企业法务管理系统的设计研究

摘 要：本文围绕企业法务管理系统展开研究，提出了课题研究的主要背景，指出了课题研究的主要目标与应用价值，并分析了企业法务管理过程中存在的一些问题。将企业法务管理过程中涉及的合同、法律事务、印章等核心业务以系统化、流程化、标准化的方式进行统一管理，优化了法务管理模式，提高了管理效率。

关键词：法务管理；合同管理；印章管理；信息系统

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2018）05-0079-04

Design and Research of Legal Management System for Enterprise

BU Yanbin，YANG Yan，CHEN Ting

（Communication University of China Nanguang College，Nanjing 211172，China）

Abstract：This paper focuses on the enterprise legal management system puts forward the main background of the subject，and some problems existing in the process of the enterprise legal management would be analyzed here. The characteristics of this paper are reflected in the centralized management of the core business such as contracts，legal affairs，and seals involved in the process of corporate legal management，which has been optimized in a systematic，streamlined，and standardized way.

Keywords：legal management；contract management；seal management；information system

0 引 言

合同作为企业活动的重要约束工具，是企业之间、企业与个人之间进行规范化经济活动的基础条件，也是企业遵循市场经济规律的重要体现。对合同进行规范化管理，提高合同风险管控能力，可以提升企业经营管理水平，适应市场经济发展的需要，能够提升企业的协同作战水平。

法务管理系统的建设实施，可以构建一个查询快速、统计高效、管理科学的合同综合管理信息化平台，实现合同全生命周期管理，规范业务流程和员工的日常工作行为，提高工作效率，加强合同签订与履行过程中的风险防范及风险控制。

最早的法务研究是1882年的美国美孚石油公司，企业的快速发展导致了许多法律事务问题的产生，企业法务开始进入企业发挥其作用[1]。国外学者主要围绕企业组织机构和从业人员展开了研究，主要分析了企业法务部门人员和法律顾问的具体角色，对他们所具有的职能进行分析[2，3]。美国学者sarah Helene Duggin认为企业法务对提高企业自身综合实力具有基础作用，企业法务所包含的角色很多，具体涵盖经营业务法律顾问，对企业从业期间发生的法律纠纷进行解决的法律顾问，对企业形象提升和公司所有规章制度的制定具有促进作用的法律顾问[4]。加拿大学者John Jackson建设性地将总法律顾问分成了两种职能的人，具体为风险防范者以及决策参与者[5]。另外还有学者认为企业法务部门的作用就是用来解决法律问题、预防法律相关风险的产生，降低相关事故后的支出[6]。所以企业法务管理方面的研究主要围绕企业法律风险进行管理，对法务部门相关人员的参与过程、行为、效果等进行管理。

1 企业法律事务管理存在的问题

企业的法律事务管理主要存在以下三个方面的困难[7-10]：法律事务处理方面：公司的法律事务信息化管理平台不统一，信息不对称，存在多个信息源头及业务处理平台，系统间的业务切割及界线不明显，并可能存在重复劳动，导致工作效率较低，难以多人流程化高效协同工作。管理制度贯彻方面：企业法律事务相关规章管理制度及业务流程的执行，缺少统一的平台支撑，难以系统化、流程化、规范化地进行有效监管及风险控制、评估，导致管理制度难以贯彻执行，风险不可控。法律文化建设方面：由于缺少统一的业务平台，法律事务各项活动经验及知识难以长期累积，导致业务人员对法律知识的了解较为匮乏与相关法律事务的处理经验不够，所以需要借助于该系统，建立企业法律文化建设的长效机制，全面加强法律文化建设，以保障企业稳健、安全、合规地运行。

基于以上管理难题，本文将结合企业管理实际，以法务信息系统作为载体，提升和完善企业的法律事务管理体系。建立和完善法律风险管理制度，进一步提高企业依法决策、依法经营和依法管理的水平。建立、健全符合国家法律法规要求的公司规章制度及保障其有效执行的监督管理体系。建立、健全员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责任追究机制。建立企业法律风险识别、评估、管理机制，并将其融入公司经营管理活动中。

