档案管理在事业单位中的问题和解决对策

许琳

（作者单位：枣庄市旅游集散中心）

档案管理在事业单位中的问题和解决对策

许琳

事业单位的档案管理在形式上具有一定的复杂性，涉及到的内容较多，因此带来了事业单位档案管理中的问题。特别是信息化时代的到来，档案管理中加入现代化信息技术，对于事业单位的档案管理又是一项挑战，所以，需要对现阶段事业单位档案管理中问题进行分析，分析问题产生的原因，制定适宜的解决措施。本文主要针对档案管理在事业单位中的问题和解决对策进行分析。

我国是事业单位的档案管理工作是日常工作平稳运作的保障和前提，事业单位在进行档案管理中涉及到的内容较多，不仅可以为事业单位的人才选拔、任用、考核提供基础信息，同时对于事业单位的人员配置提供帮助。随着时代的发展我国事业单位档案管理工作已经取得一定的进展，并且在管理方法上进行了一定的调整，但是档案管理工作中也存在一些不足，需要针对这些管理工作进行改革和创新，全面的提升事业单位的档案管理工作的质量。

事业单位档案管理概述

事业单位档案管理定义事业单位档案的管理工作是由档案的收发、整理、保存、鉴定、统计、利用等活动组成，这些步骤根据活动的性质在档案管理工作中可以分为两大部分：基础工作和利用工作。事业单档案管理工作的管理对象是档案，工作地服务对象就是档案使用者。档案管理的最终目标是为了实现档案管理的价值，为社会单位以及个人提供行之有效的档案管理服务，更加及时的获取需要的档案管理信息。

事业单位档案管理工作原则

事业单位档案管理具有一定的特殊性，因此在进行管理工作过程中，需要具有具体的实施原则和标准。具体包括：

统一性。事业单位在进行管理中需要坚持统一性的原则，涉及到的档案不仅需要经过各级档案管理机构进行分类集中保存，采用一套统一的管理规章和制度，将档案管理进行更加规范化的管理，在进行档案调取的时候可以更加快捷。

完整性原则。事业单位在进行档案管理过程中需要关注完整性，在档案的数量和质量上，人员的信息采用统一的管理模式，在保管工作中保证内容齐全、不丢失，不能出现在保管中遗漏情况。

安全性。事业单位在进行档案管理中，需要保证档案管理的安全性，保证纸质档案信息不会出现因环境而造成的毁坏，并且在管理中不会因为人为因素出现丢失，档案不能被窃取或者擅自修改，提升档案管理的真实性，为档案管理提供更好的基础条件。

事业单位档案管理中存在的问题

对于档案管理重视程度不足。在我国较多的事业单位中，一些档案管理人员认为档案管理工作就是单纯地实现档案的保管和抄写，对于工作的重要性认识存在不足，事业单位在档案管理中忽视管理工作的规范性，造成管理中存在一定的问题，对事业单位的经济效益造成一定的不利影响。档案作为我国重要的信息财富，在新中国成立之后，档案管理工作一直占据较为关键的位置，但是实际工作中我国各级事业单位中，单位领导对档案管理工作存在忽视的情况，导致事业单位一直处于被动实施的状态，甚至形成形式化的工作，造成管理人员在日常工作中无法为单位提供行之有效的档案信息。

工作基础环节薄弱。我国现阶段较多的事业单位档案管理工作已经形成一套完善的管理体制和规范，但是在体制的实际应用中还是存在一定的问题，一些制度难以完整的实施，造成执行能力不足的情况。档案管理制度和体系的建立为我国档案管理工作提供了工作依据和准则，但是因为管理的不到位，我国事业单位在档案收集和资料全面性上存在一定的问题，造成事业单位档案管理能力的匮乏，使得档案材料在形式上存在虚构的情况。

