我国事业单位人事档案管理的问题及改进对策探讨

王依南

（西安市中心血站，西安 710061）

我国事业单位人事档案管理的问题及改进对策探讨

王依南

（西安市中心血站，西安 710061）

目前，事业单位中人事档案管理工作具有重要的意义。从当前的人事档案管理体制与改革的需求不相适应、档案管理人员不固定且人手不够、档案管理人员专业性不强、人事档案的管理方式不符合规范、档案管理制度的执行力度不够等几个方面，分析目前我国事业单位人事档案管理工作中的问题，并提出几点改进的对策，以期为事业单位的深入改革打好基础。

事业单位；人事档案管理；问题；改进对策

人事档案是一个单位重要的信息资源，其是对一个单位的人才信息进行记录的重要载体，更是单位进行人才评价的重要依据之一。一份完善的人事档案信息，可以从各个方面反映出员工的学习经历、才能、社会背景、以往的表现等。因此在各事业单位中人事档案的管理工作不可缺少，做好人事档案的管理工作尤其重要。现结合笔者多年相关经验，对当前我国事业单位中人事档案管理工作出现的一些问题及改进对策做简单阐述。

一、我国事业单位人事档案管理工作存在的问题分析

1.当前的人事档案管理体制与事业单位改革的需求不相适应。目前，我国事业单位的人事档案管理主要由本单位负责，有些也由上级主管单位负责，这种人事管理机制在以前的干部人事档案管理工作中起到了很重要的作用。但是，目前我国事业单位在不断进行改革，不少单位采取了因需设岗，实行岗位聘用制度，通过在社会上公开招聘的方式招聘人才，并建立了较为完善的录用、解聘、辞聘等机制，人员的流动较以前更为频繁，人员的隶属关系经常会有所变化，此种情况如果还采用原来单位或者上级主管部门管理的方式已经行不通了，对人才的合理流动极为不利。

2.档案人员不固定，且人手不够。人事档案工作涉及到的内容较为烦琐，且具有极强的连续性，如果人力不够，根本无法有效地管理档案。目前在国家科技体制改革的背景下，事业单位的编制数量较以前有很大幅度的缩减，在人手不够的情况下，不少单位的人事档案管理工作就由其他岗位的人员来兼任，有的甚至一个人承担了全部的人事、监察、工会等工作，每天忙的团团转，根本没有足够的精力对人事档案进行管理。再加上事业单位逐渐采用聘用制的方式，人员调动较为频繁，有些刚熟悉档案管理这个岗位的工作却又通过竞聘的方式调到了别的岗位上，造成各时期档案管理的不连续，也不助于对档案管理人员长期进行系统培训，影响了档案管理水平的提高。

3.档案管理人员专业性不强。受到事业单位编制数量的影响，不少单位档案管理工作都是由别的岗位的人员兼职，其不是档案管理相关专业毕业，对档案管理知识尚未进行过系统的学习，专业性不强，不知道应该对档案材料进行怎样的归档、如何收集档案材料。比如，有些事业单位的人事档案管理工作由人事部门负责，由于不少要存于档案中的材料要经过人事部门，本来应该是更利于资料的收集，但是由于人事部门的工作人员专业性不强，不知道哪些资料应该及时归入档案中，加上人事部门的日常事务繁忙，最终造成一些人事档案材料的缺乏。此外，随着科技的发展，信息化技术在各行各业得到了广泛的应用，人事档案工作中也逐渐趋向于信息化，可大大降低档案管理工作的强度，但是目前不少基层的事业单位相配套的硬件设施尚未配齐，难以促进信息化的实现，管理效率大打折扣。还有一些单位，虽然领导重视人事档案的管理，也安装了先进的人事档案管理系统，但是不少管理人员不太会用，或者使用不熟练，其还是采取手工操作的方式，再加上系统中自身的一些限制，造成其在人事档案管理中未得到有效利用。

4.人事档案的管理方式不符合规范。不少专职或者兼职从事档案管理工作的人员虽然也能够认识到人事档案管理工作的重要性，也知道档案要进行分类归档保存，但其对如何分类的标准把握不好，造成归档时存有很大的随意性，使人事档案杂乱无章，在很大程度上增加了后期查阅的难度。此外，在待归档材料的制作上，也缺乏统一的规范，造成一个单位的归档材料有很多种不同的规范，增加了档案整理、装订工作的难度。而且对于档案管理这一块不少事业单位并未建立起严格的考核机制，工作人员工作松散，严谨度不够，不按照规范及时归档，造成不少重要的资料本来应该及时归档，但是却没有充分落实，导致了人事档案材料缺乏，甚至是失真，无法保证资料的时效性，一旦出现人员的流动等情况，管理人员查找档案信息就需要耗费其大量的时间和精力。

