对档案管理工作的几点初步认识

代伟翔

摘要：档案管理工作意义重大。大到国家机构，小到一个部门或者个人，能否重视档案管理，是关乎其发展格局的一个重要标志。档案记录着家国的历史，负载着个人的生命轨迹。它是人类延续发展、追求“天下大同”美好愿景的一面旗帜；“前事之不忘，后事之师”，它也是前行中少走弯路的一面镜子。

关键词：档案管理；内涵；档案防护

一、对档案内涵的初步认识

我国档案学界从20世纪50年代起就开始了对档案的定义的研究。1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》中称档案是过去和现在的机关、组织和个人在社会活动中形成的，对社会和国家有保留、再查价值的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。可以简单表述为：档案是国家机构、社会团体组织和个人活动中形成的保存起来以备查考的文件，形式包括声音、文字、图像以及其他可查形式的原始记录。

二、对档案载体演变的初步了解

（一）甲骨档案

甲骨档案是以龟甲和兽骨作为材料，我国现今保存最早的，最为系统的官府文书是商代的甲骨档案，是现存最早的中国古代档案。其中占卜刻辞占了甲骨档案的最大部分。周代出土的甲骨但数量较商代而言少之又少，这是因为周人不像殷人那么迷信严重，没有浓重的占卜文化，因此甲骨档案也逐渐退出了历史舞台。

（二）铭文档案

中国古代以青铜器（钟、鼎、盘等）为载体的书史铭文，盛行于殷商末期及两周。铭文档案又称为金文档案。中国古代商、周时期，青铜冶炼工艺达到了全盛时期，由于礼乐制度的发展，青铜器上的铭文也发展为记录当时社会重大史实的历史文献，并成为象征统治者社会地位、政治权力的“重器”，每每遇有重大事件，都要作器勒铭，珍藏宗庙，以期“子子孙孙永宝用”。金文档案是王和各级奴隶主贵族的记事档案。青铜器则是西周重要文书和事件的记事材料。

（三）缣帛档案

中国古代以丝织物为载体的公私文书。多用来绘制舆图、画像和抄写经典文章。战国时期开始经考古发现已经用缣帛作为书写载体。秦汉时期已形成有大量舆图和人物画像，西汉初建时，萧何曾尽收秦朝遗存的舆图档案。约形成于西汉文帝时期的《驻军图》，图中所绘山河、陆地、营地等显现的清晰明确，是国内现存最古老的缣帛（舆图）档案。唐宋时期，缣帛档案考古发现不详。明清时期以丝织品制成的各种档案材料，数量居多，收藏在中国第一历史档案馆。

（四）纸质档案

以纸张作为载体，纸作为中国古代四大发明之一，所以纸质档案最早产生于中国。早在东汉时期文件记录已经开始用纸张，魏晋朝代以后纸质档案逐渐增多，但主要的官府公文写在竹简上。到东晋末，朝廷下令公文全部采用纸来书写。从此纸质档案大量发现，至今纸质成为文字、图画等的书写主流载体。

（五）声像档案

社会活动中对国家和社会和个人有保存价值的资料，以照片、影片、录音带、录像带等为载体，以声像为主，是全宗档案的重要形式。

（六）电子档案

计算机信息时代的到来，以电子计算机磁盘、光盘为记载载体，在今天运用广泛。

三、对档案管理的进一步认识

在现行的档案管理中，石刻、纸质、木雕、声像、电子等档案并存，加强对档案防护知识的学习，是当务之急。由于从事的教育事业单位的档案管理中，对档案的防护工作停留在防盗、防火、防潮、防蛀等粗淺的认识上。通过学习领悟，谈一下对档案管理的一些认识。

（一）基本防护。防护档案应包括保证外围护结构的保温、隔热、温湿度基本要求，做到防尘、防污染、防有害生物、防潮、防水、防日光及紫外线照射和安全防范等。

（二）温湿度要求。根据档案的不同载体和重要性等因素，进行不同方式的防护。

（三）声像档案、电子档案等非纸质类型的档案贮存库的设计。设计应当做到符合档案管理规范和符合使用保管的特殊要求。

（四）重视对非物质文化遗产档案的保护。非物质文化遗产是活态、灵动的。对人类文明的传承有重要意义，一旦遭到破坏将很难恢复。各地省市相继出台了保护非物质文化遗产的法律法规文件，为非遗的保护提供政治法律保护。中央财政也投入专项资金进行保护恢复。2005年国务院办公厅发布《非物质文化遗产保护工作的意见》中，提出“要运用文字、录音、录像、数字化多媒体等各种方式，对非物质文化遗产进行真实、系统和全面的记录，建立档案和数据库”。明确了对非遗保护的重视。四、对档案管理问题的正视和积极应对

（一）档案管理普遍存在的问题

1.对档案进室、馆工作重视不足。如认为属于本部门，或工作使用起来方便，而不能无条件地移交，违背了档案集中统一管理的原则。

2.对档案移交进室、馆缺乏专业知识。档案管理工作重视不足，多为兼职，且调整、流动频繁，缺乏专业、系统的知识。

3.对档案记录文件缺少规整，档案分类单一。由于机要工作人员不能及时处理整理的原因，不能及时进行收集归档，导致记录材料不能及时移交向档案室存档，重要档案因此而缺失甚至损坏。

4.档案室环境建设欠佳，档案保管缺乏安全的保障。个别单位档案室是闲置仓库的改装甚至单位没有专用档案室，档案室的档案多且杂乱，档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，这些不利的条件致使档案材料遭受水、火、虫蛀等风险，影响档案的美观整洁及完整。有的档案室仅仅是档案的堆积地，缺少专业系统的管理。

5.档案整理不规范，如档案保管体系不系统，保管目录填写不科学，保管所需工具不齐全，不能准确反映文件的内容等，给档案检索带来不便。

（二）工作对策

1.认真学习相关文件，提高思想认识。认真学习《档案法》、《山东省档案条例》和鲁档发17号文件，认识到档案进室、馆工作的重要性。

2.积极参加知识培训，提高业务水平。认真参加上级档案管理部门组织的培训学习，了解案卷保管质量标准、档案科学分类编号和检索档案的工具等，明确档案管理安全条例和档案检索、移交应注意事项，不断提高管理和业务水平。

3.勤学好问，自觉提高工作能力。针对档案进室、馆的实际情况和进馆档案的质量问题，虚心请教省市区专家，并不断与同行切磋学习，努力提升档案管理技术水平。做到档案分类有序，档案保管安全，档案编目科学规范，检索工具高效全面，同时加强对声像档案、电子档案等资料的接收和进馆工作的规范。

4.积极为档案管理的提升尽力，保证档案管理工作人员的稳定性。通过政策激励、提供专业培训机会、工作量考核等方式，提高其工作积极性，提高专业水平，树立工匠精神，让档案管理工作成为学校工作的重要支点。