浅析如何搞好公文管理与保密

朱蕊岩

中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）09-156-01

摘要 现如今不管是企业，机关还是学校办公室，公文管理与保密工作都是十分重要的一项任务，尤其是在这个信息高速运转的时代，公文管理与保密工作就显得尤为重要，其是提高工作效率，确保公文有效运转的重要保障。企业或者单位如遏重大事件的话，都会通过公文来传递，转达指示，因此，公文的管理，保密，处理以及监督利用就会直接决定企业及单位的信息传递和运转。

关键词 公文管理 概述 过程

一、公文的概述

一般情况下，公文所承载的信息内容会包括秘密资料，科技成果，重要报告，经济数据等一系列的信息，而公文的管理和保密工作，这是一项重要的任务，它是指挥工作和明法传令的重要依据；是沟通情感和联系公务的标本；是承载事实和记录事实的凭证。在进行公文管理和保密的过程中，如果能够将公文按密级划分的话，便可保障公文等级的层次性，让其具有良好的控制作用。

二、公文管理过程中存在的问题

公文可以说是现代办公室工作过程当中不可或缺的一部分，只有加强公文管理和公文保密工作，才可以让实际工作得以顺利的展开和进行。然而，在实际工作中，公文管理与保密容易产生分歧，出现问题，而这些问题可以分为以下几点

（一）职责不清，多头运行

公文运行基本都是多渠道运行，其承载外来办公，起草下发等作用，如果职责不清，就会导致公文在运转期间，由于过多的环节使得责任不明确，容易造成公文在办理期间的滞待，推诿现象的发生，影响工作质量和效率。

（二）按部就班，缺少保障制度

很多的公文管理人员，由于自身对于公文管理的认识不足，也很难形成完整的理念，没办法用完整的体系，去完成整理公文资料以及保管公文等相关方面的琐事。更有甚者直接将《公文处理办法》抛诸脑后，完全凭着自己的经验做事，酿成我行我素的工作习惯。

（三）意识不强，保密责任不落实

公文管理与保密，缺少完善的制度，严格规范的运行，在工作过程当中漏洞百出，最终致使公文管理不当，造成失、泄密等后果。

（四）重上轻下，管理断层

上行文件，下行文件以及平行文件的收发都是公文管理与保密的一部分。对于公文管理及保密工作者来说，服从公司领导的安排无可厚非，但是如果重视上级来文，轻视下来文件，必将会导致公文管理断层，使得公文丢失或泄密。不少办公人员对上级来文快速落实，严格保管，迅速整理，入册归档；而在收到下级行文时，却不慌不忙，各方阅览，随意丢弃。

三、如何做好公文保密管理工作

（一）制定完善制度和措施，增强员工的公文管理与保密意识

制定完善的制度和措施，是企业进行公文管理与保密的重要手段，企业需要通过科学，规范的管理制度，让其有章可循，有法可依。在建章立制时，公文管理与保密工作必须做到以下三个规范：

1.借阅手续要规范：公文借阅要建立借阅登记手续，以此来明确借阅人，借阅的时间以及归还日期等，做到谁借谁还。如果是密级文件的話，那么在借阅的过程中就要严格把关，紧密跟踪，对没有按时归还的文件，公文管理与保密人员，需要与借阅人进行沟通，明确借阅人没有及时归还的原因，并且要将原因记录在案。

2.存放制度要规范：在日常工作的过程中，办公室每天都会收到各种各样的文件资料，而在管理这些文件资料的时候，就需要将公文管理与保密放入重点。密级文件和非密级文件在存放之前要合理划分，分开存放，以此来确保公文管理以及保密的规范性。

3.传阅流程要规范：公文在传阅的过程中，要制定严格的传阅制度，做好相应的传阅流程图和登记表，尤其是绝密公文，秘密公文或者急件公文，应当做到当天借阅，当天归还。如若领导在借阅的过程中，因为忙于其他事务没有一次性看完的话，那么公文管理人员需要根据此类文件内容的重要性，判断是否要将其收回，等到领导忙完之后再来借阅。这样确保了秘密文件及重要的保密性和安全性。

（二）做好与档案管理员的公文交接登记手续

首先，要区分归档与不归档的文件，应归档文件及时移交档案中心。其次，要将交接的文档目录复印成三份，移交部门与接收部门，档案盒内保留一份。还要附有《移交备考表》，详细记录移交人、接收人，交接时间等各项信息。现在公司档案管理系统有效的提高档案管理效率。在公文交接时，交接双方要严格检查文件质量，检查归档的文件数量，并与电子版一致。最后办理移交手续，移交目录双方各一份。办公室公文每年5月前完成归档。

（三）公文文件需要定时清退和销毁，确保密级文件不丢失

在公文管理与保密工作中，需要定期对文件进行清退和销毁，在一段时间之内，单位收到的所有文件，都应该做好接收记录，对于没有归档、没有保存价值的公文资料，定期清退或者是销毁。销毁的方式有两种，第一种是集中焚烧销毁，其可以做到片字不留；第二种则是送往保密部门指定的造纸厂，将其化为纸浆，以达到彻底销毁公文资料的目的。然而，无论是采取哪种公文销毁方式，在销毁的过程中都要有两人以上监销，个人不得私自销毁。尤其是单位的密级公文，在进行销毁的过程中，监销人员一定要全程监督，确保整个销毁过程都是在眼皮底下完成的，切不可擅离职守。

（四）加强保密队伍建设，提高公文管理人员素质

公文管理工作具有政治性强、涉及领域广、规范化要求高、被动性大特点，要求对工作人员具有较高的政治觉悟、严谨的工作态度、强烈的责任心和时间观念。要切实加强人员的选聘、培训和考核，提高其综合素质，才能承担好公文管理工作职责，提高管理水平。

公文管理与保密工作，是单位以及企业的重要保障，通过建立高素质的公文管理与保密团队，可以提高企业或者单位的综合业务素质。而想要提高企业及单位公文管理与保密的效率，就需要定期对公文管理与保密人员进行培训，让其学习公文管理与保密知识，了解企业及单位的公文管理规章制度，认识到公文管理与保密的重要性，达到增强员工的事业心和荣誉感，才能使单位公文管理和保密工作得到进一步的提升。endprint