事业单位档案管理工作优化对策

◎郑晓春

事业单位档案管理工作优化对策

◎郑晓春

档案工作在事业档案的管理中占据着重要地位，完成好档案管理各项要求也成为保障事业单位各项工作得以顺利开展的基础。事业单位档案管理的意义巨大，因而探索档案管理对策的优化则更加凸显其重要性。由此，本文便从档案管理的现状与优化目标出发，并提出具体的优化方法，以期为各位读者提供参考。

事业档案作为重要的记录资料，不仅是单位发展历程的真实反映，同时也在单位的未来发展中起到参考、依据性作用。而为了让事业档案的管理工作能够满足与适应不断提高的管理需要，加强档案管理的优化对策分析则具有了十分重要的现实意义。

事业单位档案管理优化的相关概述

事业档案管理优化的问题现状.在事业单位的档案管理工作中仍旧存在一些问题亟待解决，概括来说主要有以下几点。

档案管理人员的水平素质参差不齐。一些管理人员思维观念陈旧、工作模式定式化、工作责任心不强等问题也在日常工作中暴露出来。管理行为最终需要落实到人员上，所以缺乏高素质能力的档案管理人才也不能使得管理工作与社会经济的发展速度相适应，同时也无法满足管理模式、运行机制能够在管理工作中得到较好发挥。

档案管理的模式落后。在一些单位内部已经实现了数字信息化的档案管理，但对于一些事业单位而言，其管理模式仍然是依赖于将单位资产、业务、人事信息等内容编制到造册中，这样既无法体现档案管理的标准化与程序化，同时在使用档案时也容易造成检索复杂、不易管理等问题。

档案管理的设备设施落后也是造成管理效果不佳的原因之一。在一些事业单位中，缺乏对档案管理的重视力度，或者是由于经费投入不足，也使得档案室内部中的设备设施性能较差，影响检索效率，情况严重时甚至不能满足使用要求。而设备的性能不能得以实现，例如软件、硬件设备不能更新，影印设备、电脑、扫描仪器的欠缺等，也会使得事业单位难以发展现代化的档案管理。

事业单位档案优化所要遵循的原则。要使得事业单位档案管理的措施优化取得良好成效，需要制定严格的优化原则，简单来说可以总结为以下几点。

规则制定与执行并举的原则。在优化档案管理过程中，需要管理者忽视档案管理制度的制定与执行的关系，在实施过程中容易过于偏向一方而忽视另一方，从而造成管理制度的不健全或执行落实不到位的情况发生。

差异化与统一化相互兼顾的原则。在事业单位档案管理的具体实践中，需要注意掌握“同”与“异”的不同标尺。只有灵活兼顾此项要求，才能使得优化管理能够真正富有成效。举例来说，在制定档案管理制度时，需要将国家层面的管理标准予以坚守，并在规则制定中使之具备更强的规范性与标准性，通过衡量提高管理标准，从而让制度的落实更加具有可行性。

事业单位档案管理优化的具体措施

加大档案管理工作宣传力度。要切实提高事业单位档案管理的效率，实现管理效率的大幅提高，关键需要从思想意识上明确管理工作的重要性。通过加大关于档案管理的宣传力度，一方面让管理人员认识到岗位职责，从而能够激发工作的热忱促使自身在工作中更好的履行职责。

另一方面，关于档案管理的宣传内容还应包含相关工作情况的通报。举例来说，在宣传档案管理工作时，还需对档案管理的相关法律法规、档案管理制度规范、人力资源开发情况等情况均需加以介绍。要多方位的选择宣传渠道，通过网络、媒体、刊物、宣传单的宣传。从而让员工能够树立关于档案管理的正确认识，进而让档案管理工作能够具有更为广泛的群众基础。

创新档案管理方法.要优化档案管理的方法，主要需要对当前的管理体制进行创新。随着我国市场经济的飞跃发展与经济体制的不断变革，档案管理也必须建立起与之相匹配的相关机制。通过管理制度的逐步完善，从而做到由事业单位的档案转变为能够具备社会各要件的档案。而要达到这一目标，可以从以下方面着手。

让事业单位的档案更加具备完整性，并在在区域内部要按照分类要求建立起专项档案以便查阅。

加大人力、财力在档案管理中的投入，只有做到制度层面与物质层面的相互协调辅助，从而才能最终达到构建起具有整体性、专业性的档案管理机构。

深化数字信息化的档案建设在管理过程中所占比重。当前档案管理朝着以数字化发展为道路向前迈进，因而在事业档案的管理过程中，需要做好数字档案的管理工作。简要概括起来主要有以下几点：其一，要建立起数字化、信息化的事业单位档案系统。在系统中，管理人员通过多媒体信息设备以及网络化的利用，便可简单便捷的实现检索目标。档案的数字化发展趋势也是一项综合性的活动，要切实推动数字档案的建成，还需要对档案系统所涉及的多个方面予以考虑。例如，设备选型、档案整理、软件开发、资料备份、录入档案、总体设计以及安全防范性措施等都需要进行详细规划。其二，要提高档案管理数字化性能，关键需要在软、硬件设施上有所投入。只有确保设施设备真正符合档案系统要求，才能使得使用者在收获良好体验的同时也能够保障档案资料的安全。其三，做好档案管理系统与事业单位办公系统的衔接工作。在实际操作过程中，档案管理系统的独立性是较强的，但是将档案管理同办公系统相互“隔绝”，则不能将档案使用的效率得到更大的提高，因而要使得档案在办公中得到高效、充分、及时的运用，则需要强化两个系统之间的衔接配合工作，力求在保障档案安全的前提下，提高数字档案的使用效率。

事业档案档案管理方法的优化是单位获得长远发展的必经之路，在坚持档案管理方式优化方式的同时，也需要管理人员加大档案的信息化建设力度。只有通过深层的改革，创新其管理方法，才能使得事业单位的档案管理可以更好满足信息管理与服务的各项功能。

(工作单位:孝感市港航管理局)