会计电算化下的内部控制制度

刘琼

摘要：内部控制水平是衡量企业科学水平的重要指标，在企业管理，尤其是财务管理中占据重要作用。随着近年来会计电算化的创新发展与普及应用，会计电算化在为企业会计管理与核算工作带来便利的同时，也在一定程度上为企业内部控制工作带来了挑战，并衍生出诸多新问题，使企业内部控制制度无法发挥本质作用。因此，基于会计电算化存在的特殊性，需建立与之相适应的内部控制制度，用以化解会计电算化带来的影响，促进企业长效与稳定发展。

关键词：会计电算化；内部控制；内部控制制度

一、会计电算化下企业内部控制的相关概述

（一）会计电算化下企业内部控制的内涵

由会计电算化的定义可知，会计电算化（accounting bv ElectronicData Processing）又被称为“计算机会计”，是对会计实务工作中以电子计算机为工具从事会计工作（包括记账、算账、查账、报账以及会计信息分析、数据统计、信息评估等等）形式的简称，是企业进行现代化建设的重要表现。因此，基于会计电算化下的企业内部控制，主要是指企业为保证经济资产信息的完整性、准确性、安全性、可靠性、实效性，由相关部门及其工作人员，采用科学有效的内部控制方法、策略、规范程序，进行自我控制与调节的过程。在会计电算化环境下，依据内部控制实施方式，可将其分为“功能内部控制”与“组织内部控制”两种类型，其中功能内部控制主要指在企业电算化会计信息系统中通过设定一些功能，进行企业内容控制；组织内部控制则是在企业电算化会计系统下，在明确工作人员岗位职责的基础上，通过建立一定的规章制度，实现企业内部控制。

（二）会计电算化下企业内部控制的必要性

就现阶段我国会计电算化实际发展情况而言，由于我国会计电算化系统设置较晚，在实践过程中仍存在一定的问题，影响着企业会计工作、内部管理工作的优化发展，并在一定程度上形成新的问题。例如，会计电算化在处理手工交易问题时，可在一定程度上对手工操作交易信息给予删除，这在一定程度上，带来了数据信息安全风险，需要通过相配套的内部控制制度进行行为的有效约束，保证会计电算化优质充分发挥的同时，减低应用风险。与此同时，在会计电算化环境下，企业交易授权流程与传统手工交易授权存在较为明显的差异性，这在一定程度上为企业管理工作提出了新要求。基于此，通过制定完善的内部控制制度，可有效保证信息的准确性、全面性、完整性与合法性；提升会计信息以及其他数据信息的可靠性与应用安全性；保证企业或国家各项发展目标、方针侦测的贯彻落实，做到查错防弊，强化企业管理能力，提高经济效益。

二、会计电算化下企业内部控制发生的变化

会计电算化在改变企业会计工作模式与环境的同时，对企业内部内控产生了一定的影响。通过对比分析发现，虽然手工会计环境下的企业内部控制与会计电算化环境下的内部控制在目标、基本原理、基本要求上没有发生改变，仍是以提高企业经济效益为目标；以复合式记账、均衡企业借贷为基本原理；注重保障企业资产以及相关信息的安全性、可靠性、完整性与准确性。但是由于工作方法上实现了由传统手工向计算机自动化的转变，企业内部控制程序与组织形式势必产生一定的变化，形成新问题与新要求。

（一）环境之变

本文所指的企业内部环境变化主要取决于企业会计环境的变化。基于会计电算化的相关概述可知，会计电算化提升了信息在企业会计与财务工作中应用的重要性，它要求通过利用电子计算机等信息技术实現各县数据信息的有效处理。在此背景下，势必需要具备计算机数据信息处理能力的会计工作人员参与到实践活动中，因此会计部门组成结构由原来的“财务专业人员+会计专业人员”转变为“财务专业人员+会计专业人员+计算机数据处理管理人员（包括电算化信息系统建设专家、计算机数据处理管理人员）”。与此同时，会计部门工作任务、工作内容得到拓展，在满足基本会计业务需求的同时，需要为企业部门涉及的经济活动提供财务数据依据，如原材料选购、销售规划、人力资源薪酬管理等。因此，基于会计电算化系统下所产生与应用数据信息的准确性、安全性。完整性、可靠性成为企业关注的重点，对此在企业管理中，需通过完善内部控制制度进行优化。故相对与传统手工会计系统而言，会计电算化下的内部控制更为复杂，深度与广度得到拓展。