档案管理人员业务能力不足。我国事业单位档案管理工作具有系统性和复杂性的特点，因此需要档案管理人员具有较强的专业素质和业务能力，并且在管理中具有耐心和责任心，这样才能保证档案管理工作的质量和效率。但是现阶段我国事业单位多数档案管理人员的专业能力存在不足，甚至很多事业单位存在不设置专业管理人员的情况，而是采用其他岗位员工代职的方式，造成档案管理中人员对档案管理规范性缺失，影响档案管理的专业性，信息记录不完整、不到位，甚至出现档案信息的丢失。同时，档案管理人员业务能力不足，缺乏对档案管理的科学归档，忽视了对档案资源的深度开发，造成档案信息资源的浪费。

档案设施陈旧。我国国民经济高速发展，科技水平也在稳步提升，特别是信息化技术的使用，使得信息化管理设备在我国社会广泛得到应用。但是我国在一些事业单位档案管理中，档案管理部门使用的管理设备过于陈旧，管理设施也比较落后，信息化技术更新方面存在问题，没有顺应时代的发展和进步，办公设备落后，对档案管理工作的热情和积极性造成一定的影响，也直接导致管理人员的工作效率和工作成果低下。还有一些事业单位对技术进行了一定的创新，引进了系统化的管理模式，但是在系统使用方面存在一定的不足，并且单位存放档案的库房简陋，设备良莠不齐，造成管理工作效率受到极大的影响。

事业单位档案管理工作对策

案例

北京某工业职业技术学院， 学院现有教职工456人，专任教师308人。其中教授28人，副教授86人，博士及博士后16人、硕士127人，具有双师素质的163人。学院现设机电工程系、建筑工程系、信息工程系、经济工程系、社会科学系、思想政治教育部和基础部等七个系、部和一所成人教育学院，开设33个专业。此院校还是传统人事管理理念，人事处的职责为做工资、管档案等。人事管理理念的落后，教职员工、人力资源管理人员离职、流失率高。核心价值未最终形成，没有自己的办学特色和学校核心价值观。教工职务相同，工资、津贴相同。薪酬分配未考虑贡献大小、业绩高低。办学规模的扩大、教职员工人数的增加、薪酬基数的增加、实验实训项目的投入，教职工工资停滞不前，造成人员大量流失。

改革对策

提升档案管理人员业务能力和水平。在进行档案管理中，需要全面地提升档案管理人员的认知能力和业务水平，在学校中加强对档案管理工作理念的宣传力度，提升档案管理岗位的认识和理解能力，并对学校中档案管理人员的知识能力进行提升，提高工作能力和业务水平，强化管理人员的岗位责任感和使命感，使其可以全面的认识到档案管理工作的意义，保证学校档案管理工作的质量。

建立完善的档案管理制度。在工作中需要建立有效的档案管理制度，坚持完善和健全我国档案管理工作，积极建设并有效管理相关网络，提升对档案管理工作的重视程度，并将其纳入到学校发展规划和计划中，严格按照相关法律落实档案管理体制的建设和更新，重视学校档案管理人员档案管理法制意识管理，提高档案管理能力和水平，实现信息化档案管理。

提升档案环境建设。随着科技的进步，事业单位在进行档案管理中需要投入新技术来应对繁杂、种类繁多的档案信息，因此该学校引进了档案管理工作，将信息进行有序将档案进行管理和存储。学校可以申请专项经费，加大对资金的投入力度，实现现代信息档案管理，并且学校可以联合教师与学生，联合开发一套科学、合理、高效的档案信息管理系统，更加符合档案管理的要求，运用现代化信息技术和是被加强管理工作能力建设，提升学校档案管理质量。

建立信息化档案管理系统。学校应该结合自身实际情况，转变档案管理模式，了解档案管理规律，实现网络技术与档案信息管理之间的有效融合，以网络化、数字化的信息技术建立网络档案管理系统，掌握科学的方法对信息系统进行更新和维护，加强我国信息服务工作水平，提升学校档案信息管理的整体水平。

综上所述，本文对事业单位的档案管理工作进行了分析和论述，从存在的问题入手，提出了解决对策。在以后的发展过程中，事业单位还要经常关注时代的变化，关注档案管理的先进性，提升工作人员的专业素质和综合素质，只有这样才能进一步提升事业单位档案管理能力，提升事业单位的管理水平。

（作者单位：枣庄市旅游集散中心）