职业技术学院档案管理信息化建设

时代在发展进步，信息技术改变了许多传统旧有的工作模式。而大多数的职业技术学校档案管理工作跟现代档案管理有明显差距，其管理方式存在诸多弊端、跟不上现在社会的发展。所以，对职业技术学院档案管理信息化建设要充分重视。通过对职业技术学校档案信息化的建设改革，改变职业技术学校传统旧有的档案管理模式，使职业技术学院档案管理工作有个新面貌。档案管理信息化建设能够为学校各方面更好的发展添上一份力，跟上社会发展的脚步，更好的为社会服务。

社会信息技术的发展日新月异，职业技术学院想要跟上信息技术的潮流，档案管理信息化建设在所难免，也是重中之重。档案管理信息化建设好处颇多，能有效简化档案管理工作环节，让工作更轻松高效，并最大限度的发挥出档案在职业技术学校的作用。本文列出了职业技术学校传统档案管理方式的缺点，也对职业技术学校档案信息化建设提出了几点措施。

一、职业技术学校传统档案管理方式的缺点

（一）档案管理观念落后

档案管理在人们的印象中就是记录，存放的简单工作，没有技术含量，对档案管理工作存在着许多误区。学校领导也不是很重视，认为档案管理没有那么重要，是学校其他工作的附带品，完全没有看到档案管理工作对于学校未来的走向和学校其他工作的重要性。许多职业技术学校的档案管理工作还保持着学校初建时的模样，以人工操作为主，附带着用一些现代产品和管理技术，可谓是相当古老、十分落后。在信息高速发展的今天，便显现出很多问题，如档案管理明显跟不上时代所需，工作效率慢等。

（二）档案管理机制不健全

1、档案管理人员素质有待进一步提高

由于职业技术学校忽视了档案管理工作，引发了多骨诺米牌效应，职业技术学校档案管理部门无足轻重，便成为了学校领导安排子弟亲属的重灾区，在其看来，简单的记录、抄写保存工作人人都可以胜任，不需要专业的人员。安排过去的工作人员对档案管理工作一知半解，认为档案管理工作是闲差。没有系统完整的接受过相关的专业培训，把档案管理工作弄得杂乱无章。实则，档案管理工作具有很大的技术含量，需要专业过硬，有细心有耐心的去处理任务量繁多的工作。想要职业技术学校档案管理步入信息高速道路，必有要招聘专业的档案管理人才，建设高水平的组织班子。但是掌握信息化技术的高等人才稀缺，无形中制约着职业技术学校档案管理的发展。

2、档案管理设施配置低， 档案信息化管理技术不够先进

职业技术学校在建设过程中，一味的去追求软硬件设施的提高，对无关轻重的档案管理只给与少量有限的资金。档案管理想要改革，想要发展就需要大量资金和现代化的设备，例如：电脑、信息扫描仪、先进的软件管理系统，资金有限，无法购买配备。有些职业技术的档案管理室非常的狭小，通风照明条件不好，导致纸质的档案文件容易发霉或生小虫。随着职业技术学校规模的扩大，档案日益曾多，无论从空间大小，设备升级上都无法满足学校的档案管理工作。急需对档案进行硬件改造。

二、职业技术学校档案信息化建设的措施

（一）提高对职业技术学校档案信息化建设重要性的认识

职业技术学校档案管理工作的落后，追其根本原因，是职业技术学校领导对档案管理的不重视造成的。职业技术学校档案信息化建设对于职业技术学校未来的发展具有重要意义。第一步要做的就是转变职业技术学校领导对档案管理工作的偏见，改变传统的观念，把职业技术档案信息化建设列为学校发展的重点项目。用长远发展的眼光去看学校档案信息化建设，把信息化建设的理念种植在学习领导和档案管理工作人员的心中。顺应时代发展的趋势，把现代信息技术引用到学校档案管理建设上，建立现代化信息化的档案管理。从硬件上购置新的设备，建立信息化的职业技术档案管理信息平台，软件上招聘具有高素质，专业水平的管理人员，组成一支優秀的队伍。并根据学校自身特色，开发设计出展现本校风格特点的档案信息网站，把职业技术学校档案信息化建设落到实处。

