间和空间的限制，可以实时实现医院档案信息间的共享。因此，与原有档案管理方法相比，医院档案管理信息化可以为管理者和使用者都来带来极大的便利。

（二）劣势分析

所谓劣势（Weakness）是指组织机构内部自身存在的，对组织发展不利的因素。医院档案管理信息化的弊端，一是由于国家或医疗机构制定管理办法尚不完善，医院和卫生部门对于档案信息化的工作重视和支持力度不够，缺乏统一的规范化标准和相应的专业培训；二是从事医院档案管理的工作人员多不专业，素质参差不齐，尤其对于大龄工作人员，容易出现对于现代化工作方式的不适应，工作容易做不到位；三是信息化本身也存在一定缺陷，比如信息化的系统不稳定，可能会出现技术上的故障，还可能遭受病毒或者黑客入侵，存在档案丢失、损坏或隐私泄露的潜在危险。

（三）机会分析

我国现有的《中华人民共和国档案法》《医疗卫生档案管理暂行办法》《全国档案信息化建设实施纲要》等档案管理制度，为医院档案管理的信息化建设提供了基础依据。借助国家新医改提出的要求和医院等级评审的具体指标，可以为面向档案管理信息系统的建设提供政策支持。另外，临床信息共享与融合已成为构建区域医疗协同服务平台的必然趋势，而档案管理信息系统的发展是顺应这种趋势的。在目前医疗环境下，医疗档案的真实与完整性变得日益重要，传统的档案存储和管理方式已不能满足这种需求。因此，随着信息化的发展，用于档案信息化的软件不断被开发出来，相关技术的日趋成熟，必定有助于推动档案信息化工作的发展。

（四）威胁分析

威胁是来自机构自身以外的因素，正所谓机会与威胁同在。任何事件的影响都是相对的，档案信息化建设在迎接巨大机会的同时也将面临巨大的威胁。譬如，医院档案信息化的相关法律法规相对滞后；医院档案部门缺乏人才准入机制，人才流失的现象也时有发生；存储介质存在一定的不稳定性；医疗档案信息的安全问题越来越突出。

四、医院档案管理信息化SWOT分析的战略组合分析

SWOT分析作为选择和制定战略的一种方法，提供了四种战略，即SO战略、WO战略、ST战略和WT战略。

（一）SO战略

SO战略就是依靠内部优势去抓住外部机会的战略，是在整个战略分析中想要达到的最理想的态势。依靠内部优势去抓住外部机会，就是在医院档案信息化建设的过程中，档案数据信息与医院其他信息系统的互联互通，实现临床疾病数据资源共享，改善医院信息系统建设中的“信息孤岛”和“信息烟囱”现象；基于信息资源的深度融合，极大降低档案管理人员的劳动强度，提高医院档案管理工作效率；医务人员可以基于门诊、住院或护理等相关信息系统平台，通过网络完成每日的病人门诊与住院诊疗信息录入；当病案室收到病案调阅需求时，也可以通过相关信息系统平台的接口，基于一定的信息安全机制，对病案进行访问与调阅；信息深度融合还为档案数据的记录提供了丰富的多媒体支持。在文字记录的同时，提供诊疗过程中产生的声音、图像、视频等多媒体数据信息的记录，还可以为病案数据的云存储、个性化的数据查询和未来基于移动终端的APP应用提供快速、可靠的共享服务。

（二）WO战略

WO战略就是要利用外部的机会来弥补或改进内部存在的劣势，来达到提升组织的总体效果。具体战略，一是争取资金支持。针对医院档案管理资金投入不足的内部劣势，可以利用政府支持信息化进程的外部机遇，争取更多的资金来源。二是争取政策支持。目前，医院档案管理过程中存在档案信息化法规和标准建设的不健全，正好可以利用整个社会法律法规的建立健全大环境，逐步建立医院信息化的法规，尤其是在医院内部应该可以借助法治社会发展的机会制作内部的档案信息化管理条例。三是加强安全管理。要加大对档案信息安全的审查力度，做好定期检查，提高工作人员的忧患意识，确保档案信息的安全。

（三）ST战略

ST战略是利用自身的优势，去避免或减轻外部威胁的打击。档案信息化管理可利用自身的优势，例如：一是专业人才优势。档案信息化有自身的专业特点，利用这些特点培训适应医院档案管理信息化的复合型专业人才。该类型人才的培训需要具备医院档案管理和信息化管理多重专业知识，并且熟练掌握病例管理等相关医疗知识。目前由于社会人才流失现象时有发生，各个领域的人才都存在不稳定的特点，而专业人才的长期稳定性直接影响医院档案管理信息化的管理水平，因此依据自身的专业优势，完善医院档案管理人才引入机制对于信息化的完善和发展具有重要的意义和作用。二是档案信息安全。建立完善的医院档案管理信息化的安全体系，档案信息安全对于医院管理信息化的顺利进行具有重要的作用。档案管理者应提高安全防范意识。档案管理者要严格规范个人行为，务必保证档案实体完好无损，对涂改、丢失或擅自销毁档案等行为坚决预防和制止。

（四） WT战略

WT战略是直接克服内部弱点和避免外部威胁的战略。这也是在遇到困境的过程中才会采取的应对危机的战略。面对医院档案管理过程中服务方式落后、服务意识不到位的内部劣势和管理模式落后的外部威胁，医院档案管理部门应该从自身出发改善服务方式和管理模式。首先，医院用于档案管理信息化的基础设施落后以及经济投入不平衡都对档案信息管理造成了很大影响，因此应该加大对医院管理信息化的宣传力度，引起医院及卫生部门的重视，进而增加对医院档案信息化的投入，保证档案管理信息化的顺利开展。同时，综合分析本地区经济社会发展的情况以及对医院管理信息化的需求来调整管理策略，满足本地区对医院档案的需求。

根据分析可知，医院应该抓住当前社会信息化的发展机遇，加快档案信息化建设，让使用者能最大限度获得最大的信息输出量，使医院档案管理工作适应新形势发展的要求。