档案信息化建设研究

[摘 要] 随着当今社会科学技术和全球经济的快速发展，信息技术已经被广泛应用到社会、生活中，实现档案管理的信息化，已逐渐成为我国档案管理工作的必然发展趋势。完善、科学的信息化建设管理方式有助于提高管理工作效率和质量，不仅可以准确地反映档案信息，而且为使用提供了更加便捷的条件。但是从目前档案信息化建设的发展状况来看，档案信息化建设面临着严峻的挑战，如何加快档案信息化建设已成为当前研究的一项课题。根据档案信息化建设中面临的困境给出一些建议。

[关 键 词] 档案信息化；信息化建设；困境；建议

[中图分类号] G270 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）10-0087-01

一直以来，档案管理工作一直都是国家、党和政府以及各个行业极其重视的一项工作，更是其发展的核心命脉。档案信息化建设作为档案管理工作的核心组成部分，此项工作显得至关重要。随着信息时代的到来，人们进入网络快速发展时代，因此，不论是在生活还是在工作中都会使用到电子信息技术，许多的信息数据都通过网络信息技术来传输与进行管理。时下，我国经济发展极其迅猛的同时，各行业与各单位体制改革步伐加快，做好档案信息化建设管理工作显得尤其重要。

文章以档案信息化建设的含义与意义阐述为始，并简析了档案信息化建设中面临的困境，最后给出了有利于档案信息化建设的一些有效建议与举措。

一、档案信息化建设的含义与意义

（一）含义

对于档案本身来说是属于一种历史记录信息，它是将个人或组织以及机关等最原始的信息进行处理后与社会活动直接形成的一种其他信息，再将其融合形成的一种更加广泛的信息。它属于一种原生信息更是一种载体的历史记录，属于一种人类的重要历史文化遗产。那么，所谓的档案信息化就是：将档案自身的内容进行信息化，在档案管理部门的统一规划和组织下，通过对档案管理活动中的内容全部使用现代电子计算机技术，然后对有些信息活动的数据运用网络信息技术、现代完善的科学管理理念对其进行传输和管理，最终达到对档案信息资源进行很好的利用和处置管理的目的。

（二）意义

实现档案管理的信息化建设是档案管理发展的必然趋势。加强档案信息化建设不仅有助于提高质量与效率，更能提供准确、完善、可靠的信息档案资源，不仅节省时间，更节省人员。档案在长期保管中，有些时候会由于受到各种因素影响，而无法找到需要的档案信息资源，进而为下一步工作带来极大的麻烦与阻碍。而随着当今信息化时代的到来、网络计算机技术的飞跃发展，档案信息化建设显得十分重要。它取代了传统的手工抄写操作模式，对信息活动内容中的数据信息资料通过电子计算机技术的传输与管理，实现了档案信息资源的高度共享。

二、档案信息化建设中存在的困境

（一）档案信息管理人员业务素质不高

当今的社会是知识与科技同步发展的时代，计算机技术的快速发展下，要求档案信息化建设的管理人员不仅要具备较高的计算机应用技术，更要懂得档案专业知识。但在实际工作中，档案管理工作人员缺乏档案管理专业知识，对计算机技术的应用只是通晓一些最基础的知识，缺乏熟练的掌握网络的存储、传输及应用技术，更缺少相关的档案专业知识，进而影响了档案信息化建设的有效开展，致使有些计算机设备不管有多先进，也未能发挥用武之地。

（二）档案信息存在保护风险

由于当前是信息化社会，相关的档案软件系统也更加高标准、高质量，升级后的档案软件系统或许和原来的系统不能兼容，如果电子文件不能够得到及时、有效的备份，将会存在丧失信息的风险。当前信息时代飞速发展，也会造成信息资料的泄密，这也是当前档案信息遇到的风险之一。

三、有利于档案信息化建设的有效建议与举措

（一）树立良好的档案信息意识

首先，档案人员需要在思想上树立起档案信息安全的意识，这样才能够深切意识到档案信息的重要性，同时，档案工作管理人员还需要具备强烈的责任心和事业心，才能够发展档案信息事业，认真做好信息化过程当中的工作，积极主动地参与到信息文献检索等各种工作中，将信息和文献二者之间有效地融合，进而促进档案信息建设现代化的发展。

（二）加强档案信息化人才建设

定期组织相关的档案管理工作人员进行档案管理知识培训以及相关的系统训练，这样才能够促使档案管理人员更好、更快地适应信息化档案管理的发展，将目前的信息档案管理内容和现今的科学技术二者之间相互结合，建设出一支能够适应现代化发展的档案管理队伍。

（三）做好信息化安全保障工作。

档案管理工作人员需要明确对档案的相关管理政策，将档案按照类别进行划分，同时还需要档案管理工作人员做好相关的保密工作，對档案实行全面的管控以及相关的保存工作，确保资料的完整性。

总之，档案信息化建设已经成为当下档案管理工作发展的一个必然趋势。高度认清档案信息化建设的含义与意义，正确知晓其存在的困境、问题，才会给出合理、完善的有利于档案信息化建设的建议。希望本文阐述有助于此项工作的顺利开展。

参考文献：

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[2]翟育明，冯旖旎，周俊文.办公自动化档案管理系统的研究与设计[J].景德镇高专学报，2006（2）.