交通科技项目档案信息化管理研究

周祖才

（湖北交通职业技术学院，湖北 武汉 430079）

交通科技项目档案信息化管理研究

周祖才

（湖北交通职业技术学院，湖北 武汉 430079）

交通科技项目档案信息化建设是交通科技创新体系建设的重要基础，其通过档案信息化处理，为交通运输行业及社会提供优质、高效的科技信息服务。文章分析了交通科技项目档案维护及其管理的现状及特点，阐述了科研档案信息化的意义，提出了交通科技项目档案信息化管理的对策及保障措施。

交通；科技项目；档案；信息化；管理

1 交通科技项目档案维护及其管理的现状及特点

2005年交通部颁布了《交通档案管理办法》、国家档案局交办发〔2005〕431号，并颁布了《交通部科学技术档案分类编号办法》。在此基础上，2010年10月，交通运输部办公厅下发《关于启动交通科技信息资源共享平台推广工作的通知》（厅科技字〔2010〕198号），要求各省部属有关单位，有关交通运输企业、高校和科研机构，结合地方、机构科技工作实际，整合交通科技项目信息资源，开发一系列具有实效的应用系统，提供具有地方或机构特色的综合科技信息服务。2011年6月科技司下发《关于做好交通科技信息资源共享平台推广工作的通知》（科技科发函〔2011〕190号），对共享平台推广范围、内容、进度、机构和人员保障等提出了明确要求。

交通科研项目档案建设作用与意义重大，其不仅可以为交通行业科技创新和项目申请提供参考依据，而且对成果转化和技术交流也有重大支撑作用，同时在推进科技成果市场化和产业化转化有一定促进作用。相关交通科研项目的审批管理部门，应该认识到科研项目档案管理的重要性，从标准化、规范化、系统化、信息化等各方面进行优化管理。当前交通档案管理存在着以下几个方面的问题：

（1）档案管理工作意识弱。每项科研课题完成或某阶段性研究工作结束后，对项目提交材料需进行科学整理归档。但是，目前并未及时、完整地对科研课题进行归档整理，也未认识到进行归档整理的重要性，相关的科研人员也存在提交资料内容不完整情况，这些都对科研档案的内在质量有着直接影响。

（2）档案配套不完善。由于交通科研档案工作无法直接创造可见经济效益，造成在工作中管理制度和人员配套不完善。一个典型的问题是缺乏专业档案管理人员，很多交通科研档案管理人员都是由科研管理人员兼职管理，并没有专职的档案专业人员。

（3）交通科研档案利用率较低。科研档案可以为科研工作提供参考文献，可以让科研人员了解与其研究方向相近的科研工作进展情况，避免重复性研究。但是，目前的交通科研档案存在资料不全、查找困难等各类问题，很难为科研人员提供参考。大部分原因是科研档案管理工作质量低下，缺乏系统科学管理，没有信息化检索手段等，造成科研档案归档后，一直只存放保管而不能科学地检索加以利用[1]。

除了具有科技档案的专业性、种类类型多样性和成套性特点外，交通科技项目档案维护及其管理还有自己独有的特点，总结有以下几个方面[2]：

（1）周期较长。交通领域科技项目的研究周期有的长达8年，科技项目档案从建档到归档的时间跨度较大。

（2）存储方式多样。有存储图表、文字的纸质介质；有存储程序、代码、动画和视频等电子存储介质；有标本、模型等实物介质。

（3）环节多。科技项目档案管理涉及科技项目研究的全过程，每个阶段都有不同的档案资料。

（4）来源广。有的档案来自上级交通科技主管部门，如项目立项通知书、拨款通知书和任务书等；有的档案来自评估单位，如项目的评估分析报告等；有的档案来自设计单位，如项目图纸等；有的档案来自实际的施工单位，如实际的地质情况报告等。

（5）复杂性。交通科技项目尤其是重大交通科技项目涉及跨地区跨行业的研究，涉及不同单位和部门，涉及软科学和硬技术的结合，涉及不同专业的研究人员，这些都导致了交通科技项目档案的复杂性。

