浅谈分子公司业务集约化对外资企业管理的影响

文/江翠，1.瑞穗银行（中国）有限公司青岛分行；2.中国人民大学

所谓集约化，是指通过经营要素质量的提高、要素含量的增加、要素投入的集中以及要素组合方式的调整来增进效益的经营方式。在当代经济社会的公司治理中，业务集约化可以理解为总公司将分子公司的某些机能或业务集中于总部，通过集约化处理，例如财务报表的统一制作，办公用品的统一采购等，实现工作效率提高的同时减少人工及资源的成本。

1 外资企业的集约化管理

近几十年来，诸多外资企业在中国开设分支机构，不仅实现了现地法人化，并且下设多个分子公司，日渐强大，有不错的业绩表现。但随着国际经济环境变化，市场竞争日益激烈，不少外资企业将节流作为重要目标之一，且在摸索和模仿中做出了各类尝试。而业务集约化作为节流甚至是开源的一种重要手段，被不少外资企业所运用。

通过对多种方法的摸索，目前一些外资企业对业务集约化的灵活运用主要体现在以下主要几个方面：一是弱化分子公司后勤职能，由总部统一执行人事、采购、用车等工作；二是业务订单、回执由总部进行统一受理、记账和打印、邮寄；三是营销部门的垂直管理等。

2 业务集约化的利弊分析

2.1 分子公司后勤职能的弱化

公司后勤职能，主要体现在行政管理、人事管理、总务后勤管理三个方面。其中，行政管理包括协调管理层与各部门之间的关系，落实公司规章制度，保证内外沟通、上通下达等工作。人事管理包括制定人事制度、招聘录用、工资报酬、培训开发、人员考核等工作。总务后勤管理主要负责公司固定资产的登记、盘点、管理和低值易耗品、办公用品的采购、配备和使用等管理工作。

总部通过弱化分子公司的后勤职能，将其有效集中于总部，有以下益处：

1.通过规章制度的统筹管理，为分子公司制定了明确的制度规范，利于整个公司按照统一标准贯彻执行；

2.取消原先信息须经由分子公司的后勤部门进行传达的中间环节，避免在传递中引起重要情报或指示的误传、失真，提高信息传达的效率和准确度；

3.通过制定统一的用人标准及考核制度，分支机构能够充分把握总部的人才需求，了解用人方针，提高公司整体员工素质；

4.通过总部统一进行办公用品等物品的采购，有利于提高公司与供应商的议价能力，同时通过批量采购，达到降低成本的目的，惠及各分支机构；

5.有的企业目前都是通过与商务服务公司签约使用固定的车辆，其分子公司也是如此。这种情况下不仅费用成本较高，而且在用车高峰和淡季会分别呈现出车辆不足和闲置明显的情况。通过车辆集约化，公司与网约车平台签署协议，不仅是总部，分子公司也可以在全国范围内的网约车平台上约车，不仅可以节约公司用车成本，而且也可以解决用车高峰期难以约车的情况，一举两得。

2.2 负面影响及改善的探索

但是在实际工作中，后勤职能的集约化容易收到相应的负面影响，其原因及改善措施的相关思考如下：

由于总部缺乏对分子公司实地情况的了解，无法因地制宜对规章制度做出适当调整，易引起员工不满。例如全国的分子公司执行同样的出勤时间，而中国幅员辽阔，经度差异导致生理时差，不合理的工作时间容易引起员工身体不适，应根据当地实际情况分别制定恰当的上下班时间。

未经过深层解读的信息传递，可能会引起其他部门员工的误解或不能充分理解，易导致总部方针无法做到充分的上传下达。因为没有专属部门对总部的指示或通达进行过滤和诠释，分子公司容易忽略其中的重要或关键信息，造成未贯彻或未完全贯彻，甚至由于误解读导致违反新规章的发生。

