基于工作流的高职院校办公自动化系统研究与设计

摘 要

随着计算机技术的发展，办公方式也在发生的快速的变化，而网络技术的发展与应用使得传统的单机办公向着系统化与集成化方向发展。随着国家对教育工作的重视，院校的规模也在持续的扩大，为了更好的适应社会环境的变化就需要改变传统的办公方式，使不同部门能够有效的配合从而更好的开展工作。本文就基于工作流的高职院校办公自动化系统研究与设计作简要阐述。

【关键词】工作流 办公自动化系统 研究与设计

办公自动化是随着计算机技术的发展而逐渐形成的概念，而网络技术的发展则使办公自动化能够更加广泛的应用于生活的多个方面。办公自动化应用于高校管理工作，一方面是由于高校自身发展情况，而另一方面则是技术发展到一定程度的必然。自动化办公系统的应用使原有的管理方式得以转变，同时也改变了人们的管理思想。但是从另一方面而言，新的办公方式同时也会为工作带来一定的问题，需要工作人员在实际过程中不断的反思，通过利用技术，为工作开展提供便利。

1 工作流技术

该项技术源于办公自动化，形成于信息化建设工作开展的过程中，而随着技术的发展其应用的领域日益广泛，比如工程、银行、保险等，同时使日常管理工作与办公实现了自动化。此项技术在国外商用已经比较成熟，并且系统趋向于开放化，相比之下国同的信息化应用与现代化管理处于发展阶段，通过引进一些外国的先进产品从而达成管理工作的目标。

工作流的实现需要依托于管理系统，而管理系统则是通过软件进行定义与创建的系统，并且能够管理与执行，可以在多个或者是一个工作流管理引擎中运行，并且能够对流程定义进行解释，在需要时调用应用工具或者是IT。功能主要体现在通过对工作流进行定义管理与执行，协调工作的过程及对群体成员信息交互。而工作流系统在高层区功能主要体现在，定义态，运行态交互与控制。前者是指对工作流进行建模与定义，后者主要是指对其过程进行管理调试等。

工作流管理联盟对其系统制定了相应的规范，对管理工具与接口等进行了定义。具体内容如图1所示。

接口1主要是提供业务过程分析及建模的手段，生成过程定义便于计算机识别。接口2主要接口间交互，获得过程控制与引擎服务功能。接口3主要是通向被调用的程序，接口4主要是交互功能的实现。

2 工作流技术应用于办公自动化的优势

工作流技术作为办公自动化的关键之一，是办公自动化应用的重要组成。依据技术理论，工作可以将其看作是任务间与任务集的流转关系集。任务集作为工作项集合是相对独立的，有对应的工作人员执行相关操作。而任务间存在的流转关系则是对象处理与传递的关系。考虑到高校管理工作的重要性，岗位多，涉及到的工作面广，流程比较繁琐等，将工作流技术应用于管理工作的各个环节能够有效提升工作的效率，从而使工作人员有更多的时间处理其它的问题，工作的质量也能够得到有效提升。基于工作流技术建立自化办公系统其优势体现在，工作实现了流程化，流程化在一定程度意味着工作向着规范化与标准化方向发展，对于不同的工作环节定义工作内容与职责，降低人为因素对工作结果造成的影响，从而使办公的公正性与高效性能够得到保障。不同的部门能够有效的协调，利用技术可以实现平级与上下级之间的协调，而网络技术的应用则可构建公共平台，集成业务及开展工作的相关应用，并对资源进行整合，从而使传统工作开展的限制被打破。流程调整的影响能够被有效的降低，避免了不同流程之间相互影响而造成的不利结果。

3 系统开发、设计与实现

3.1 系统开发

系统开发涉及到大量代码，因此需要选择好的开发工作与环境，通常情况下开发工作选择的都是Java语言，Eclipse环境。Java作为一种程序设计语言，相比于C语言，最本质的区别在于前者体现的是面向对象范例，而后者体现的是过程范例。Java的特性体现在面向对象，简单高效，安全性，并发性与动态扩展等。Java语言其目标之一就是能够使语言在网络上良好的运行、JavaEE是以JavaSE为基础而构建的工业标准或者是解决问题的方案，并且能够提供相应的服务，适用多层式、分布式的应用程序开发。作为一种框架技术能够帮助人员更好的了解与构建程序。其提供的公共结构是可重用的，而工作人员则无需關心公共问题，而将工作的重点置于业务实现。Java架构包含三层结构，业务逻辑层，表示层与数据访问层。

3.2 系统设计与实现

系统设计工作开展需要遵循相应的指导思想，内容包括了信息共享，管理规范化，可提扩展性，易维护，简洁易用，安全可靠。系统设计前需要了解用户的需求，需要开展调研工作，通过对不同工作岗位工作人员进行访谈，了解其工作的内容与工作要求，现有工作模式存在的问题。需求调研工作结束后需要对各项需求进行分析，教职工与管理员、学生各自的需求不同，因此其操作权限也不同，管理员主要是对系统进行维护获得相关的原始数据，并利用数据开展相关工作。系统软件部分主要采用的是B/S结构，将行为与数据、功能三要素要分离，构成了前端客户层，中间应用层，后端服务与设计隔离层等。系统从大的方面可以分为前台与后台两个部分，前者主要功能是信息收集，查询、发布、共享等。后台则包括办公管理等一系列子系统。除此之外系统开发与设计工作内容还包括工作流设计，对不同功能模块进行划分，数据库设计，系统安全管理机制等。由于工作的特殊性，系统会涉及到大量个人信息，需要确保个人信息安全，因此在安全工作方面需要予以重点关注。针对不同环节与对象采取相应的管理措施，从而确保系统能够为工作开展提供服务。

4 结束语

高校管理工作涉及到的内容多，范围广，而结构通常比较的复杂，工作流程也比较繁琐。传统的管理方式已经无法适应当下社会环境工作开展的需要，而办公自动化则能够提升高校管理工作的水平，推动其实现长远发展，需要管理人员予以足够的重视。

参考文献

[1]赵树林，张璟，李军怀等. 基于工作流的办公自动化系统的研究与实现[J].微电子学与计算机，2009，26（05）：135-137.

[2]周婷婷，费树岷.基于工作流的办公自动化系统研究与设计[J].工业控制计算机，2013，26（04）：102-104.

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[4]李红廷.基于工作流的办公自动化系统的研究与实现[D].大连理工大学，2010.

作者简介

韩冰（1983-），女，河南省南阳市人。大学本科学历。助理研究员。研究方向为系统自动化研究。

作者单位

江苏海事职业技术学院 江苏省南京市 211170endprint