演示、保存两相宜 Word与PPT的互换

俞木发

用好样式 DOC秒变PPT

大家知道PPT文档一般都是一页文档一个主题，文字大多由标题和副标题组成，主要用于演示。DOC文档则主要是一篇文章，文字主要由小标题和正文组成，因此如果要将DOC文档转换为PPT，我们就需要预先对文档进行处理，这样才方便在PPT中进行展示。

比如一些员工的演讲词喜欢在Word中撰写，现在需要将其转换为PPT便于投放到投影仪。首先在Word中要将文档按照特定的样式组织，打开文档后先选中原来文档的标题，接着点击样式框的新建样式，按提示新建一个名为“演讲标题”的新样式，字体格式建议设置为“等线，小三”（图1）。

同上，选中演讲正文后也新建一个“演讲副标题”的样式，字体设置为“等线，五号”，格式设置为左对齐，间距设置为默认。完成样式的设置后，选中原来演讲的标题和正文的内容，然后依次应用到对应的样式（即演讲主题和演讲副标题样式）。完成后点击“视图→大纲视图→显示2级标题”，查看原来文章的标题和正文内容是否对应到相应的级别。这里的标题和副标题内容就对应幻灯片中的主标题和副标题文本（图2）。

完成上述操作后保存文檔，接着点击“文件→Word选项→快速访问工具栏”，在“不在功能区中的命令”选中“发送到Microsoft PowerPopint”命令，点击“添加”将其传输到右侧菜单栏。接着返回Word窗口，点击窗口上方恢复按钮的“发送到PPT按钮”即可（图3）。

此时系统会自动启动PPT，同时上述文本内容会按照标题和副标题级别自动填充到幻灯片中。完成内容的填充后可以对PPT稍加修饰，比如更换背景、配色等，还可以切换到“视图→幻灯片母版”，快速设置好母版的版式进行套用（图4）。

就地取材 PPT高效转DOC

除了上述转换外，很多时候则需要将PPT文档转换为DOC以方便保存和后续浏览。如果要实现这类转换，PPT已经提供相应的组件。

如果要保持PPT原来幻灯片中的行标、各种符号原封不动保存到Word中，在PPT中打开需要转换的文档后点击“视图→大纲视图”，这样在左侧窗格可以看到所有幻灯片的文字内容，按提示进行全选复制，然后粘贴到Word中保存即可（图5）。

不过这样的方式只能复制PPT中的文字，如果还要保存其中的图片，并且转换后的文字无需再次编辑（比如产品宣传文档等），那么可以将PPT文档另存为图片。转换后再将图片导入Word，并加上简单的文字说明即可（图6）。

上述方法是使用简单复制粘贴的方法实现文档转换，如果PPT的幻灯片较多，那么还可以直接将其导出。点击“文件→导出→创建讲义”，点击“创建讲义”，在弹出的窗口选择“备注在幻灯片旁”，这样选择的PPT文档也会直接传输到Word中（图7）。

在启动的Word中会打开上述PPT文件，点击“页面布局→分栏→两栏”，这样幻灯片都变成了两栏的方式呈现。不过可能一些幻灯片文件会太大，导致一部分不显示，最后还需要删除多余文字、缩小页边距等操作，完成后保存即可（图8）。

不过由于PPT的排版比较宽松，在Word中创建为讲义后可能包含很多空行，对于这些空行使用查找与替换工具进行删除即可。打开替换窗口，查找输入“^p^p”，替换为“^p”，然后点击“全部替换”即可。

如果你有很多的空行，如连续3行或是更多的空行，那么只需重复上述替换操作即可，其他多余元素的替换操作类似。