电力系统电子档案管理现状及发展方向探究

张媛

【摘要】：电子信息技术日益发展迅速的今天，档案管理工作也融入了电子信息技术。使得电子档案逐渐替代过去的档案管理模式，档案的安全性、实用性都大大提高。本文主要针对电力系统的电子档案管理工作进行分析，探究其中的问题，以及未来发展的方向，希望能够为档案管理工作带来一些帮助

【关键词】：电力系统；电子档案管理；现状；发展方向

引言

随着信息时代的到来，电子档案逐渐成为企业档案的重要存在形式。对电子档案进行科学化管理，可以提高企业内部档案的管理水平，为企业的发展提供可靠的参考依据。然而，目前我国许多企业在电子档案管理方面还存在不足，尤其是信息时代的逐步推进，更是增加了电子档案管理的难度。

1、电力系统电子档案管理存在的问题

1.1是电子档案的完整性问题

在我国电力系统电子档案管理发展中，电子档案管理存在真实性、完整性的问题，使得档案的原本价值受损。对于电子档案而言，其独立性和变化性是其重要的特点，而电子档案并不是固定不变的，管理人员可以随着事情的变化进行档案的修改，然而在修改之后其缺乏校验工作的保障，因此使得电子档案的真实性和准确性存在严重的缺失。有些时候，档案管理人员由于没有根据要求，严格进行电子档案的校验和审核，因此导致电子档案中存在很多的问题得不到及时的发现和修正，除此之外，因为现代电子档案的系統安全系数较低，因此很容易被篡改。

1.2 电子档案专业管理人才短缺

由于现阶段，许多企业档案正在由实体档案形式向电子档案形式转变，其在档案管理工作上的结构安排还不到位，导致电子档案管理缺少专业技术人员，影响了电子档案管理效果。专业管理人员的缺失，首先会影响管理工作的正常开展，在档案管理中，经常会出现档案文件受损、丢失的情况，影响电子档案的真实性。其次，电子档案专业管理人员的缺乏，还会制约企业对电子档案管理工作的创新，档案管理理念还停留在实体档案上，电子档案的概念和理论是模糊不清的，无法根据信息时代的发展对电子档案管理体系进行及时更新，导致电子档案管理工作与企业发展不相符。

1.3电力系统电子档案利用率偏低

档案管理这项工作相对较为繁琐，所以总是有很多的问题不断出现在实际管理过程中。但是，就现在电子档案管理实际情况来看，大多数工作人员无法对其中存在的相关问题予以收集整理，且也不能做出合理的分析和妥善的处理，以致于许多重要的信息都被丢失，从而无法保证档案的真实性、完整性，大大制约了电子档案管理的发展。除此之外，绩效考核制度不完善仍然是当前电子档案管理中普遍存在的一个问题，诸多管理人员在实际工作中责任感不强，不重视网络平台建设和网络信息的收集，造成电子档案利用率不高，电子档案应有的价值也未充分体现出来。

2、电力系统电子档案管理工作改进策略

2.1确保电子记录管理的完整性

使用现代技术措施对电子档案管理的真实性，原创性和完整性的进行保护，使其信誉得到提高。管理人员可以通过背景信息和元数据等方式来验证电子档案管理的真实性，原创性和完整性，或采用存储用户的相关信息进行认证以及消息认证。如果使用信息，则必须通过认证才能获取信息；使用数字签名，光笔签名等签名技术。还可以使用防火墙技术在组织与其他系统网络之间建立障碍，避免档案管理系统被非法访问或盗窃。做好电子档案备份以及对电子档案加密技术等等。使用这些措施将有助于电子档案管理的真实性，原创性和完整性的维护，提高人们对电子档案管理的信心，使更多的企业和机构能够更放心的使用。与传统纸质档案管理不同，电子文件管理的核心是信息存储的安全。文件归档管理存储专用文件管理室，手动对文件进行管理和保护，使文件的安全性受到保护。而电子文件管理是利用互联网传输和共享数据，因此，电子文件管理的安全性考虑到单台计算机对数据存储的安全性，还要根据互联网的特点设计和使用分布式数据存储技术。根据一定的策略和算法分配存储在远程位置的电子文件数据，还可以对所有的数据进行备份，使电子文件在被损坏之后，能够快速的恢复。

2.2对电力系统电子档案进行动态管理

由于企业是不断发展的，其在各项交易活动中会不断生成新的电子档案。为了保证电子档案信息的及时性，企业需要针对自身的发展趋势，对电子档案进行实时动态管理，以确保电子档案不会缺失。首先，企业要明确档案管理部门在档案动态管理中所要负责的内容，保证电子档案管理工作的各个环节都有专人负责。其次，企业在对电子文件进行收集与整理时，要对电子文件进行分类和检验，并及时归档，要保证电子归档的时间与准确性，以确保档案信息能够得到及时更新。此外，还要做好实体档案的数字化工作，保证电子档案信息与原始信息全面一致。

2.3增强电子档案管理意识

在新的市场经济环境下，电子档案管理人员应从传统陈旧的观念与工作态度中突破出来，重新认识电子档案管理工作，将电子档案管理的相关规章制度予以有效执行，进而促进管理意识的不断增强，进一步规范发展电子档案管理。同时，在实际工作中还需对管理的规章制度进行规范，制定科学合理的电子档案管理绩效考核标准，以促进电子档案管理人员综合素质与专业水平的提高，最终使电子档案管理工作的整体效用均得到提升。

2.4完善电力企业的电子档案管理政策

在文件内容的形成，处理，归档，管理和使用电子文档的各个方面可能会发生变化和丢失，因此需要管理人员具备熟练的操作技术，并严格的根据相关的管理措施进行操作，实现档案管理标准化发展。为了保障电子档案的真实性就需要建立严格的制度来予以保障，通过制度要求和规范，使得电子档案管理人员能够严格的按照管理要求进行操作，减少真实性缺失问题。

结语

总之，在现代社会中，电子档案管理工作是未来档案工作发展的主要方向，电力企业非常需要档案管理工作，因此要重视电子档案的改革工作，提升管理的效率和水平。在电子档案管理工作中，要明确部门分工，要建立完善的责任制度，还要选拔和培养优秀的员工，为管理工作提供更加坚实的人才基础，还要追加档案管理投入，使得管理工作能够顺利进行，希望电力企业能够高度重视电子档案管理工作，从根本上提升管理水平，从而为企业发展提供更强的动力。

【参考文献】：

[1]王静. 新形势下电子档案管理存在的问题及对策分析[J]. 经营管理者，2016，（11）：275.endprint