《企业档案工作规范》解读

第六章 企业档案工作制度建设

二、企业档案管理制度建设

6.2.1文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

归档制度是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度。制度内容包括：文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

文件归档范围应以能够准确反映本企业主要职能活动和基本历史面貌，确保文件材料齐全、完整、准确、系统，满足本企业各项工作查考利用需要为原则。

保管期限：凡是反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家、社会和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本单位制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导人任免的文件材料。

凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料，列为30年保管。主要包括：本单位一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级单位引发的属于本企业主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下属企业报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

凡是在较短时间内对本企业有参考利用价值的文件材料，列为10年保管。主要包括：本企业一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位印发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料，下属企业报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

文件保管期限可长可短时，一律从长。

归档时间：是指根据本企业各项活动的程序和文件材料的形成特点，定出各种文件材料归档的具体时间。一般分为按年度归档、项目结束后归档、工作阶段归档和随时归档。

归档程序：收集、整理、审查、归档。其中审查程序是整个归档程序的核心，收集、整理则是审查前期的准备阶段。

归档质量要求：归档文件应为原件；归档文件材料齐全完整；归档文件制成材料具有耐久性；整理归档文件所使用的装具、装订材料符合档案保护和耐久性要求。

6.2.2档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊在提档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求和库房管理员职责。

本条对企业建立健全档案保管制度提出要求。档案保管应当按照国家及档案行业标准要求执行。档案库房建设要纳入企业建设、维护计划，要具有“八防”功能和监控、报警措施，以确保档案的完整、安全。库房内温度应控制在14-24°C之间，相对湿度在45%-60%之间。特殊载体档案保管环境，按国家档案局有关特殊载体保管标准执行。定期检查各种设备设施，确保正常运行。

6.2.3档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。

本条对企业建立档案鉴定销毁制度提出要求。

成立鉴定工作组织人员：企业领导、有关职能部门负责人及业务、科技人员，档案部门人员。

明确鉴定工作组织职责：编制和修订企业文件归档范围和保管期限表；确定鉴定的原则和方法；定期对到期档案进行鉴定；提出无保存价值档案的目录；写出鉴定报告报分管领导审批。

确定鉴定工作程序：制订工作方案，组织鉴定工作实施，形成鉴定报告，经审核批准，组织监督销毁，销毁目录归档。

6.2.4档案统计制度。應明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

统计工作的内容：档案数量的统计，包括档案的收进、移出、销毁、实存等方面的情况；档案业务工作质量的统计，包括档案的归档率、完整率、准确率等；档案开发利用工作情况的统计，包括借人次、借阅量、查全率查准率、利用率、准确率统计工作应当坚持目的性、准确性、连续性、全面性、系统性和及时性。同时档案部门还应加强对统计数据的系统性分析，以掌握企业档案工作的变化和规律。

6.2.5档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。

本条对企业档案利用制度提出要求。企业档案部门要健全档案检索体系，建立档案信息集中管理的开发模式。企业在开发档案信息的过程中，要对企业核心技术档案、知识产权档案和涉及商业秘密档案的开发利用进行审查。要处理好利用和保密的关系。

档案信息开发利用主要形式：从企业文化、企业产品宣传等方面开展档案、情报、信息编辑、汇编专题资料等工作；利用档案制作多媒体宣传品；建立企业精品档案展室；依托网络技术，开展档案信息的网上服务。

企业档案信息资源的开发与提供利用，必须严格执行保密制度，在遵守保密制度和不损害国家、企业和个人利益的前提下，积极提供和开发档案信息，为企业各项工作服务。

（本部分未完待续）endprint