浅谈如何做好食品药品监督管理部门执法案卷的归档工作

□ 郭 菁 孝义市食品药品监督管理局食品药品稽查队

作为食品药品执法痕迹的记录，执法案卷是食品药品监管部门档案管理的重点，它真实地记录了整个执法过程，反映了案件的真实情况，并具备法律定义或者法律效力。

国务院在“依法行政实施纲要”中明确要求：“行政机关要健全行政执法案卷评查制度。应当建立有关行政处罚、行政许可、行政强制等行政执法的案卷。对公民、法人和其他组织的有关监督检查记录、证据材料、执法文书应当立卷归档。”

执法案卷在食品药品监督管理工作中的重要性

县级食品药品监管部门主要承担的行政执法工作是食品、药品、医疗器械、保健品、化妆品生产、流通相关领域的日常督查、抽验、违法案件查处等。作为基层执法部门，目前的执法重点是查处贮存、销售来源不明、超过保质期等不安全食品，假冒伪劣药品、化妆品、保健品、医疗器械。

孝义市食品药品监督管理局管辖区域共涉及17个乡镇街道，食品经营企业4 500余户，流通企业2 000余户，餐饮服务单位1 200余户，药品、医疗器械、保健品、化妆品企业1 000余家，仅2017年立案查处的案件就达200余起。这些案件处理所形成的执法案卷不仅是食品药品监督管理实施职能的过程，更是食品药品监管工作是否做好的基础，执法案卷的质量不仅仅体现一线执法人员的水平和素质，更是对食品药品监管部门执法行为的直观记录。

执法案卷既反映了监管部门执法活动的合法性，也是公众监督执法部门活动的书面凭证，随着国家食药监总局对执法案卷的逐步规范，如何提高执法水平和执法案卷的规范性，是当前基层食品药品监管执法部门需要考虑的一个问题。

当前执法案卷存在的问题

随意 简化案卷或者简化某个程序中的环节

经常有执法人员将一般程序案件处理成简易程序，执法文书不完整，不严密。有的执法人员不重视事前告知，随意开出行政处罚决定书，不标注案件来源，没有立案程序，导致案卷漏洞较多。

不重 视案卷的先后顺序

执法文书排列前后颠倒，这样的案卷作为执法痕迹和证据，很容易在当事人提起复议或诉讼后，因顺序混乱，事实情节不连贯导致执法部门败诉。

执法 案卷文书的制作不规范

归纳起来，主要为：记录中错别字较多，表述太过于口语化；签名缺失，有的案卷只有一人签名，有的案卷没有分管负责人签名；询问调查笔录修改后缺少当事人签名；案件的来源记录不明晰；对涉案物品的种类、数量、状态等方面太过笼统、模糊不清；对当事人不服行政处罚决定的行政复议、行政诉讼的时限和机关交代不准确等。

如何提高基层执法案卷的制作质量

提高 档案业务素质

执法案卷的第一手资料是基层执法人员形成的，大部分执法人员未经过专业的档案制作培训，案件质量参差不齐。应该让专门的档案管理人员就案卷制作进行相应的业务培训，将档案制作整理业务培训扩大化。开展案卷评查活动，通过执法案卷的互评提出问题，查找自身不足，通过对比分析，形成一些优秀案卷，供大家学习参考。

制定 执法案卷制作规范

一个完整的执法案卷的归档应该制定归档规范和标准，具体由一线执法人员收集、完善、制作，法制人员进行内容把关，防止出现法律漏洞，档案管理人员审核后进行装订，存档。

执法案卷的组成部分

根据食药监总局下发的行政处罚文书规范及孝义市食品药品监督管理局执法实际情况，一件完整的执法案卷应包括以下各项。

立案 及审批

立案及审批的文件包括《案件来源登记表》和《立案审批表》。案件来源主要包括日常监督、抽验、接群众投诉举报、上级机关交办或下级机关请办等几类，案件来源应由案件受理者和负责人签字。立案审批是由一线执法人员经初步核查，确认无误后，报请分管负责人决定是否立案的文书，执法文书上执法人员应注明执法证编号，承办部门负责人应签字。

