高校档案管理信息化建设的研究

[摘 要] 社会发展环境在变化和进步，教育事业的改变也在加快，高校的档案管理工作迎来了新的局面。现在是知识经济与信息技术时代，而高校档案管理的信息化建设，是对高校资源合理利用的重要工作之一，与时俱进、改革创新，对于建设更好的档案管理系统，建设完善的信息管理体制具有重要意义。所以我们需要研究如何更好地展开信息化的档案管理工作。

[关 键 词] 档案管理；信息化；改革创新

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）10-0166-01

为了实现教育各个方面的信息化，档案管理工作只有改革，才能在信息化发展趋势下不被淘汰。同时为了更方便查询和运用档案信息，更便捷地管理高校档案，信息化管理也被推上了新的舞台，所以档案管理的现状问题以及解决措施需要我们进一步讨论研究。

一、档案管理信息化的内容

档案管理信息化，是通过对信息的处理，主要运用计算机、数字化、信息整合等技术，最终实现高校档案信息资源的合理整理、分类、高度共享。它可以充分开发高校档案资源，用数字化技术，逐步达到档案信息的数字录入，代替纸质；利用计算机设备，实现高校档案管理的大规模储存和保管，在各个方面实现信息管理一体化；用网络技术，实现高校档案信息共享，更多地将高校档案信息传递给所需要的人，更好地分享信息、传递信息；高校档案管理信息化是一个开发、运用、传递的过程，在这个过程中可以实现各个环节紧密相连，方便快捷地实现职能，发挥作用。

二、档案管理有待解决的现时问题

（一）思想认识不足

近年来，高校档案管理工作仅仅把重心放在档案信息数字化上，认为信息化就是将信息资源简单复制成电子信息、数字化信息，而没有将其整合、归纳、分类并且进行编制，作为一种资源来利用，并且很多工作人员没有认识到档案管理的重要性，认为这项工作可有可无，工作不能积极落实，使得许多信息资源不够完备，更不用说做到资源分享，服务社会。

（二）领导机构不重视，人员配备缺乏

档案管理机构在很多高校仍然没有得到重视，没有一个总机构来掌控，有关档案管理工作的机构也缺乏资金的支持，往往因为资金不足，不能将工作真正落实。机构中的管理人员很多并未学习过有关档案管理尤其是信息化管理知识，并不能真正了解如何开展信息化工作，没有相关的知识储备，不具备相关的专业思想，导致信息化的发展受到一定阻碍。

（三）后续工作不充分，安全隐患堪忧

在档案管理信息化的建设过程中，很多管理者即便投入了一定的关注，努力建设信息化管理体制，仍然会在后续工作中产生问题。信息化是一把双刃剑，在迅速储存、读取和分享的同时，也会带来一定的安全隐患：有一些不法分子通过管理系统的漏洞窃取、盗用信息资源，进行不法行为，这为高校管理工作带来很大威胁。信息资源在透明公示、分享运用的过程中也应该注意安全问题，保证信息不被非法盗用。

三、针对档案管理信息化问题的解决措施

（一）着力建设基础设施，完善管理机构

基础设施建设主要是指在信息化建设过程中需要涉及的电子设备，计算机、交换机、服务器、路由器等，其中最主要的是存储信息资源的计算机设备，必需存储功能强大并且有较好的分析、运行能力，可以分析处理信息资源并及时地进行资源分享的计算机，这样可以保证信息资源的存储和分享工作正常进行。与此同时，管理机构也需要得到进一步完善，在高校内建立一个总的档案信息管理机构，并按照职能分属不同的组织，各司其职，更有效地对信息资源进行整合、分类、存储和共享，提高信息资源利用率，让信息可以被更多的师生享用。

（二）加强管理人才培养

在高校档案管理信息化建设过程中，档案的管理人员、工作者是其建设的重要纽带和桥梁，在这项工作中起着至关重要的作用，优秀的管理人员可以更好地将档案管理工作改革创新，为实现信息化贡献力量，所以提高管理人员素质，培养新型人才是工作的又一大重点，这其中主要是培养信息化人才，具备信息化思想，通晓信息化手段，掌握更多信息化知识，为建设档案管理工作做出更大的贡献。

（三）建设安全保障体系

在档案管理信息化逐步实现，档案信息可以高度分享的同时，也要注意信息资源不被非法盗用、窃取，因此造成不必要的损失。所以信息化也要求我们建设安全保障体系，在技术上设立防火墙等防护屏障，加大信息管理人员的防范培训，保证日常管理活动中的安全保密，并且在分享过程中进行有力监控，防止信息被盗用而流失。

四、总结

在信息化时代的教育下，为了可以和发展同步，也为了让档案管理变得更加有效、规范、便捷，档案管理信息化是必要的途径，积极顺应发展，对各种问题进行充分的认识和纠正，在基礎建设、人才培养以及后续的安全保证上进行全面的改革和创新，这样才能更快更有效地实现高校档案管理信息化。

参考文献：

[1]贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报，2015（1）.

[2]赵静.实施文档一体化管理推进高校档案信息化建设[J].山东省青年管理干部学院学报（青年工作论坛），2009（5）.

[3]张学.浅谈高校档案管理信息化建设[J].河北外国语职业学院学报，2013（21）.