2 企业法务管理系统设计

基于用户业务管理需求，结合企业管理软件应用特性及当前信息化发展方向，本系统核心功能结构描述如图1所示。

企业法务管理系统应用架构如图2所示，由下到上分别为数据层、业务逻辑层、表现层。其中业务层就是处理法务管理涉及的合同管理、法律事务管理、印章管理、系统管理等业务逻辑，包括报表数据的检查、新增数据的合法性校验、数据前后台调用等。业务层可以与数据层进行交互，调用底层数据，并将数据传递给表现层进行展示，从而及时响应用户发送过来的请求。

2.1 合同管理子系统设计

合同管理子系统需要实现企业及其子公司从合同起草、登记、审批、签订、履行、监控到履约完毕后的评估和查询统计的全生命周期管理。减少人为操作风险，实现信息透明、监控便捷，具备查询、汇总、提醒功能，并建立相关的业务数据库。合同管理子系统功能结构如图3所示。

合同管理主要内容是管理合同的基本信息和相对方的基本信息。

在企业端，相对方包括客户、项目管理者和供应商，其中，供应商和客户是申请合同的主要参与者，填写合同相关的基本信息，并申报给相关部门，再由合同审批人员对所有供应商或者客人的基本信息和相关合同进行管理、审核。

合同管理的流程为：

（1）供应商登录系统。

（2）合同管理系统管理员对相对方信用进行评估，还会对相对方的履约能力进行分析。

（3）系统给出评估结果，若评估结果不合格，那么可以将该相对方加入黑名单。如果合同立项是评估结果合格，但是在后续的合同履约过程中出现产品质量、履约进度等与约定条款不符的违约或纠纷情况，可视情节严重程度进行预警或列入黑名单，黑名单中的相对方在新签合同时，不允许调用。

（4）合同立项，填写合同，并提交审批。

（5）合同分类，按照合同的内容将合同分为生产材料采购合同、非生产材料采购合同等。

（6）审批人员对提交的合同进行审批。

（7）审批人员给出审批结果。

（8）如果审批结果合格，那么后续将进行合同履行管理，如果不合格直接将合同归档。

（9）合同作废，已经审批通过但最后并未签订的合同则作废。

（10）合同风险控制，合同风险管理主要包括合同签订前期的风险防范、合同履行中期的监督与管控、和发生违约或纠纷后的事后处理三方面。

（11）合同归档与关闭，对合同相关资料等进行归档，完成合同收尾将其添加到合同台账中去。

（12）相关业务人员对合同进行评价。

2.2 印章管理子系统设计

印章管理子系统需要实现公司各类公章分类管理，对印章使用、借用、备案、刻制等分别设定审批处理流程，防止印章误用、滥用的法律风险。印章管理子系统功能结构如图4所示。

印章使用或借用是印章管理系统的主要功能，需要先由印章使用人员或借用人员提出用印申请，法务人员对申请进行审核、登记并反馈。使用完印章之后，需要填写详细的印章使用信息。印章借用和印章使用略微有些差别，印章借用同样需要提交印章借用申请，在法务人员审批同意之后需要填写借用登记并给出明确的印章预计归还时间以便系统进行相关归还信息的预警提醒，以便法务部门全面掌握印章的实际使用情况，防范相关风险。在印章使用结束时，借用人员必须将印章及时归还法务部门进行归档，并且必须填写详细使用情况，并上传相关情况的扫描附件作为归档的依据，以便法务部门及时掌握印章的使用情况。

2.3 法律事务管理子系统设计

法律事务管理子系统需要提供非诉案件、被诉案件、主动起诉案件填写与报送，并实现通过系统进行流程化的案件处理，建立相应的纠纷案件数据库。法律事务管理子系统功能结构如图5所示。

法律事务管理是法务系统企业端面向法务机构、法务人员提供的功能，法务机构包括法律事务部门、外部合作的律师事务所以及法院和仲裁机构等。通过法务机构管理功能可以记录各法务机构的基本信息以及相关的联系人和联系记录，方便相关人员特别是法务人员在进行法律事务处理时查阅。法务人员可以管理纠纷事件和进行案件管理，外聘律师只能进行案件管理。