（二）加大对档案信息化的资金投入

档案对于职业技术学校意义重大，它见证了学校的办学，代表了学校的历史，在学校的办学资源上也有着举足轻重的位置。它不仅是传承学校历史的载体，对于学校未来科研、教学和学校基础建设的发展也起着关键性的作用。在此前提下，职业技术学校上至领导、下至档案管理工作人员已经意识到了职业技术学校档案信息化建设的重要性。意识层面提高了，接下来就是付诸于行动。档案管理信息化建设与学校其他工作一样，需要大量的人力物力财力做基础。学校领导应该为档案管理信息化建设成立一笔专项资金，并配备专业的管理人才，从资金到人才一应俱全。有了学校领导的大力支持，和充足的资金做后盾，档案管理信息化建设已具备基本条件。

（三）加强档案信息化管理

档案信息化是职业技术学校档案信息化建设的关键环节，一定要作为重点项目来对待。学校档案管理信息化建设少了档案信息化，那么，学校信息化建设就只是表面工程，少了内涵。而档案信息化离开了学校信息化，那么，档案信息化就没有用武之地，没有存在的意义。由此来看，档案信息化和学校档案信息化建设两者缺一不可，且相辅相成。职业技术学校的领导及档案管理工作人员要从思想上转变观念，从行动上把自己投入到档案信息化建设的实际工作中。从大体上规划好档案信息化工作的整体策略，从实际工作上，认真对待每一环节的工作，监督并检查每一个工作细节。档案工作者要树立正确的工作态度，提高对档案工作的意识。不仅要管理好档案工作，更要在工作中摸索规律、总结经验，争取在档案工作中作出研究、作出创新，为职业技术学校的档案信息化建设作出自己的贡献，把档案信息化管理做到更科学，更完美。

1.采用先进的档案信息化技术

职业技术学校要改变传统人工档案管理工作的方式，积极采用现代科技化的、先进的档案信息化技术。从档案管理的基础设备上入手，更换掉一些落后的设备，购置先进的档案信息化设备，所谓“工欲善其事，必先利其器”。另外，要意识到学校档案数据库建设的重要性，开发出符合本校特色，且丰富系统的档案信息资源库。建立起了本校的信息资源库后，可以更好的与其他职业技术学校进行交流探讨，实现了学校间的互相学习、取长补短，为本校档案信息化管理更好发展做出巨大贡献。

2.提高档案信息化管理人员的素质

职业技术学校领导提高了对档案管理信息化建设的重视程度，也配备了大量的资金做基础，为档案管理信息化建设提供了有力条件。外在因素已经到位，那么下一步就是提高内部人员配置，提高档案信息化管理工作人员的整体素质和技术水平势在必行。职业技术学校档案信息化管理的工作人员不要看轻自己的工作，认为工作只是简单的整理资料、保管资料、没有技术含量。而是应该做到重视自己的工作、积极接受现代先进的信息化技术，把自身业务能力再上一个台阶，提高档案管理工作的效率。档案管理工作虽看起来工作轻松，但其实具有很强的专业性。学校不可随便安排一些不懂专业知识、具备专业技术的人去做档案管理工作。而是应该招聘一批专业的，同时又精通现代化信息技术的档案管理人才来做档案信息化管理工作。另外，还要对已经在从事档案管理的工作人员进行在职培训，不断加强其业务水平和整体素质，为档案管理信息化建设更好的发展做准备。

职业技术学校想要跟上时代发展的步伐，提高档案管理水平，实现与其他职业技术学校的档案信息共享，就必须走档案管理信息化建设这条路。职业技术学校的档案管理信息化建设是顺应教育改革的趋势，职业技术学院要根据本校的实际情况，对症下药、采取适合本校发展的方式来进行档案管理信息化建设。