（二）形式之变

会计电算化后企业内部控制形式趋向于程序软件趋势的方向发展，诸多内部控制手段与方法需要通过借助信息技术进行具体体现，形成了“人工+智能”的内控模式。与此同时，部分原有手工会计环境下的内部控制方法与手段，如科目汇总变编制、总账核对、凭证汇总表编制等失去价值，进行了剔除。

（三）内容之变

企业会计工作实现电算化后，其工作内容发生了一定的改变，就会计数据分析与处理而言，财务工作人员在财务数据信息进行有效收集、审核以整理后，需由计算机数据处理工作人员利用信息技术对数据进行分析与处理，并形成各种会计报表。在此背景下，会计工作对企业内部控制提出了新的要求。例如，通过内部控制实现会计电算化信息系统的科学设计、应用维修；在维修人员、控制人员与系统使用人员相互协作下，进行合作管理。由此可见，会计电算化下内部控制制度内容由“对人控制”转变成了“对人、机控制”。

（四）范围之变

在企业会计工作中引入计算机技术之后，形成了以“磁介质”为主，以“纸介质”为辅的信息存储方式。在此过程中由于磁介质具备存储数据易更改、数据传输易丢失、数据存储安全性差等特点。对此，在进行内部控制时，需针对信息存储方式的变化，革新制度范围，增设网络系统安全控制、数据安全风险控制、计算机系统程序使用权限控制等内容，进一步明确各部门工作人员工作职责。

（五）审核之变

授权审批是传统手工会计内部控制体系中的重要组成部分，通过各环节权限工作人员对经济活动产生的财务信息与会计报表进行层层审核，保证企业资产的完整性，会计信息的准确性、真实性与全面性。而计算机引入后的会计电算化内部控制，由于计算机能够实现数据信息的自动审核与检验，导致原油内部控制审核程序被简化，部分审核控制内容被取消。

三、会计电算化下企业内部控制面临的挑战

（一）会计电算化数据准确性控制难度加大

虽然会计电算化在依据一定程序对数据进行处理与分析时，实现了自动化操纵。但是，对于原始数据（计算机处理前所输入的数据）而言，需要相关工作人员通过收集、整理、审核后进行输入。因此，要想保证会计电算化数据处理的准确性、真实性与可靠性，需依据规范程序与技术标准保证所有数据处理程序与方法的规范性。由此可见，在会计电算化内部控制过程中，数据处理的控制难度相对较大。

（二）会计电算化系统控制风险提高

由上述分析可知，企业在实现会计电算化之后，内部控制内容、形式、范围等发生了一定的改变。在此背景下，相关工作人员职能发生了一定的变化。例如，一些工作人员既要做好财务数据输入工作，也要做好财务数据输出与报送工作。如果工作人员由于专业能力匮乏，导致数据输入出现错误，则导致后续一系列错误的产生，而在海量信息环境下，很难快速的找出原始错误信息。由此可见，当缺乏完善的会计电算化内部控制制度时，会计电算化系统控制风险加大，严重影响工作质量与效率。

（三）会计档案操作控制行为标准提升

由于传统手工会计是以“纸介质”为载体实现企业经济业务各信息的有效记录的。因此，可通過会计信息档案分析，根据签章与笔迹对数据操作行为归属者进行确定，明确问题责任。而基于电子计算机应用下的会计电算化，主要以“磁介质”为载体，通过文本文档形式进行会计凭证与相关信息的存档，使人们无法根据会计档案探知数据修改痕迹。与此同时，当介质损坏时，很容易出现数据丢失问题。这在一定程度上对会计电算化下会计档案管理提出了更高要求，档案操作控制的安全标准得到提升。

