办公室文书档案管理效率提升的策略

一、文书档案概述

文书档案是现代单位记录行政管理与党务活动内容的重要资料，通常情况下其资料文件的管理效率直接关系到单位常规运行的实际效率，其管理内容包括：文件收发、会议记录、档案存储及其调取修改等方面。而文书档案在管理过程中主要记录了单位相关管理活动的开展情况，包括党群管理、业务管理、人力资源调动、单位现金流向、财务管理等方面。而办公室作为单位单位的重要组成部分，其业务范畴也涉及到传达消息、沟通协调、以及处理日常业务等方面，那么管理相应的文书档案也是记录工作流程的重要方式。同时其管理效率也是评估单位管理水平的重要依据，而单位稳定的发展脉络以及长期发展保障，都需要文书档案的支持，因此在现代单位中办公室文书档案管理效率尤为重要。

二、办公室文书档案管理效率的提升策略

（一）加速档案管理信息化进程

在网络数字技术快速发展的阶段，办公室文书档案管理工作应当紧随时代脉络，着力开展档案管理的信息化进程。进而通过信息化管理的实际效果，提高其管理效率。利用通信技术和网络技术，配合完善文书档案管理内容。而信息化管理的优势就在于其规范性与便捷性，对于文书档案的收集、整理、归纳、调取的实际效率。同时在办公室档案管理过程中，其信息化管理的实际效果，也能够合理规避档案遗失或者不规范操作的多种问题。而在利用信息化布局文书档案管理内容时需要注意两个方面的应用问题，其一，必须妥善处理档案存储的统一格式，以及在后期调取时的方式方法，进而规避信息孤岛的不利因素。其二，对于补充性文件必须处理好原始数据的整理与存档，同时需要及时记录档案调取和修改的具体时间，以免出现档案管理误差和遗失情况。其三，在信息化管理的应用阶段，必须处理好档案管理保护工作，进行完整的档案加密，并设置管理员权限，从而避免档案信息篡改或盗取的风险。

（二）树立文档一体化管理观念

文档一体化管理观念是文书档案管理的关键要务，在运行程序和实际流程上，必须树立统一管理和提升管理质量的工作职能协调配合。一方面，对于文件管理的相关内容，必须在同一时间建立相应的存档内容和规范划流程，同时需要简化具体工序，通过简化流程提高管理效率。另一方面，需要提高办公室文书管理人员的普遍意识，加强重视立卷归档与文件处理工作的内在联系，实现一体化管理流程的实际效率。同时注重文件材料的管理质量，以标准化的管理细则，指导档案管理内容的顺利落实。要求其所有文件材料的格式与文体统一，不可随意修改和誊印，或者使用复写纸起草，所有文件必须具备统一编码并相对齐全完整。

（三）规范多部门协作配合范畴

提升办公室文书档案管理效率，并非办公室内部人员能够单独完成，协调其他部门配合完善管理细则尤为重要。在其文书档案管理质量上，协同效应的最终效果，也需要众多部门通力配合，才能达到较高的实施效果。为此，应当强调各部门在文书档案管理上的具体职责。而办公室文书档案管理的具体责任人，也应当明确自身的管理职责，同时了解各部门管理效能的支持力度与方向。进而建立畅通无阻的信息收集渠道，为文书档案管理工作奠定坚实的管理质量基础。同时办公室人员也要加强与其他部门的内部沟通与交流，及时了解其他部门对于文书档案管理的需求，进而以较高的情报价值，以及相应的档案管理服务重点，加强档案信息的收集与整理工作。此外，结合各单位的实际情况，定期组织文书档案管理工作的反思与探讨，勤于动脑和动手，才能加强文书档案管理的实际效率，并及时反映出普遍存在的现实问题，提出针对性更强的调整方案。

（四）建立科学合理的监管制度

在办公室文书档案管理工作中必须配合相应的监管制度，进而及时发掘管理问题和误区。一方面，需要以定期检查的方式验证阶段性工作的开展情况，并以实际的管理效率评估现阶段档案管理质量。既要保证管理效率的实际时间充裕，也要从档案内容和管理方式上验证管理质量的标准化。另一方面，需要通过不定期抽查的方式，考核档案管理工作的实效性，并从抽查结果中作为相应的绩效标准，核实文书档案管理工作的落实情况。此外，需要进一步加强管理人员的培训工作，将检查和抽查的问题重点作为培训方向，以全面培养为主，针对性培养为辅，进而加强所有文书档案管理人员的实际工作效率与质量。而在具体落实阶段，也可以根据监管效果的落实和反馈信息，进行适当调整，通过监管频次加强对于文书档案管理人员的督促，并以实施效果鉴定现阶段管理效率提升的实际效果。（作者单位为山东省潍坊市奎文区公共资源交易中心）