如何提高城市轨道交通运营企业物资采购到货效率

文/宋国栋

如何提高城市轨道交通运营企业物资采购到货效率

文/宋国栋

苏州市轨道交通集团有限公司运营分公司

采购到货效率是影响物资成本管理的关键因素，同时也是物资管理水平的重要体现。本文主要通过从物资条线队伍建设、采购组织、合同执行等方面阐述，探讨如何提高城市轨道交通运营企业的物资采购到货效率。

物资管理；采购；到货效率

物料采购是物资管理的重要环节，由于城市轨道交通运营行业的特殊性，生产物料不足或缺失所产生的缺货损失要远远高于存货持有成本，所以采购到货效率是影响物资成本管理的关键因素，同时也是轨道交通运营企业物资管理水平的重要体现。为保证现场需求供应及时，节约运营成本，提升物资管理工作质量，本文主要研究如何提高轨道交通运营企业的物资的采购到货效率。

1 队伍建设方面

在采购工作中，经常出现中心、车间、班组物料需求提报人员对物料需求计划的提报不准确的情况，例如：物资名称、规格型号或品牌不对应，按既有设备上填报的物资早已停产，物料描述较粗不能具体到某一产品，物料描述不完全未能包含全部现场需求等。这类提报不准确的情况随机分散在年度需求计划中很难被发现，往往是在采购计划执行阶段，有的甚至到入库验收阶段才被发现，有可能会造成验收受阻、退换货等情况，甚至导致物料需求在物流系统中反复多次，且容易产生推诿扯皮现象，浪费了大量的时间，成为影响物资采购效率的一个重要因素。

物资采购工作是一项涉及面广、专业水平较高的工作，物资条线人员的业务素质和能力直接影响采购到货效率。因此，一方面，要加强物资条线人员培训，逐步提升条块人员业务素质和能力，要求采购人员不仅要熟悉计划、采购、合同、物流管理信息化系统等方面知识，更要熟悉相关专业设备情况，鼓励采购人员深入一线了解现场实际需求，增加采购人员现场跟岗学习的频率和深度；同时也要要求相关中心、车间、班组需求提报人员熟悉采购管理的相关要求，进一步提高物料需求提报的一次性准确率，从源头控制抓起，确保物料需求的准确性。另一方面，要进一步提升考核管理的针对性和有效性，充分利用好公司现有的考核管理体系，更好地引导和督促相关人员高效完成采购任务，促使物资采购到货效率的全方位提升，逐步造就一批懂业务、懂管理、职业素养优良的物资条线管理人才队伍。

2 采购组织方面

（1）推动年度采购计划执行

轨道交通运营企业的物资采购主要是执行年度采购计划，对于其中的主要环节节点完成时间，在执行过程中常常会出现一些标段启动后偏离较大的情况，甚至出现不能按照计划要求到货的情况，直接影响采购到货效率。究其原因，一方面是年度采购计划设定的启动时间和到货时间不合理，没能预留合理的采购时间；另一方面是采购计划执行不严格，在执行过程中遇到问题或困难采购人员没能及时推进解决，出现采购进度迟缓甚至是停滞的情况。对于上述情况，建议结合对历史采购过程中主要环节用时的统计分析，分别对采用公开招标、竞争性谈判、比选、单一来源等几种主要采购方式的标段，按实施审批、评审完成、到货计划等在年度采购计划中合理设定节点要求。对于需求部门要求到货比较早的现场急需物资，采用优先打包备案提前采购的方式，为采购预留合理的时间。在采购实施过程中实时统计分析采购进度情况，按年度采购计划节点要求严格控制和推进采购进度，确保采购人员及时完成标段采购和物资到货，保证采购到货效率。

（2）推进框架协议采购

对于单一来源备件、劳保用品、油脂、化工类产品等每年都有一定需求数量的物资，如按照传统的年度采购方式，则存在重复采购次数多年年采年年谈的情况，因此，对于每一年度都需要重复采购的物资，结合市场情况优先考虑采用框架协议采购，即将一定周期（如3-5年）的物资需求集合起来，形成批量，集中采购，提前锁定采购价格，签订长期供货框架协议，后续按采购订单逐年分批供货的模式。采用这种模式，一方面可以集中多年需求数量，形成批量优势，实施规模化采购，有利于降低采购成本；另一方面可以避免采购人员整天忙于机械性、重复性的具体业务流程，减小采购人员的工作量，同时由于一次采购多年有效，后续年度的供货周期不再包含采购过程用时，有效提高供货速度，极大地提升采购到货效率。

（3）推行年度保证金

对于非招标采购项目，有的供应商报价前准备不充分，没有很好地了解市场情况，报价较大偏离市场行情，低价中选后在实际组织供货时不能较好地执行中选结果或者以各种理由推脱不签订合同，而且部分这类供应商可能在发生类似事件后，也不打算再次参与后续的采购活动，所以就采用消极的方式应对，导致采购项目停滞、久拖不决，以致无法按时完成供货，影响采购到货效率。针对这种消极应对的情况，收取参选保证金能够起到一定的约束作用。但由于非招标采购项目预算金额较小，年度标段数量较多，如果采购传统的一个标段收一次保证金的方式，就会不断重复来回收取和退还保证金，重复性工作量较大，而且对于年度内参与多个标段采购的应商也觉得比较繁琐，如果按年度收取保证金可以有效解决上述问题。

3 合同执行方面

在采购合同执行过程中，有的供应商在签订合同后，实际组织供货时不能较好地履行采购合同，常常发生逾期供货、验收过程中退换货拖沓等情况，导致物资供应速度缓慢，甚至无法满足生产需要，进而影响了整个采购工作的到货效率。针对个别供应商在合同执行阶段存在的问题，主要从以下几个方面着手加强管控：首先，充分发挥物资部门的桥梁与纽带作用，积极协调供应商及时供货，按照合同约定组织验收并进行货款结算，保障合同顺利执行完毕。其次，强化供应商评价管理，对无正当理由不能及时完成合同供货的，视不同情况采取警示、考评扣分、限期整改、暂停报价、纳入黑名单等管理制度措施，确保合同执行进度。第三，加大优质供应商开发力度，开发邀请专业技术能力强、信誉良好综合实力强的优质供应商充实完善公司的供应商库。

综上所述，提高城市轨道交通运营企业物资采购到货效率是一项复杂的系统性工作，同时各个城市轨道交通运营管理企业所处的区位环境、市场状况、政策法规等也都存在差异，在行业内很难直接搬用其他单位的先进做法，只有通过在实际工作不断努力创新、探索，才能总结出一套适合自身发展需要的物资管理体系。

[1]刘宝红《采购与供应链管理:一个实践者的角度》[M] 北京：机械工业出版社，2015.

[2]宫迅伟《如何专业做采购》[M] 北京：机械工业出版社，2015.