5.档案管理制度的执行力度不够。档案管理工作需要一定的规范指导，具有较强的保密性，如果没有严格的约束机制，就会造成管理工作开展是无章可循，不知道怎么做才合适。虽然不少事业单位已经建立起一套规章制度，涉及到安全、保密、归档、查阅等多个方面，但是有的单位却对规章制度视而不见，不能严格按照规章制度办事。比如，人员发生了流动，在调档案时，有些管理人员不及时转递档案，或者直接将档案交给本人带走，这些都是不符合档案管理制度的；又比如，在接收新录用人员的人事档案时不负责任，不及时按照规章制度对其档案中的材料齐全与否进行清查，收到档案后也不及时将回执邮寄回去；或者是档案转走后，在一定的期限内如果没有收到接受方的回执，按照规章制度应该电话催要，但是有的档案管理人员未充分重视，最终造成档案信息缺失、失真，甚至是丢失档案等后果。

6.不能及时处理流动人员的档案。事业单位中，有些人员辞职、辞退或者出国进修逾期不归，这些都属于流动人员。有些流动人员已经将档案转走，但是也有不少就将档案留在原单位，时间久了，事业单位就遗留了很多这样的“死档”，虽然国家目前相关部门已经出台了政策，对这些“死档”的处理方法予以明确，但由于多种原因，并未在各地彻底执行，增加了事业单位人事档案管理工作的难度，也带来了很大的隐患。

二、改进人事档案管理工作的对策

1.对当前人事档案管理的体制进行改革。为了对当前的人事档案管理体制进行完善，建立起可以具备社会共享、公共管理、个人知情等特点的新型体制，不少学者开展了相关研究，也提出了很多好的建议，笔者结合我国事业单位的实际进行分析，认为建立起人事档案管理的信息共享平台比较可行。个人根据自己的情况，在自愿的前提下将档案委托给具有资质的单位管理，准入号码为每个人的身份证号码。当一个单位对某个人比较感兴趣，想录用时，可以在其同意的情况下通过共享平台对其档案进行查看；如果这个人后来又换一家单位工作，那么个人可以通过在档案管理单位重新设置密码，对原单位查看其资料的权限进行限制。人事档案中所需材料的收集及移交工作由个人工作单位承担。在具体的人事档案收集材料的内容方面，除了常规的信息之外，还要将银行、社保等信息纳入进来，建立起集个人综合能力、教育水平、工作业绩、银行信用等于一体的较为完善的人事档案。以上人事档案管理方式具有以下几个方面的优势：一是缓解了事业单位人事档案管理工作的负担，避免出现大量“死档”现象，真正发挥出档案的服务功能。二是该管理方式下准入号码及终身检索号码是唯一的，均为个人的身份证号码，这样通过信息共享，有效地防止了一个人重复建档等问题。三是人事档案管理实现了信息共享，管理及利用起来更为方便，而且将纸质档案转为电子档后，有助于长期进行保存。四是档案内容上也比以前更为完善，与事业单位的进一步深入改革相适应。

2.加强对人事档案知识的宣传和培训。一是在现有的教育体系中适当加入一些档案方面的知识，使人们在义务教育阶段潜移默化中对档案管理工作有一个初步认识，了解其重要性，普遍提高公民的档案意识。二是在网站、报纸等建立专栏，专门宣传档案相关知识，让人们充分认识到档案的有效保管对个人发展的重要作用。三是各事业单位要结合实际，对内部的人事档案管理人员进行培训，促使其对档案知识有一个系统的掌握，包括哪些资料才能归纳到档案中、如何对不同的材料进行归类、档案所需资料的收集等，提高其职业道德，严格按照规章制度管理档案。

3.加强对人事档案管理工作的监督。事业单位要实现人事档案的高效化管理，需要首先对其监督机制进行完善，监督工作要确保深入到人事档案管理工作中的各个环节中，保证档案管理的有序进行。可由各单位的领导亲自牵头过问，结合单位实际规模建立相应的档案管理监督小组，成员由本单位内工作责任心强的人员组成，定期评估人事档案管理工作的开展情况，对发现的问题要及时解决。还需要建立起完善的评价标准，结合监督情况，按照标准进行打分，以提高档案管理人员的责任心，实现档案的规范化管理。

三、结语

总之，人事档案是人才信息的主要信息源，用好管好人事档案，对我国目前人力资源的开发和利用起着举足轻重的作用。随着我国事业单位人事制度改革力度的不断加大，事业单位的人事档案管理存在着很多问题，需要我们加以改善。

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G275

A

1673-291X（2017）36-0174-02

2017-04-10

王依南（1982-），女，黑龙江哈尔滨人，中级经济师，从事档案管理、人力资源管理研究。

[责任编辑 李晓群]