新时期企业档案管理的创新思路及方法

◎熊卉

新时期企业档案管理的创新思路及方法

◎熊卉

自从实现市场经济之后，我国各企业主体得到了极大发展。企业档案在企业工作运转中的作用重大，其是企业在知识经济时代赖以发展的主要信息资源，对企业的声誉和企业的后续发展都有很大的影响。文章围绕企业档案管理工作的相关内容展开，分析我国企业档案管理现状，并探索其创新思路和方法，以推进我国企业档案管理工作的进一步发展。

为了适应社会的发展需求，建设企业的发展水平，在新的历史发展时期需要对企业档案管理工作进行改革创新。企业档案管理工作随着社会文明的进步而得到不断的发展，与此同时其管理影响因素也日渐增多。在新常态经济发展形势下探索企业档案管理工作的创新思路和方法，对于发挥档案资源的服务作用具有重要意义。

企业档案管理分析

企业档案即具有保存价值的历史记录，其包括与企业运转相关的所有文字、图表以及声像等资料。企业档案管理工作受管理办法的约束，无论是企业机构设置、政策制定还是职能规范和人力物力投入都隶属于企业档案管理工作，信息的收集、整理、鉴定、开发和利用等是其主要活动环节。企业档案管理工作主要包括企业档案实体和组织机构等管理，企业整体发展规划与档案管理相关。在当前企业档案管理工作中，档案管理扮演着重要角色，其不仅仅包括各项信息资源的管理，其还与企业文化建设和企业发展精神紧密相关。

企业档案管理现状分析

经过长时间的发展，企业档案管理工作取得了重大成就，综合档案管理工作模式逐步形成，档案信息资源的利用率显著提升。但企业档案管理在新的发展历史时期也还存在一些亟待解决的问题，主要体现在四个方面。一是工作人员结构设置存在不合理问题，据相关数据表明，部分企业档案管理人员专业化程度不高，人员数量较少，大部分工作人员都是非科班出身的人员，使得其管理工作专业度缺乏，工作水平低下。一些企业将入职、离职存档等工作交于没有任何管理经验的实习生来做，使得档案资料常常出现残缺、破损情况，极大地影响了档案资料的完整性。二是企业档案管理工作模式单一，大部分企业的档案管理工作仍然采取的是传统式、单一式、被动式管理方式并且收集、整理档案资料是工作人员日常工作行为的重点。企业中的绝大部分档案资料都处于等待状态，档案资料等待利用是当前企业档案资料普遍存在的现象。

三是企业档案管理利用程序复杂、信息化水平低，其他人员想要利用企业档案资料必须经过层层审批，并由专门人员陪同一起查看，以获取需要的档案信息。虽然我国已经迈入了信息化发展轨道，但我国企业档案管理工作并没有与时俱进，及时跟上时代发展步伐，企业档案管理综合数据平台没有及时建立起来，人们查询、利用档案资料较为困难。四是企业档案管理主体单一、资源分布不均匀、特色档案管理资源缺失。这种有限档案资源管理问题不同程度地存在于各地区企业中，使得档案管理工作效率低下，档案资源利用率不高，进一步阻碍了我国企业档案资源作用的发挥。

创新思路和方法分析

对企业档案管理工作进行准确定位，明确档案管理工作发展理念.企业档案管理工作绝对不能固步自封，而是要不断解放思想与时俱进，革新档案管理工作理念，对企业档案管理工作进行准确定位并明确其发展理念。党的十八大一直强调要两个文明同步发展，而企业档案管理工作作为两个文明建设的主要载体，必须强化对其的研究和开发工作，明确其长远发展理念。从现实情况来看，企业档案管理工作不仅能够收集整理信息资源，传播相关知识，而且能够在集结已有知识体系的基础上对知识进行创新，展现档案资源的独特作用。其次，档案管理工作必须与时俱进，企业档案管理工作人员和相关组织机构必须用长远的目光来看待这一工作，绝对不能安于现状，不思进取。只要社会经济在发展，企业档案管理工作就不可能止步，因此相关工作人员要立足长远，促进企业档案管理工作的长远发展。

严格遵循企业档案管理工作原则。实用性、实效性和服务性是优化企业档案管理工作时必须要遵循的三大原则，实用性是本质要义，其能够为企业档案管理工作带来新的发展契机，革新档案管理工作目标进而促进其适应时代发展需求。实用性原则要求企业将档管理工作落到实处，杜绝形式主义和本本主义，以挖掘档案资源的潜在价值，提高档案资源的利用效率。实效性是指档案管理工作具有一定的时间期限，这主要是由档案管理工作的法治性决定的。在大数据时代，信息技术更新换代速度加快，人们的生活节奏也越来越快，企业档案管理工作只有加快其反应速度才能紧跟时代步伐，适应现代社会的发展需要。历史久远的档案资料虽然有一定的价值，但挖掘利用程序较复杂，难以发挥其真正价值。企业在进行档案资料管理时要开辟新途径快速获取信息资源，减少资源使用程序，提高其利用率，增强档案资料的应用性和服务性。服务性是理论基础，是发挥其社会效益和经济效益的载体。企业档案管理工作的重心是服务而不是管理，因此在优化企业档案管理工作时，要着重突出其服务性原则，并紧紧围绕“服务”二字开展其他环节工作。

优化企业档案管理工作体制并完善档案管理组织职能。档案管理工作体制和组织职能，是构建企业档案管理工作体系的重中之重。在社会发展新时期优化企业档案管理工作首先需要优化档案管理领导责任机制、竞争机制和评估机制，并健全档案管理服务职能、管理职能和教育职能。优化企业档案管理工作的竞争机制，提升相关工作人员的竞争意识和责任意识是改变企业档案管理工作现状，提升工作水平的有效途径。健全企业档案管理工作中的各种职能，能够促进档案管理工作的规范化、科学化发展，并增强企业档案管理工作的功能作用。

在当前发展大环境下，采取各种有效手段优化企业档案管理工作，除了要树立长远发展观念，遵循必要发展原则和健全机制组织职能，还要采取专项培训方式提升工作人员的业务技能和业务素质。同时转变企业档案管理工作模式，推进其朝向人力资本管理方向发展。

（工作单位：湖北省漳河水库水产公司)