2 实现科研档案信息化的意义

交通科技档案是指在交通科技计划项目活动中，具有可持续价值的各种形式的科研文件，也是科技项目在申请、立项、实施、结题时形成的应该归档保存的各类文件，或成果转化的过程中形成的应该归档保存各类文件。科技项目档案作为科技项目在项目申请、立项评审、项目工作过程管理、项目验收以及后续管理等整个流程中直接形成的原始记录，真实地反映了科技项目研究、管理过程的全貌，是交通科技划项目管理活动的重要依据。科研档案可以有效避免重复研究，还可以积累和保存研究成果。很多地方交通科技项目管理部门现阶段还在用传统手工管理方式，传统的手工整理的交通科技项目档案纸质文件，存在较多人为因素，致使项目档案不完整、不系统、不规范，不利于检索、查阅等等。陈旧的科技档案存储载体，比如纸张、光盘等存在受损、失效、遗失等情况，给科技档案管理工作带来很大困扰，最近开始利用电脑进行存储。无论是传统存储方式，还是单机存储，都不利于资料传阅和维护。档案信息化建设和管理，可以减少存储载体失效的问题，利于资料传阅，科技档案信息化管理势在必行。为了规范科技项目档案工作，实现全省交通科技项目档案信息化工的集中管理，保证科技项目档案的原始性、完整性、准确性、系统性，用信息化技术保证档案的不可抵赖性、防篡改性、可追溯性，开展科技项目电子档案的工作势在必行。

交通科技的发展对档案工作提出了更高要求，交通科研管理部分每年管理的课题研究项目数量，内容十分巨大，电子文件等新型载体的不断出现。在交通科技项目档案信息化建设推进过程中将会遇到很多困难：一是资金困难。交通科技档案信息化建设中，需要购买相应硬件、软件作为基础支撑，还需要后期维护、升级等，这些都需要大量资金支持，由于不产生直接经济效益，在资金筹集方面也很困难。二是建设任务重。交通科技档案信息过程中，需要推进的任务非常多，最重要的是对现有资源进行电子化处理，涉及的载体很多，在电子化处理过程中，工作见效非常难；电子化后还需要标准化，规范化整理，便于检索利用；也要考虑保密性问题，选取合适的安全防护技术和制定安全防护制度等，防止各类情况下信息泄密。三是队伍建设要求高，交通科技档案信息化建设，需要一批具有交通领域、档案管理领域相关专业知识，并具有一定写作能力的档案人员，同时也需要档案人员改变服务方式，通过更新服务理念和拓展服务领域等来提升服务质量[3]。

3 推进交通科技项目档案信息化建设的对策

3.1 建设档案管理应用系统

基于规范、实用和可扩展等原则，在考虑满足当前工作需要，又可与信息技术发展相融合等问题，湖北交通职业技术学院先后开发了多个交通档案管理信息系统，如交通科技项目查新检索系统，具有交通科技文献数据库系统、交通科技数字化资源、查新辅助检索系统、数据系统集成等子功能的交通领域科研项目查新系统为交通领域科研立项提供辅助查新服务，科技管理部门和专家评审工作提供决策参考，促进交通科研立项、鉴定、报奖等工作的规范化，提高交通科技投资效益，也提高交通科研项目立项的新颖性和成果评价的客观性，促进了交通科研项目管理的科学化和规范化。交通部科学研究院研发了科技信息共享平台系统，并在全国交通管理相关部门进行推广使用。

3.2 建设档案信息资源

交通科技档案信息资源建设是交通科技档案信息化的前提，档案信息资源建设需要将现有的各类资料档案进行数字化的处理。处理过程中，除了组织大量人力，进行人工输入，还需要充分利用一些管理软件，对档案进行高效、完整的数字信息化处理，能够有计划、有步骤地对档案资料进行数字化处理。还需要按照科技档案管理办法及交通部科学技术档案分类编号办法，保证电子文件的可识别性和可获得性。同时也要遵循电子文件与纸质文件并存的档案管理原则，实施电子文件与纸质文件归档双轨制。

（1）交通科技项目档案资源建设。针对交通运输厅的科技项目，组织人力进行全面的档案收集整理工作。在整理过程中，做到全面覆盖、全程跟进、全程可控，确保相关文件材料同步收集、同步整理、同步归档。

（2）交通科技项目档案信息共享建设。针对交通运输厅的科技项目的立项申报以及立项评审，加快推进传统载体档案数字化，用数字化档案代替原件提供共享利用，在科技项目立项申报时提供信息服务，在科技项目立项评审时提供辅助查新服务，确保项目申报科学合理。

（3）交通科技项目统计工作开展。根据交通运输部的科技统计工作的要求，协助厅科教处对在研的省交通运输厅科技计划项目及省公路局、省港航局、省运管局、厅质监局补充计划项目，包括立项的项目和以前立项未结题的项目，进行数据采集、信息整理、汇总上报等工作，确保统计工作高质量地完成。

3.3 交通科技信息共享平台维护

交通科技信息资源共享平台是一个开放式的网络科技平台，分为政府科技管理、信息资源、信息服务、行业风采、共享平台建设等栏目。此平台可以为从事交通行业的科研人员及社会公众提供业务办理、科技信息检索、成果交流、学术交流、科研协作、科研会议发布、咨询等各类交通行业的科技服务工作。同时也为交通领域相关单位提供一个展示和交流的平台。各地方应加强此系统的使用、管理和维护。

