规范职院财务档案管理，提高财务经济管理水平

张婷

【摘要】随着互联网技术在职业院校的财务工作中的应用，职业院校利用计算机软件和相关设施来提升财务管理水平，但职业院校对财务档案管理工作的重视程度不高，在财务档案管理上存在问题。鉴于此，本文对职业院校财务档案管理存在的问题进行分析，通过分析财务档案管理中存在的问题，提出了规范职业院校财务档案管理，提高财务经济管理水平的具体措施。此次研究的主要目的是为了更好地规范职院财务档案管理，提高财务经济管理水平。

【关键词】财务档案 财务经济 档案管理

一、前言

职业院校的财务管理档案是指职业院校财务管理室在执行财务监督和财务调查任务时，收集、制作的各种文字、图表等相关材料，主要包括：财务项目档案、其他财务资料档案、备查资料档案等。从长远的发展趋势上看，职业院校的财务管理档案的服务范围不断扩大，由单一型的财务收支状况转变为效益财务、经济责任财务、固定资产财务等多种财务，并延续了财务工作。

二、职业院校财务档案管理存在的问题

（一）财务档案管理制度不健全，管理方式守旧

在财务档案的归档过程中，没有专业的审计人员在审核财务之后转交给档案人员。由于档案管理人员没有系统学习过会计知识，对会计知识掌握不全面，不能及时发现财务管理档案中存在的问题，无法保证财务管理质量。并且，在职业院校财务档案管理过程中存在纸质档案[1]。一些职业院校的财务档案都是纸质资料，用书写的方式记录财务数据，长时间下，财务数据的字迹容易模糊，使财务档案在查询过程中容易出现差错，加大了财务档案管理的风险。

（二）财务档案管理技术落后，鉴定销毁难度较高

在职业院校的财务档案管理过程中，一些职业院校存在财务档案管理技术落后的状况。大多数财务档案管理的方式都是纸质档案管理，没有充分利用先进的计算机技术[2]。但大部分会计的电算化管理已较为成熟，在截取財务管理数据时，由于财务管理的纸质档案不够全面，不利于财务经济管理水平的提高。财务档案的鉴定销毁难度较高，是财务档案管理的重要环节，但在具体工作中存在没有工作人员的现象，导致大量财务档案没有及时进行销毁，加大了财务管理工作的工作量，使财务档案鉴定销毁工作不能顺利实施，影响财务经济管理水平的提高

（三）财务档案管理人员较少、素质较低

职业院校财务管理方面存在缺少专业的财务档案管理人员的现象，许多重要的财务资料都是由个人保管，没有进行统一管理。长此以往，许多重要的财务档案资料就会丢失。职业院校财务档案管理人员的素质较低[3]。在一些职业院校财务管理过程中，一部分财务管理工作人员没有接收系统的财务档案管理的培训，缺乏财务档案管理的专业知识，不能牢牢掌握财务档案管理规则和管理范围，使这些财务档案管理人员在工作过程中容易出现装订不规范的现象。

三、规范职院财务档案管理，提高财务经济管理水平

（一）健全职业院校财务档案管理制度、重视会计电子档案的管理

职业学校要规范财务档案管理工作应该健全职业院校财务档案管理制度。健全职业院校财务档案管理制度首先应该健全财务档案归档制度，应该标明归档范围、保管具体的时间期限、整理档案的方法和归档的具体要求；其次，职业院校应该建立财务档案的安保制度，运用先进的技术手段保证财务档案的安全，保证财务档案不丢失[4]。职业院校也应该定期对财务档案进行检查，对财务管理工作进行总结，对做得好的财务工作人员进行奖励，对做得不好的工作人员合理性批评。职业院校也应该注重会计电子档案的管理，会计电算化的过程中，对财务管理的数据进行备份，这些数据的备份，有利于财务档案管理工作的顺利进行。在备份过程中应该将备份时间、备份人员及时进行记录，分别存放在不同位置，避免因为意外事件造成财务档案的丢失。

（二）改进财务管理方法、执行档案销毁制度

职业院校提高经济管理水平，应该改进职业院校财务档案管理的方法。随着科学技术的不断发展，计算机网络和办公室自动化也逐渐被应用在职业院校的财务管理工作中。职业院校应该积极运用计算机在档案管理方面高效进行搜集、整理、信息等优势作用。目前许多职业院校在财务档案管理方面采用的是两种管理方法：一种是电子管理，另一种是纸质管理。随着计算机技术的不断成熟，电子管理档案文件数目不断增加，电子管理的方式有可能取代纸质管理。职业院校也应该严格执行档案销毁制度[5]。财务档案管理工作中，工作人员除了保留中必要的原始数据和未完成的财务档案财务。档案管理人员应该对保存的档案资料进行单独装订，需要销毁的档案应及时上报管理领导，领导进行审核签字后及时对其他财务档案进行销毁，在销毁过程中，财务档案管理工作人员应该按照相关的法律法规进行销毁。

（三）提高职业院校财务档案管理人员的工作技能和素质

职业院校规范财务档案管理工作，应该提高职业院校财务档案管理人员的工作技能和素质。财务档案管理工作具有一定的专业性，做好财务档案管理工作首先应该提高财务专业技能，要求财务档案管理工作人员对财务知识有一定的了解，对于财务档案管理人员，职业学校应该展开专业的财务知识和技能培训活动，使财务档案管理工作人员及时了解财务档案管理知识和技能，财务档案管理人员应该学会用计算机进行档案管理，符合财务档案管理发展的需要。财务档案管理人员一方面要参加职业院校的培训课程，也可以自主学习相关的财务档案管理知识。

四、结语

在此次研究中，主要分析了职业院校财务档案管理存在的问题，主要包括财务档案管理制度不健全、管理方式守旧，财务档案管理技术落后、鉴定销毁难度较高，财务档案管理人员较少、素质较低，提出了健全职业院校财务档案管理制度、重视会计电子档案的管理，改进财务管理方法、执行档案销毁制度，提高职业院校财务档案管理人员的工作技能和素质等具体规范职院财务档案管理，提高财务经济管理水平的方法，这对职院提高财务经济管理水平有重要的指引作用，望此次研究对职院财务档案管理工作人员提供借鉴和参考。

参考文献

[1]罗婷.电力公司财务档案管理工作的强化策略研究[J].企业改革与管理，2017，25（16）：122.

[2]邓胜华.大数据时代对医院财务档案管理发展的影响[J].中国管理信息化，2017，20（04）：169-170.

[3]李梦薇.事业单位财务档案管理工作中存在的问题及改进措施[J].西部财会，2016，28（09）：43-44.

[4]李怀臣.探讨村级财务档案管理存在的问题及对策[J].科技与企业，2014，23（24）：17.

[5]丁爱华.做好财务档案管理工作提升财务管理水平[J].山东工会论坛，2014，20（01）：82-84.endprint