四、解决企业会计电算化下内部控制问题的措施

（一）制定完善且规范的操作控制制度

针对企业会计电算化后，内部控制发生的变化与遇到的问题，为进一步保证会计信息处理质量，降低会计电算化内部控制风险发生改革，需建立完善、科学、规范的操作规程，用以实现相关工作人员行为的规范，保证各种操作指令与要求的有效落实。例如，要求在会计电算化过程中，工作人员要严格审核各种录入数据，保证原始数据与凭证的完整性、准确性、全面性、真实性；要求工作人员树立安全意识，对输入的数据存在反思与质疑，针对存在疑问的数据进行及时核对，但不得擅自对数据进行修改；当数据录入人员在数据输入过程中出现输入错误时，需依据系统功能，如负数冲正凭证进行数据改正；在应用电算化系统进行工作时，不得擅自离开工作岗位，需对其进行加密处理；在日常工作中，坐高数据备份工作，通过周备份或者是月备份，实现数据的及时更新，避免系统故障出现数据丢失问题，影响信息应用的准确性与可靠性。

（二）建立完善的组织与管理制度

完善的组织与管理控制制度确保会计电算化内部控制功能有效发挥的基本保障。对此，建议采用如下策略，实现组织与管理制度的完善，确保工作人员职责的明确。首先，根据会计电算化的特殊性，采用“职责分工法”，通过调整组织机构，实现会计电算化部门与用户部门的职责进行科学分离。其次，通过制定岗位责任制，进一步明确工作人员岗位职责与权力，保证各项工作要求与内容的有效落实与实施，例如，可将会计电算化工作岗位分为“电算化工作岗位”与“基本工作岗位”两大类。此外，为避免职责分工后会计电算化内部控制执行力的下降，可通过实施职责轮流制，完善内部控制审计制度，进行工作人员行为的规范，提升工作质量与效率。

（三）提高系统安全控制力度，优化系统操作环境

在对会计电算化信息系统进行安全控制时，可从人、机两方面人手，进行系统安全控制力度的强化，营造优质系统操作环境。对此，建议采用以下对策进行实践：（1）完善会计电算化内部操作制度，避免非操作人员利用财务专用计算机工作；（2）利用身份识别认证、加密技术等，对会计电算化信息系统进行操作权限设置，降低人为操作因素造成数据丢失与随意更改问题的产生；（3）基于岗位轮流制，规范换班程序，做好日志登记记录工作；（4）实现数据存储与数据分析处理操作的有效隔离，定期对系统软硬件进行预防性检修，针对存在安全隐患的软件与硬件系统，采用专业技术与方法进行处理。与此同时，在系统软件设置过程总，设置强制备份功能、历史查询功能、快速恢复功能、故障报警功能，保证系统运行安全与稳定；（5）提升系统与网络连接的安全性，通过利用身份识别技术、数据加密技术、身份访问控制技术、防火墙技术等，提升内网与外网环境下财务信息应用的安全性。

（四）加强电算化下会计档案的管理质量

为保证会计电算化下，会计档案管理工作能够满足会计档案操作控制标准，企业以及相关管理人员，应依据电算化会计档案特征，进一步加强档案管理质量。研究与分析可知，会计电算化下会计档案范畴发生了一定的改变，在对打印出的各类财务报表、会计凭证、账目明细等进行管理时，也许对系统应用过程中形成的其他资料信息，进行管理。对此，建议建立过程反馈机制，进行全过程内部控制，发挥内部控制监督管理功能，实现对各环节信息资料的收集、分析与处理，避免新增档案信息内部控制的缺失。

五、会计电算化下执行内部控制的重要意义

在会计电算化环境下，要想保证会计信息系统运行的稳定与安全，需以科学、完善的内部控制制度为支持，组织开展系统管控工作，用以保证企业经济活动过程中各类财务信息的有效收集、整理、分析、挖掘与存储。提升信息在企业经营管理与决策中的应用价值，为企业发展奠定良好信息资源基础。与此同时，基于内部控制制度，提升会计信息的真实性、可靠性，避免会计舞弊行为的发生，保证企业资产的安全与完整。此外，在会计电算化下，内部控制工作的有效开展，对岗位责任制的科学建立，会计审计工作的顺利开展与审计方法的个性，企业管理人员综合能力与素养的提升，相关会计法律法规与要求（《会计法》、《会计电算化工作规范》等）的贯彻落实具有积极影响作用。因此，在会计电算化普及应用与推广下，完善内部控制制度，已成为企业现代化建设与发展的必然趋势，也是提升企业综合实力，保证企业可持续竞争发展的重要手段。

综上所述，会计电算化已经成为企业现代化建设的必然趋势，它在对会计理论、会计实务操作产生影响的同时，为企业内部控制制度带来了挑战，企业内部控制制度革新成为必然要求。