（1）湖北交通科技信息资源数据库的维护。整合现有的湖北交通科技项目、科技成果、科技基础条件（主要包括科技机构、实验室、仪器设备、实验设施、实验系统等）、科技文献、科技人力资源等资源，维护湖北交通科技信息资源数据库。

（2）维护科技管理与科技信息服务两个系统。以“省交通运输厅科技项目管理系统”信息内容为基础，开展科技项目、科技成果管理、科技基础条件、科技人力资源信息综合管理维护，实现科技业务的信息化管理；同时，基于整合的资源，开发科技信息服务系统，面向厅直单位、交通领域其他科研单位和社会公众，提供科技资源查询、技术成果推广、仪器设备共享等一系列综合科技信息服务。

（3）配置交通部项目管理系统平台数据交换接口。依托现有的交通行业数据交换平台，在湖北子平台前端配置前置数据库与数据交换中间件，维护与部级总平台、省交通运输厅项目管理系统的数据交换接口，实现平台与平台或平台与系统间的数据交换，实现与部级平台的资源共享。

（4）维护平台系统，接入省交通运输厅门户网站。集成整合的各类交通科技信息资源，集成两大应用系统，维护子平台门户网站，全面展示资源，提供科技管理、科技业务办理、科技信息查询、成果推广等服务的统一入口。平台系统接入省交通运输厅门户网站，成为科技子站。

4 信息安全建设

重视交通科技项目档案信息安全建设。一是管理上重视，制定严格的档案信息安全管理制度，既包含对档案公开的管理规定，对于公开的档案进行严格审查，严防涉密档案公开；包括对人员管理规定，对所有档案管理人员进行涉密规范和要求。二是技术上重视，重视利用新技术对档案管理系统的进行管理和安全维护，保障数据库和相关资料的安全性、准确性和完整有效性，在信息公布和利用阶段采用安全防护技术，来保障安全使用。三是意识上重视，无论是在开发建设阶段，还是在档案信息资源利用阶段都要增强安全意识，防止任何失密、泄密事件发生。确保档案信息系统的安全运转，确保项目信息合法有效地利用。

5 保障措施

（1）加强组织领导。交通科技项目档案信息化建设能够顺利实施，需要各交通部门领导高度重视，由部门一把手牵头成立交通科技项目档案信息化建设领导小组，负责统筹、规划、指导、监督，有一个统一的信息化工作体制。领导小组下设“项目建设办公室”，负责具体的建设与实施工作。

（2）加大投入力度。交通科技项目档案信息化建设是一项大投入、见效慢的工作，要加大档案信息化建设资金的投入力度。档案部门要争取领导重视和支持，将其列入交通横向项目信息化工程。同时，广开筹资渠道，坚持争取财政支持与积极自筹相结合方法解决资金投入问题。

（3）加强管理规范化建设。制定交通科技项目档案信息化建设、运行、管理和维护阶段的规范化管理和操作的具体制度和办法，使参与建设、开发、管理人员，有章可循。使交通科技项目档案信息化建设在实施全过程中，朝着规范化、标准化和制度化的方向发展[4]。

（4）提高队伍素质。交通科技项目档案信息化建设的工作人员，需要提高专业素养，要求有计算机相关知识、信息运用能力、档案业务知识等相关技术知识和管理知识，又要对交通领域的专业知识有一定的了解，所以应加强交通科技档案管理人员的培训和学习。

[1]胡桂周.医院科研档案管理存在的问题与建议[J].中国病案，2013（1）：17-19.

[2]郭秀萍.加强农业科研档案数字化管理的策略探讨[J].农业科技管理，2012（5）：49-52.

[3]杨柳堤，薛丽娟.科研管理中的科研档案信息化建设科研管理[J].技术与创新管理，2007（4）：55-56.

[4]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报，2007（6）：63-64.

Research on information management of transportation science and technology project archives

Zhou Zucai
（Hubei Communications Technical College, Wuhan 430079, China）

Traffc science and technology project archives informatization construction is an important foundation for the construction of traffc science and technology innovation system, through the archives information processing, to provide high-quality, highly active science and technology information service. This paper analyzed the status and characteristics of the management and maintenance of traffc science and technology project fles, expounding the signifcance of informatization of scientifc research fles, and put forward some countermeasures and measures of information management of traffc science and technology projects fles.

traffc; science and technology project; fles; informatization; management

湖北省交通运输厅科技项目；项目名称：湖北交通科技项目查新检索系统应用研究；项目编号：2013-731-4-2。

周祖才（1980— ），男，湖北武汉，讲师，副院长；研究方向：智能交通，软件工程、高职教育。