受限于各个分子公司所在地域的人才情况及薪资标准，有可能造成招人难的问题。例如总部要求某岗位必须由硕士研究生以上的人员担任，而分子公司所能提供的该岗位的薪资标准无法招纳到符合要求的人员；相反，提高薪资标准（或与总部相应岗位持平）会对分子公司的运营成本产生较大压力。此时就需要分子公司向总部请求部分招聘自主权，因地制宜采用合适的员工。

办公用品的统一采购一定程度上约束了分子公司的选择自由度，有可能引起员工工作舒适度的降低。应适当允许分子公司有部分的独立采购权，在保证员工满意度的基础上降低成本。

活用网约车平台可以有效提高用车效率，但是有别于之前的常用司机，驾驶水平的参差不齐以及对常用路线及其路况的熟悉情况熟悉度不同可能对公司的出行顺利产生影响。因此，企业在选择网约车平台时应对其用人用车的标准及执行情况进行充分考察和审核，并且选择多家网约车公司备选，以避免偶然的无车可用的局面。

3 业务订单由总部进行统一受理、记账

在业务集约化之前，分子公司自行接收订单，进行业务处理之后由后台记账部门进行输机记账、归档留存。其前提为须设立独立部门执行该项操作，并根据公司规章规定，留置物理或网络空间进行归档留存。在进行集约化思考时，公司的总部倾向于将单一、重复、不具技术性的操作集中于总部，例如订单的登记、发报，对客回执的打印、邮寄，报表的制作等工作。当然也有公司会选择技术外包，本文暂不进行分析。

3.1 资料集约化处理的意义

通过对订单、回执等资料的集约化处理，可以达成以下目标：

有效降低分子公司的工作量，提高工作效率的同时精简人员、减少支出，从而达到降低成本的目的。虽然表面上看来总部需要特设部门去对应分子公司的业务请求，就总部而言提高了人工成本，但是由于工作内容的高度集中，原本每家分支机构都需要一名操作员去处理的业务，现在由总部的一名操作员就能够同时处理数家分子公司的相应业务，从企业全局看来是具有积极意义的。

总部执行统一标准，由位于总部的同一团队进行记账等操作，能够避免由于处理方法差异导致的差错发生，降低操作风险。总部及分支机构虽然都执行相同的业务手册和规章制度，但是由于各地对规章制度和业务流程的解读不同，可能在实际操作上会发生错误；而比较谨慎的分支机构会在每次操作前进行对规章制度的确认，这又会对分支机构产生额外的工作负担。因此，此类业务集约于总部将从根本上解决这个问题。

3.2 集约化举措的负面影响

本措施也有可能带来以下影响：

因为对订单的实际使用人（客户经理、仓储员等）位于分子公司，如因地理距离等原因无法充分沟通协调，导致总部相关部门未能及时处理订单，造成业务处理的延误或疏忽，引起客户不满，甚至可能造成未来订单的减少，影响公司的整体形象及声誉和未来在国内的发展。因此，公司应建立健全的追责机制，保证优先处理急件、要件，防患于未然。

总部与分子公司之间的信息传递依赖于信息传输系统，而不稳定的系统环境容易造成信息的丢失或延误，也有可能造成前条所述的后果，并且因为数据处理量剧增，有发生信息错配的风险。公司应在选择使用环境相对较稳定的传输系统的前提下，通过设置备用系统或其他途径作为防范预案，以避免和对应此类现象发生。

4 营销部门的垂直管理

4.1 垂直管理的积极意义

基于部分外资企业的普遍习惯，一般会将全国各地的客户进行区域性管理，由一家分子公司负责所在省市的全部营销业务。但是，出于各地客户所属集团的统一营销方针考虑，越来越多的外资企业开始转变思路，通过对部分集团企业客户实行总部牵线、分部搭桥、垂直管理的方式，以集团总对总的方针，细致全面地开展针对个别集团客户的营销活动。

