探讨大学生档案管理工作现代化管理

常巍

摘 要：二十一世纪是信息时代，信息的有效性与安全性越来越重要，档案管理工作也因此面临着转型与升级的挑战。档案是学生信息的载体，记载着学生的基本信息、家庭情况、成绩鉴定、思想品德鉴定以及奖惩情况等，是高等教育人才培养计划中不可缺失的内容，因而必须提高大学生档案管理工作的现代化以适应社会信息化发展的需求。

关键词：大学生档案；管理工作；现代化

大学生档案管理工作现代化的意义

大学生档案管理现代化是指档案管理人员运用先进的档案管理技术、管理方法、管理手段对大学生档案进行保管，为大学生档案利用提供方便，其管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾为档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。大学生档案管理现代化就是要优化档案管理工作，提高档案管理效率，促进档案管理的规范化、科学化。

大学生档案管理工作现代化管理中存在的问题

管理理念落后，档案意识淡薄

理念是行动的指导，当前大学生档案管理工作中尚未树立先进的管理理念，没有认识到档案管理工作的重要性。随着高校招生人数的不断增加，每年有很多的学生毕业，又有很多的学生进入学校，档案数量不断增加，给档案管理工作带来了很大的压力，稍有疏忽就会给学校和学生带来诸多麻烦，所以高校必须重视大学生档案管理工作。大学生是档案的主体，但是当前大学生的档案意识薄弱，没有认识到大学档案对自己今后学习生活的影响有多大。

管理模式单一，管理制度不全

当前高校档案管理模式单一，在档案管理中缺乏动态管理。大学生在校期间会经历很多事情，档案管理要根据学生的具体表现进行增加，将学生的奖惩情况及时收入档案之中，但是由于档案管理制度不健全，档案管理工作没有落实到位，使学生档案没有及时更新。传统的档案管理模式在信息处理中缺乏灵活性、共享性，不利于高校教育管理工作的開展。

信息化水平低，人员素质不高

电子档案作为一种新型档案早已在高校中实施，但是当前高校学生档案管理中信息化水平低，电子档案尚未普及。一方面是硬件条件匮乏，现代化设备没有及时更新；另一方面是因为档案管理人员素质低，不能运用信息技术进行档案管理。档案管理人员的素质直接影响着档案管理水平，当前大学档案管理人员缺乏档案专业知识，且档案管理能力十分有限，不能满足档案管理工作的要求，制约了档案管理工作的现代化发展。

大学生档案管理工作现代化管理策略

传统的大学生档案管理方式信息共享程度较低，信息处理的灵活性、时效性、准确性已经不能满足当前高校教育工作的需求，因此必须创新高校档案管理技术与方法，提升大学生档案管理的现代化水平。

更新管理理念，增强档案意识

在高校大学生档案管理中要树立“以人为本”的管理理念，为学生和学校提供人性化的档案管理服务。高校要重视学生档案管理工作，加强对档案管理工作的指导，落实档案管理工作。此外，在信息时代，档案的保管与利用非常重要，在高校中要加强档案宣传，不断提高学生的档案意识，保障学生的信息权益。

创新管理模式，健全管理制度

当前大学生档案管理模式单一，制约了档案管理工作现代化水平的提高，所以要创新大学生档案管理模式，灵活处理档案管理中存在的各种问题。为此，要建立健全的档案管理制度，从档案的收集、整理、使用各个环节上制定完善的管理制度，实施“责任到人”的管理策略，使档案管理人员从思想上认识到学生档案的重要性和自身工作的重要性，进而在档案管理实践工作中加强档案管理的规范性和科学性。也可以通过采用业绩考核制度来调动档案管理人员的积极性，使其积极主动地去学习先进的信息技术来提高业务能力，以适应高校教育现代化的需求。

引进先进技术，提高信息化水平

电子档案能够提高高校学生档案信息的共享性、及时性、准确性，所以高校要引进先进的技术设备，提高档案管理工作的信息化水平来适应档案管理工作的现代化。标准化和信息化是档案管理科学化水平提高的重要标志，但是档案的安全也非常重要，在高校档案管理中既要运用信息技术来提高档案管理现代化，也要保证学生档案信息安全，防止被不法分子利用。

结语

信息化背景下，传统的档案管理模式已不再适应高校学生教育管理现代化的需求，大学生档案管理工作面临着升级与转型，因此高校要充分认识档案管理工作现代化的重要性，积极解决档案管理中存在的问题，从而更好地保障大学生的信息权益。

（作者单位：湖南工程职业技术学院）

【参考文献】

[1]郎志英.高校档案信息化管理工作改革与创新发展[J].信息化建设，2016（01）.

[2]张峻山.大数据时代高校学生档案管理与利用探讨[J].黑龙江史志，2015（09）.

[3]周莹莹.新时期高校学生档案管理的时代需求[J].读与写（教育教学刊），2015（01）.