试论图书馆档案管理的数字化建设

余 佳

试论图书馆档案管理的数字化建设

余 佳

广西桂林图书馆，广西 桂林，541004

图书馆的档案管理工作需要与时俱进，顺应信息时代的要求，加快档案管理的数字化建设。进行数字化建设可以更好地保存图书馆资料，存留历史凭据。因此，分析了图书馆档案管理数字化的意义，并为如何更好地开展数字化建设提出了建议。

图书馆；档案管理；数字化；建设

1 图书馆档案管理数字化建设的意义

1.1 更有效地保存图书馆档案

通过图书馆档案数字化管理，首先能够迅速发现不完整或欠缺的文件材料，并通过各种途径予以补齐；其次可以修复图书馆档案中模糊褪色的字迹，污损残缺照片等。另外还能集中分散在各部门及个人手中的各种文件、数据等，图书馆档案数字化后仍能代替原件使用，数字化档案副本还可异地保存，即使发生天灾人祸也能最大限度保持档案的完整性，有利于保护档案原件，确保原件保存的永久性。

1.2 提升社会化服务的质量

通过利用网络技术和通信技术，图书馆档案数字化可以为用户提供高速连接的信息服务，实现了更大范围的档案信息共享，为远程教育培训提供了必要的条件，使档案服务管理在内容、方式和效果等方面实现了重大突破。信息传递网络化还具有跨时空的信息服务、高度开放的信息利用以及信息传递的标准化、规范化和现代化等特征。

1.3 提高档案管理工作效率

图书馆档案数量庞大，人工管理耗时、耗力。档案管理数字化的引入，使管理人员从烦杂的工作中解脱出来。利用计算机及网络技术可以快速完成档案管理工作，自动化程度更高。

1.4 满足用户多样化需求

用户需求随着网络时代的推进也在不断发生改变。足不出户就能快速获得想要的信息是很多用户的追求。数字化的档案管理方式可以在很大程度上满足客户这一需求。通过网络共享信息，使档案信息的流动不再受到地域的限制。

2 图书馆档案数字化管理工作中存在的问题

2.1 档案储存设备落后

就目前来说，图书馆档案管理工作开展过程中采用的是人工管理的方式，需要将相关的档案进行整理，存在一定的场所中[1]。此种管理方式在实际应用过程中不仅工作量较大，而且容易出现错误。如果保存不当，就会对档案造成一定程度的损坏。在发展过程中，图书馆档案的利用方式也在不断创新，并且相应的档案信息数量也在逐渐增加，一定程度上增加了图书馆档案管理的工作难度。同时，工作人员在档案管理工作中，依旧采用传统的档案管理方式，不能及时对档案进行分类编码，在档案的存放过程中出现错放漏放乱放等现象，使得图书馆档案在查询过程的程序更复杂，一定程度上降低了图书馆档案管理水平以及工作效率。

2.2 档案人员专业素质不高

在实际的图书馆档案管理工作开展过程中，工作人员的综合素质对于图书馆档案管理工作质量以及档案的利用效率都有直接的影响。但是，在实际的档案管理工作开展过程中，相关部门对图书馆档案管理从业人员的招聘要求较低，从而使得图书馆档案管理人员的整体工作素养较低，不具备良好的服务意识。

2.3 未能正确处理纸质档案与电子档案的关系

当前很多图书馆档案管理人员未能正确处理纸质档案和电子档案的关系，侧重偏向电子档案的建设，忘记了纸质档案存在的珍贵价值和意义。电子档案的储存力要远远高于纸质档案,也能够随时发送和修改，但它具备的文化历史意义却远远不如纸质档案。它的存在只是促使我们的办公、信息收集更加方便，并不能完全替代纸质档案，所以我们的侧重点不能有偏差，需要清晰电子档案与纸质档案的印证关系。