垂直管理对营销部门有若干积极作用，分析如下：

1.有助于集中优化总部资源，对集团客户的全国各地分支机构同步展开营销活动，地毯式吸收新客户，提高公司各分子公司的客户数量和业绩水平；

2.分子公司的客户经理直接听命于总部，能够透彻了解某集团客户的特点及需求，结合总部的营销方针及当地客户的特性有针对性地提供商品或服务，提高客户满意度的同时提高收益；

3.通过垂直管理，有利于总部及时吸收客户分子公司的意见与业务需求，能够先于客户的分子公司与其总部进行交涉，确定可行性之后甚至可以推广至其他分子公司，有助于更快推动潜在业务的发展或尽快解决潜在矛盾的发生。

4.2 垂直管理的思考

当然，很多公司的营销垂直管理目前并不成熟，这对公司营销活动的正常运行会产生一些影响，主要思考有以下方面：

1.由于直系领导位于总部，分子公司无领导人员，客户经理难以与总部领导及时沟通；另外，绝大部分的交流和指令都是通过邮件或电话等工具进行，且同一部门之间的同事也分布在五湖四海，造成领导与下属、同事与同事互相之间的信息共享不充分，容易由于沟通不畅导致业务流程出现问题。因为现实的地理条件难以克服，企业应定期或不定期召开电话会议或现场讨论，垂直和平行交流业绩动态和市场近况并有所互动，使总部对个分子公司的营销工作现状有所把握和总结的基础上有所收获，并提出指导性意见。

2.同样，因为客户经理的直系领导位于总部，客户经理递交的申请资料难以第一时间得到审批，尤其是需要多方领导审核批复的情况下。由于所处城市不同，下属很难及时把握审批者行踪，易使资料审批收到影响，耽误业务进展。目前有的公司正在开发使用专门用于远程资料申请的系统，当中间审核者或最终审核者出差无法审阅资料使时，可直接自动递交至下一审核者或由其代班人员进行审批，以期提高灵活性和资料审批效率。

3.难以对其工作态度及思想动态进行及时把握，长此以往，容易导致军心涣散、人才流失。可以参考的建议是，根据自身特点，公司可以采取区域划分、分子公司属性划分等方式，将分子公司分为若干个分部，针对营销部门的客户经理定期进行人事考评、思想交流等，弥补因地理距离带来的不足。

5 结语

外资企业对本土企业来说就是“外来的和尚”，如何在中国唱好自己的经，是一门深奥的学问。而外资企业希望在管理中采取的集约化方案，基本符合以上分析的情况。但在实践过程中需注意的是，所采取的措施应符合外资企业总部的方针与要求，在不违背集团文化背景的情况下，提出并实践适应中国实际环境且符合自身需求的集约化方案。此外，在外资企业的管理层及员工里，很多人都具有外国文化背景,为了避免触犯“雷区”，也应借鉴本土企业在集约化管理方面的成功经验，减少走弯路。

综上几个方面，包括外资企业在内，企业在中国希望长久且持续地维持良好的盈利状况，集约化管理或扮演了很重要的角色。虽然目前诸多外资企业的集约化管理并不成熟，但是通过近年来的试验和探索，以及对经验的总结，我们有理由相信会有更多的集约化管理方法应运而生，成为外资企业在中国稳扎稳打的重要工具之一。

[1]吕东昌.解决深层次矛盾，提高行业管理水平[J].中国道路运输，2005.

[2]杨菲.企业集约化管理的实施背景及措施分析[J].企业改革与管理，2017.

[3]袁斌昌.略论企业集约化经营方式及战略选择[J].湖北大学学报(哲学社会科学版)，2002.

[4]马克思.资本论[M]北京：人民出版社．1972.

[5]中华人民共和国国民经济和社会发展“九五”计划和2010年远景目标纲要【N】人民日报．2000.

[6]秦远建，李必强，段红涛.论产业集约化发展[J]．科技进步与对策，2002.

[7]魏炳义.试论集约经济[J].生产力研究，1989．

[8]岳咬兴，计东亚.国际电子贸易的集约化经营[M].上海：华东理工大学出版社，2013.