M茶业公司采购与付款内部控制活动研究

柳秋红

摘要：本文分析了M茶业公司采购与付款业务内部控制活动存在的问题，并针对控制活动运行中存在的问题提出相应的政策建议。

关键词：采购与付款；内部控制；控制活动

一、M茶业公司采购与付款内部控制活动概况

M茶业公司采购与付款在其内部实施过程中，操作流程显得特别简单而且比较粗糙，其操作方式是比较典型的家庭作坊的操作方式。董事长会指派各个采购市场的采购员，为各个地点的采购员配一名现金保管员，由于财务人员的数量有限，通常现金保管员都是由董事长较为信赖的人担任，除此之外，还会有相应的货运司机，同时兼顾对已购茶青的看管。在组合好每一个采购团队之后，公司就会将其指派到特定的茶青交易市场或特定的茶青供应商进行交易事项。而在每天的交易中可能会发生的交易金额，都会设定一定的预算资金，都是由总公司的出纳在每天交易前与各个采购团队的现金保管员按照公司相应的规章制度来进行交接，如果出现交易资金不够的情况，会由总公司派专人将现金送往交易地点，对于每天的结余，会在每天的茶业市场关闭之后进行对账，确保每笔资金都用到了实处，也保证了资金的安全。

二、M茶业公司采购与付款内部控制活动存在的问题

1.請购与审批方面

按照现代企业的管理模式，对需求部门提出的采购需求进行审核、归类汇总并提出采购申请，经相关部门审核批准后，交采购部门办理采购手续。但是对于茶青的采购，都是跟随着茶叶的成熟时期，季节分界明显，主要集中在3月到5月，每到这个时候，公司都会提前准备好巨大的资金量，以保证收购的顺利进行，除了与合作茶农的收购是直接进行以外，公司都会在茶青交易市场大量收购别的茶农的茶，以保证对二线市场的交易份额，因此在请购与审批方面，M茶业公司还远远没有做到位，显得并不规范。

2.采购过程方面

为了保证生产的顺利进行，必须对采购过程进行严密控制，采购过程的控制制度的建立，属于起点。但M茶业公司在进行采购过程的控制过程中，并未建立一套完善的采购过程制度，基本上只有一些口头的话语和约定俗成的规定。在对茶青和茶农的选择时，除了核心生态茶园园区的茶农与之签订了生产协议、采购协议以外，与其他茶农并没有任何协议来保证采购的安全，只能在事后通过质量检测机构的检测结果，来对质量不达标的茶青供应者进行追究责任。而这一切，一旦在某一个环节发生意外，则会影响公司原有的计划，甚至使公司蒙受一些不必要的损失。

3.验收制度方面

为确保公司的正常生产，企业应该保证所采购茶青符合生产需求，对此，企业当建立严格、可行的采购验收制度。但M茶业公司只有对核心生态茶园的茶青和茶农才有一套严格的茶青采购的验收制度，确定了检验方式和标准，以保证采购的茶青符合公司加工生产经营需要。在核心生态茶园以外的其他茶区，公司的掌控力度偏弱，甚至是无法在采购前对茶叶市场的散户进行控制，除了部分的合作茶农以外，都只能事前记录，事后追责，会额外地增加公司的成本，影响公司利益。

4.付款管理制度方面

为确保公司的资金安全了，整个公司内部应建立一套完善的、科学的付款管理制度。但在实际过程中，M茶业公司采购茶青的付款环节，作为茶叶交易市场中的散户，在其进行交易过程时，大部分的茶农都是随行就市，而不是选择固定的收购商。在价格一致的情况下，大部分散户茶农都会选择到交易量少的采购商那里进行交易。使得公司为了能够增大采购量，除了多增设采购点以外，只能让采购人员减少交易步骤，以最快的方式进行采购、付款两个程序。这种情况的出现，就会使得在对付款环节实施相互监督和牵制时有一定的困难，对于防范舞弊行为的难度也增加了。

三、改进M茶业公司采购与付款控制活动的建议

1.强化采购计划的管理，强化采购价格控制管理

M茶业公司编制茶青采购计划时需要对当地周边环境和天气季节进行综合考虑，还要清楚的了解茶青库存以及使用情况，对最后的采购计划进行确认。公司在进行茶青的收购工作时，一定要严格关注市场价格，避免与其他公司进行价格战或者陷入价格陷阱。如果发现收购价格异常，应及时向上级领导报告，找出原因，相关部门做好相应的措施来应对。

2.加强茶青的质量控制，加强验收控制

公司就必须加强对茶青的质量控制，参与茶青的成长环境与茶农的工作环境，与茶农形成良好的关系，及时了解茶青的情况。M茶业公司需分两个阶段进行验收，第一次是在收购时由采购人员凭借自身的专业素养和经验来验收，第二次是由公司将茶青的样品送往质量检测机构，由专业的质量检测机构出具质量检测报告，只有当检测合格采购部门负责人签字后才能办理相关的入库手续。

3.完善购销协议管理，加强采购协议签订与跟踪控制

由于M茶业公司和自己生态园区的茶农都已达成协议，那么这里就不做补充。现在主要面对的是市场散户以及同行业的茶青供应商，公司在进行交易的时候，应与散户及其他供应商签订购销结算协议。采购协议由公司统一编制，一式三份。对于协议的履行情况，公司应进行监督与追踪管理，确保采购行为得以圆满完成。

4.建立轮岗制度，建立绩效考评体系

M茶业公司要对采购与付款部门的员工建立轮岗制度，杜绝舞弊现象，促进采购人员提升综合素养。为此，公司在该部门可以要求采购人员进行内部的轮岗制度，将负责业务的采购人员相互调换，这能加强对采购人员的行为进行监督与控制，防止员舞弊行为的发生。M茶业公司应该对采购部门的各个采购小组进行绩效考评，通过对采购物资的数量、质量、成本、效率等因素的考虑，对其进行评分。将员工的薪酬与绩效联系在一起，激发员工的工作热情和积极性。

参考文献：

[1]王海燕，郭意辉.公司采购与付款内部控制探讨[J].金融经济，2016（08）：175-178.

[2]李勍.ERP环境下采购与付款环节的内部控制[J].经营管理者，2017（24）：119-120.endprint