现场 检查的各种文书

现场检查的文书包括《现场检查笔录》《责令整改通知书》《询问调查笔录》《扣押物品审批表》《扣押决定通知书》《扣押物品清单》等。《现场检查笔录》是重要的证据来源，第一时间记录了监管部门的日常检查情况，检查笔录是在案件调查过程中，对执法现场所发生情况的第一时间的记录文书，应当由被检查单位负责人签字确认并按手印，应注明执法人员身份、证件名称、证件编号及检查目的。《责令整改通知书》应注明违法法律的具体条款及整改内容和要求。《询问调查笔录》应询问当事人是否申请回避，是否对违法行为有异议。扣押相关文书应由分管负责人签字，注明扣押期限，并附扣押物品清单，当事人签字、按手印。

案件 调查报告

案件调查报告包括《案件调查终结报告》和《案件合议记录》。《案件调查终结报告》是执法人员在案件最终调查后所撰写的报告，其内容一般包括当事人基本情况、案件来由、违法的事实及认定违法的证据，当事人的陈述，执法人员的调查经过等，拟给予行政处罚的，还应注明所适用的法律法规依据并给出处罚建议。调查报告出台后，应召集所有承办人进行合议，形成《案件合议记录》。

行政 处罚告知

行政处罚告知包括《行政处罚事先告知书》《行政处罚决定审批表》《行政处罚决定书》《没收物品凭证》《没收物品清单》《送达回执》等。在做出行政处罚决定之前，应告知处罚对象，指出处理结果，并允许其在3天内到相关部门陈述、申辩。《行政处罚决定审批表》应由法制部门负责人审核签字。《行政处罚决定书》必须写明当事人存在的违法事实、经调查取得的相关证据、违反了哪些法律条款、执法部门对当事人进行处罚的依据、行政处罚决定的内容，包括处罚的方式、罚款的金额、交罚款的时间等，同时将收取罚款单位、地址、缴纳期限等予以告知。当事人可以对处罚结果提起行政复议或诉讼，决定书中应告知复议和诉讼途径、方法和期限等。需没收物品的出具《没收物品凭证》并附《没收物品清单》。送达相关文书后，应收回当事人签字的回执。

行政 处罚的实施

行政处罚的实施文件包括《行政罚没款收据复印件》《没收物品处理审批表》《没收物品处理清单》。扣押物品登记造册后存入库房保管，行政罚没款由被处罚对象交至财政统一账户后将相关票据交回执法单位的财务部门，处罚对象因特殊原因可由执法部门代收代缴，但手续必须齐全。

结案 报告

应当说明案件原由、来源、被处罚单位（人）、法定代表人（负责人）、立案日期、处罚日期、文书号、结案日期、处罚种类和罚款额度、执行结果等内容。未给予行政处罚的，应当写明理由。

执法案卷的制作要求

完整、准确、规范，符合档案管理各种规范是执法案卷制作的主要要求。现在多采用填写式文书，填写时候要做到案卷干净整洁，不随意涂改，字迹清楚，根据需要勾选有选择项的内容，必须清楚标注日期和签名，两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制，并标注联号。当事人认为现场填写的笔录文书有出入的，确需修改的，应当在修改处由当事人签字并按指纹。

执法案卷的装订

将案卷文书按顺序排列好，在右上角标注好页码，将案卷封面、卷宗目录填写完整，一般采取“三孔一线”法进行装订。按案件的重要程度可分为永久保管、30年、10年，在案卷封面上盖归档章，标注全宗号、类目号和案卷号。涉及金额较大，当事人较多，案情较复杂的案件，均建议永久保存。案卷经档案管理员检查后签字，与业务科室档案保管人员进行交接。

执法案卷的管理

根据本单位的《执法案卷保管制度》，对执法文书进行管理。部分执法文书事先盖好印章，应实行领取登记制度，防止丢失。归档后的执法案卷移交档案室保管，不得随意借出，确有工作需要，需分管负责人签字后借阅，不得随意复制，不得涂改。归档方式采取“一案一卷”，因执法产生的照片、录音、录像等实物证据，随执法案卷归档，标注制作人、时间、地点、内容等。