法律事务管理系统包括法务机构管理、法务人员管理、案件管理等主要业务。首先将上传的相关材料提交给法律事务部和相关公司领导审批进行案件申请，然后再是案件定级、案件处理、案件策划、案件进展、得出判决结果后当事人是否需要再上诉、最后结案归档。法务人员主要的操作包括：纠纷处理、给出纠纷意见、案件处理等，外聘律师的主要操作包括：案件处理、案件策划、记录案件结果等，文书模板的增加、删除、修改等只能由文书模板维修人员负责。案件经法院判决之后，相关业务人员需记录案件的判决结果，同时需要安排判决结果之后的应对策略，即在案件进展中需要安排下一步的工作。如果对判决结果不满意，需要重新上诉，则要重新制定案件策略并进行新一轮的案件处理过程。

2.4 系统管理功能设计

系统管理可以对用户、权限、角色等进行基本管理，可以设置相应的参数。系统管理员可以对系统基础数据进行初始化处理。对用户、权限、角色等进行基本管理，可以设置相应的参数。对存在的问题通过后台日志记录及时进行异常查找、分析和问题解决等工作。系统用户可以分为两类：系统管理员和法务工作者，在法务工作者中，可以根据企业内部实际情况划分出许多不同的用户角色。

2.5 系统数据库设计

根据法务管理系统业务需求分析，建立数据实体对象之间的关系，并设计了系统E-R关系模型。系统E-R模型如图6所示，法务管理系统的实体包括：

（1）合同立项项目：用于规定当事人的责任和确定当事人的权益，包括合同编号和合同类型。

（2）合同付款申请信息：属性有合同ID、供应商名称、合同主题、签约主体等，记录合同付款的细节，一旦日后发生纠纷可以用作付款凭证。

（3）合同付款申请审批信息表：包含了合同的基本信息，记录提出付款申请的合同的审批信息，方便申请人查看合同审批到哪一个步骤等。

（4）客户：使用合同的人，客户姓名、合同签订时间、所采购货品等。

（5）供应商：包括供应商编号、名称、法人、签订合同时间等。

（6）公司：包括公司名称、企业类型、总部地址、法人等。

（7）部门：包括管理合同的部门、管理印章的部门、管理法律事务的部门等。

（8）审批人员：负责审批合同，包括名字、职位、权限等。

（9）印章：属性包括印章类型、名称、所属部门等。

（10）印章管理人员：属性包括姓名、所属部门、ID等，负责印章的借用、使用等管理。

（11）法务机构：负责管理法务人员。

（12）法务人员：对案件、纠纷进行管理。

（13）法务文件：对一些案件和法律进行定义，属性包括文件名、文件作者等。

（14）案件策划：属性包括策划ID、案件ID、案由、策划负责人等。

（15）案件进展信息：记录案件的处理程序、处理的过程以及处理到哪一个步骤。属性包括进展编号、案件ID、进展措施等。

（16）案卷信息：记录案件的基本信息，属性包括案卷编号、原告、被告、案件基本情况等。

（17）项目台账信息：记录与项目有关的往来信息，包括合同信息、案件信息、金额等。

（18）项目信息：记录项目的基本信息，属性包括项目名称、项目负责人、项目预算金额等。

（19）信用评估信息：用于评估客户和供应商的信息，履约能力等，保证合同能够按时得到执行，属性包括评估ID、评估对象、评估结果等。

（20）印章使用记录：记录印章的使用情况。

（21）纠纷信息：记录纠纷的基本情况，属性包括纠纷原因、纠纷发生日期等，为纠纷处理提供信息。

（22）纠纷处理信息：对发生的纠纷进行处理，属性包括处理编号、纠纷ID、处理结果等。

3 工程应用价值

通过该系统的建设，减少了沟通成本，业务处理更加集中、流程化，信息充分共享，查阅方便，提高了日常法务工作效率。采用信息化手段实时进行风险识别捕获，并向业务管理人员及公司领导进行风险分级预警，为防患未然、风险控制前移提供可靠的保障。为企业实际业务案例与经验的积累打下良好的基础，为企业的知识体系构建和知识使用、创新提供了有效执行的平台。采用良好的信息化管理平台，可以将制度执行和员工日常工作紧密结合，做到制度流程和执行流程一致。

参考文献：

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作者简介：卜言彬（1984-），男，汉族，讲师，硕士。研究方向：计算机应用技术及计算机教学；杨艳（1975-），女，汉族，江苏省南京市江宁区，讲师，硕士。研究方向：数字媒体技术及计算机教学；陈婷（1974-），女，汉族，讲师，硕士。研究方向：计算机应用技术及计算机教学。