用友总账系统期末业务处理的常见问题

随着电子信息技术的不断进步，手工做账的方式已经满足不了人们对会计信息数量、时间以及质量方面的需求，各种各样的财务软件应运而生，这就要求会计从业人员不仅要具备扎实的会计知识，同时还要熟练操作财务软件。本文以用友ERP-U8软件为例，就总账系统内的期末业务处理做了简要的介绍和分析，列举在操作过程中经常出现的若干问题，再此基础上剖析其产生原因，从而提出相应的注意事项及修改意见。

在用友ERP-U8软件中，所谓的期末业务处理主要包括出纳人员将单位银行存款日记账与银行对账单进行核对并结合未达账项生成余额调节表，同时总账会计人员需要进行月末自动转账的定义和生成，最后由账套主管进行对账、结账以及生成月末工作报告等处理，这些是整个总账系统中的重点也是难点工作。与总账系统日常业务处理不同，期末业务的数据大多来自于日常业务处理已生成的数据，不需要单独的原始凭证，同时多数会计期末工作都具有一定的规律性，这一规律性在手工账中展现不出太多的便捷，反而加大了会计人员期末的工作量，但是通过借助财务软件，只需要在第一次使用期末处理的时候对这些具有规律性的业务进行定义，接下来每个会计期末的处理就会变得非常简单方便，这一点充分体现了电算化在会计数据处理方面的强大优势。笔者结合多年教学经验，以用友ERP-U8软件为例，对总账系统期末处理进行探析，以帮助会计从业人员更好的掌握总账系统期末处理。

一、出纳人员进行银行对账

谈到期末出纳人员进行银行对账的环节，相比传统手工做账方式，需要出纳人员定期到银行打印对账单，然后跟单位银行存款日记账进行核对，若余额不一致就需要检查是否有未达账项，如果存在未达账项，还需要进一步编制“银行存款余额调节表”，尤其对于那些资金往来业务量大的企业来说，这更是一项艰巨的任务。但是在用友U8的操作环境下，通过记账功能可以迅速将凭证中反映的数据信息登记进日记账、总账中去，并自动结出余额，这已经在很大程度上减少了出纳人员的工作量，同时出纳人员只要输入或导入银行对账单，就可以很快实现对账以及“银行存款余额调节表”生成的目的。这个过程中，经常出现的问题表现为：

（一）点击银行对账功能之后，单位银行日记账栏目没有任何数据，这种状况主要是由于对日常处理的收付款凭证只进行了出纳签字、审核，而未进行记账，这样凭证上的数据始终无法传递到日记账、总账，自然在对账的时候就没有任何数据产生。

（二）通过系统自动对账，会有一些记录在金额等方面，日记账和银行对账单都是一致的，但是却无法成功生成对账符号，这主要是由于日常登记凭证的过程中，涉及相关票据结算支付的时候未正确录入票号，日期等信息造成的不一致，但这个问题并不影响银行对账平衡的结果。

（三）还可能会出现银行存款余额调节表即使考虑了未达账项，却依然不一致的情况。导致这种结果的原因主要是由于调节前的期初余额未准确录入或者日常业务涉及的金额不正确。若只是调节前期初余额的错误，可直接在对应的调节前期初余额项目中修改金额，但如果是日常业务录入的金额错误，就需要通过取消记账，反审核，取消出纳签字，修改凭证这样一系列的操作来修改错误金额，同时修改完之后，不能立刻进行银行对账，而是要再一次对修改好的凭证进行出纳签字，审核，记账操作，最后再去重新进行银行对账。

二、总账会计人员进行自动转账定义

在运用财务软件的环境下，如果是第一次使用总账系统期末业务处理功能，那么自动转账定义这个环节就非常的重要，它是整个期末业务处理中最难以及最容易出错的环节。这个环节包含八个功能，分别是：自定义转账、对应转账、销售成本结转、售价（计划价）销售成本结转、汇兑损益、期间损益、自定义比例转账以及费用摊销和预提。接下来就企业常用的几个转账定义进行分析。

（一）自定义转账是期末转账定义中最灵活的。所谓自定义转账就是不受限制，用户根据企业自身核算需求，为企业期末进行的具有规律性的业务设置凭证模板，如凭证的借贷方科目，凭证中金额的计算公式等，而且不是固定只能结转一个科目的期末余额，可实现多对多结转的比较灵活的一种方式。诸如计提短期借款利息，计提坏账，结转制造费用等业务常通过自定义转账功能来完成设置。

例如：月底公司需要对短期借款进行计提利息的工作，这项任务是在该笔短期借款到期前每个月底都要进行的，呈现了稳定的规律性，这个时候可以为计提短期借款利息这项业务进行自定义转账。根据会计相关知识，计提利息的会计分录为借：财务费用，贷：应付利息，假定金额按照短期借款账户余额的0.2%来计提，那么我们在自定义转账中需要设置以下的信息，如下图所示：