3 图书馆档案管理数字化建设的方法

3.1 积极完善相应的数字化配套设施

在图书馆档案数字化管理硬件建设过程中，工作人员应积极建设数字化设备体系，主要包括计算机、服务器、交换机、视频音频信息采集设备、扫描仪等设备，还应积极跟踪相应的设备，考察其运行性能，保证管理工作的顺利开展[2]。同时，工作人员还应积极检查相关的设备，及时升级落后的设备。设备是相关工作开展的基础，也是工作质量的保证。在软件完善过程中，工作人员应积极构建数字信息档案管理系统，保证系统的整体性。在相关工作开展过程中，工作人员首先应积极构建完善的信息接收系统、信息采集系统。

3.2 创新信息化档案管理模式

要改变档案管理模式，创新信息化手段，首先要优化内部的档案网络进行结构及系统，提升其性能，使其符合国家对局域网的要求，确保运行安全。其次是档案外网的建设，外网面向的是社会大众，有信息公开的要求，让公众可以感受到信息化档案管理带来的便捷与高校。但是对内外网的安全要求必须提高，采用科技手段进行信息隔离，确保信息的流通更加安全、稳定。同时要注意提升网络功能，大力推进数字化，不断创新档案管理的模式，全面实现信息化管理。

3.3 完善档案信息服务体系

及时准确地提供档案信息服务是开展档案管理的一个重要目的，因而要着力完善档案信息服务体系。以信息化标准为基础，从图书馆自身情况出发进行信息资源的补充，为跨库检索提供便利。在互联网环境下，使档案的目录、内容及编码呈现一体化。积极推进档案制度的建设，促使档案管理数字化更加科学规范，加大数字系统的维护与管理力度，充分发挥监控的功效，使数字系统的运行更加可靠。为了满足公众对信息质量的高要求，需要改变资源开发的手段，提升知识含量，使档案信息形成一个全面的体系，从而提升信息服务水平。另外，在主管部门能够的要求下，外包档案系统的维护工作，能够使其运行更加规范，公众在使用档案信息时也更加便利。

3.4 兼顾数字化建设与原文资料的发展

原文资料是对事物信息了解收集的重要资料来源,可以通过查询纸质资料、声音资料、影像资料等原文资料来收集信息。原文资料具有很高的准确性和考量性。因此，在建设图书馆档案管理数字化，创造数字化管理环境时要保证人们的原文资料阅读需求，尽力将两者都融入到建设中，保证阅读的全面性。将网络技术应用到图书馆的管理工作中，是时代发展的必然要求。所以应尽快改革，为人们提供更加人性化的使用和阅读体验，丰富人们的文化生活。

3.5 建立图书馆档案目录数据库

档案目录是建设数字化档案的基础，是开展馆藏档案数字化工作的保障。作为档案信息查询的集散中心，目录数据库能够将检索框架体系化，做到层次分明，结构合理，严格规范档案信息的标引，以更好地确保档案数据的真实有效和完整。

3.6 重塑原文影像资源库

原文资料始终是一手资料。为满足人们在网上任意途径检索，查询后阅读原文的需求，将原文影像资源与开放档案用户目录数据库结合起来，能够保障数据资料的权威性和准确性，同时有助于满足不同阅读者的需要，实现图书馆数据资源的最大化利用。

[1]安东.图书馆硬件支撑体系建设中存在的误区与解决途径[J].图书馆论坛，2006，26（2）：104-106.

[2]董玉宝.高校数字化图书馆建设若干问题探析，山西财政税务专科学校学报，2005，7（4）：78-80.

Discussion on the Digital Construction of Library Archives Management

Yu Jia

Guangxi Guilin Library, Guangxi Guilin 541004

Library’s file management needs to keep pace with the times, conforms to the requirements of the information age, and accelerates the digital construction of archives management. Digital construction can better preserve library materials and retain historical credentials. Therefore, the significance of the digitization of library file management was analyzed, and suggestions were made for how to better carry out digital construction.

library; archive management; digitization; construction

G251； G271

A

1009-6434（2017）12-0086-02