（二）QM（ ）表示某个科目的期末余额，JG（ ）表示取方科目的计算结果。这个过程中容易出错的地方主要是金额公式的录入，若手工录入，由于公式内含有标点符号，所以一定要在英文输入法下录入，也可通过双击栏目来挑选系统中的公式，并加以修改。以上例来讲，在借方科目的位置已录入“财务费用（6603）”的前提下，后面的金额公式在选取QM（ ）之后默认值是QM（6603，月），需要将QM（6603，月）改为 QM（2001，月），这里的2001是“短期借款”的科目编码，否则就会影响计算结果，尤其是在财务费用本身没有发生额的情况下，后续就无法生成相应的计提利息的凭证。

（三）销售成本结转。这个功能主要针对结转企业产品的销售成本这项业务，与企业的库存商品有关，对于库存商品不仅要记录金额，同时还要进行数量核算，从而与之相关的销售收入和销售成本也应当进行数量核算。所以会计人员一定要注意在录入相关产品的期初余额时，不仅要录入总金额，同时一定要将数量进行填制，否则系统将无法计算出平均单价，进而影响后续销售成本结转凭证的生成。

（四）期间损益结转设置。这个功能是将本期发生的所有收益类账户的贷方发生额从借方转出，转至本年利润账户的贷方，以及将本期发生的所有费用类账户的借方发生额从贷方转出，转至本年利润的借方。通过此功能的操作，企业的各个损益类账户的期末余额变为零。对比前文分析过的的自定义结转，销售成本结转定义功能，期间损益结转的操作要简单很多，不需要录入公式，也不涉及数量核算，只需要指定结转至“本年利润”科目下就可以。但是必须要注意的是期间损益的结转是所有结转业务的最后一个环节。

三、总账会计人员进行转账生成

前文提到的所有的转账定义功能都是为了生成转账凭证这一步服务的，而这一环节也是期末业务处理中最关键的一步。但是往往在操作这一步的过程中出现以下几种问题：

（一）提示“自定义转账凭证有公式不合法或余额为零”。出现这种情况的原因可能是该转账科目当月确实没有发生额，那么自然就无法生成转账凭证，但如果该科目当月有发生额存在，那么需要检查自定义转账金额公式是否设置错误，比如前例中将计提利息的借方公式设置为QM（6603，月）*0.002，而恰巧当月财务费用（6603）并无发生额，这种情况下就无法生成转账凭证。

（二）提示“系统中存在未记账的凭证，是否继续”，这种情况下需要选择“否”，然后通过“凭证-记账”功能检查前面所录入或自动生成的凭证中哪些凭证未记账，并将其记账。当然有些人想要节约时间，试图将所有转账凭证都自动生成之后再一起记账，这样做的前提是前期生成凭证中的数据不会对后期生成的凭证数据造成影响，否则就会导致最终财务数据出现错误。

举一个反面的例子，笔者在教学过程中发现很多学生会出现的问题，大多数人很教条式的按照教材给定的次序去进行操作，所以理所当然的把所有转账凭证生成之后，再一次性去审核并记账所有的转账凭证，看似节省了不少时间，但是这样做的后果会导致最终结转损益的数据可能发生错误，就拿前面所举的计提短期借款利息的例子来讲，假定按照公式的计算，本月需要计提200元的利息费用，那么在系统自动生成的计提短期借款利息的凭证中就会导致本月的财务费用增加200元，如果用户在生成该笔凭证之后，不去将该凭证进行审核，记账，而是继续操作生成结转损益的分录，就会导致结转损益分录中的财务费用少结转200元入本年利润账户的借方，从而虚增当期利润。

（三）提示“没有生成销售成本转账凭证”，出现这种情况的原因可能是因为当月的确没有发生销售商品的业务，自然也就不需要结转销售成本。但是如果当月有销售业务发生，但仍出现该提示，很可能是由于用户在录入相关产品期初余额的时候，仅录入了总金额，而未进行数量核算导致的。

（四）在转账生成的凭证中还会遇到生成的凭证只有借方或者贷方一方数据，造成这种现象的原因在于用户在自定义转账的时候，录入贷方科目编码之后，忘记修改科目方向，因为系统默认的方向为借方，这种错误只需重新回到自定义转账中进行修改即可。

四、账套主管进行对账、结账以及生成月末工作报告

总账系统的期末业务处理的最后一个环节就是对账，结账及生产月末工作报告。这个环节常遇到的问题是在结账的最后系统显示“未通过工作检查，不能结账”。这个问题产生的原因主要是因为前面生成的凭证未审核或未记账，造成不能通过工作检查，只需将这些凭证进行审核，记账，然后再进行对账，结账操作。

通过本文对总账系统中期末业务处理的探析，不难发现电算化的发展不单单只是靠会计人员机械化的去操作各种软件，而是要求用户在不断提高深化自身会计知识的前提下，熟练掌握财务软件的操作技能，这样才能推动会计信息系统的不断进步。（作者单位为广州工商学院）